Rechnungsformular: Bisheriges Briefpapier als Hintergrund für digitale Rechnungen

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Hallo zusammen,

ich versuche gerade unser aktuelles Rechnungsformular dahingehend anzupassen, dass wir es nutzen können um unsere Rechnungen zukünftig per E-Mail zu versenden.

Unser Briefpapier für die erste Seite und für die folgenden Seiten liegt mir im PDF-Format vor. 

Ich habe in einem Datev-Dokument gelesen, dass die Bilder nicht mehr als 600 dpi haben dürfen und habe die PDFs mit Krita entsprechend umgewandelt.

Dann habe ich das Rechnnungsformular als PDF-Exportiert und habe festgestellt, dass der Hintergrund nicht scharf dargestellt wird, insbesondere die kleine Schrift oberhalb der Adresse des Rechnungsempfängers. Das ganze wirkt so einfach unprofessionell.

Hat jemand evtl. eine Lösung für das Problem? Es scheint ja leider nicht möglich zu sein eine PDF-Datei in den Hintergrund zu legen.

Viele Grüße
Alex

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Hallo @stba_alex,

im PDF Format können Sie das Briefpapier leider gar nicht einfügen.

Wie Sie aus dem Ihnen vorliegenden Dokument 1002774 ersehen können, haben Sie die Möglichkeit das Briefpapier im Dateiformat (JPG, GIF, PNG) zu hinterlegen und dies auch in den Hintergrund als komplettes Briefpapier einzufügen.

Viele Grüße aus Nürnberg

Margareta Boffilo

DATEV eG

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@stba_alex 

Kostenlos ist es nicht, es gibt aber genügend Möglichkeiten den Briefbogen im Rechnungsformular zu hinterlegen oder bei der Ausgabe einzumischen. Nur weil DATEV es nicht unterstützt bedeutet es nicht, das es nicht geht.

1. Nachbau des Briefbogens im Reportgenerator von DATEV (EO classic) oder in Word (EO uncomfort). Aufwändig und nicht für jeden einfach umzusetzen.
2. Lassen Sie Sie sich von dem Gestalter des Briefbogens, hoffentlich nicht die Druckerei, den Briefbogen als pdf erstellen. Kostet ein wenig ist aber hinsichtlich der Qualität vorteilhaft. Wenn nicht möglich den besten Scanner im Büro nehmen und eine hochwertige pdf Datei erzeugen. Hochwertig bedeutet nicht mit dpi zu klotzen sondern absolut genau bei der Ausrichtung auf dem Einzug zu arbeiten. Folgeseiten nicht vergessen, die Vorlage bekommt eine eigene Datei.
3. Ein pdf Drucker kaufen der Wasserzeichen oder besser noch Hintergründe (auch Overlay genannt) beherrscht. Ich schreibe Drucker da das Programm wie ein Drucker in Windows eingebunden wird.
4. Je nach pdf Druckervariante werden jetzt die pdf Dateien in den Rechnungsdruck bei Auswahl des pdf Druckers eingemischt. Die kostenlosen schaffen pro Dokument einen Hintergrund, Bezahlprogramme können 1. Seite so, Folgeseiten anders.
5. Manchmal kann das auch der Treiber des normalen Druckers, nennt sich dann "Ausgabe in Datei". Lesen der Bedienungsanleitung lohnt sich.

Vergessen Sie das Vorstehende wenn Sie SmartIT nutzen, bei asp enthalte ich mich.

DATEV - Vergangenheit gestalten. Einseitig.

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Guten Morgen Frau @Margareta_Boffilo,

auch, wenn ich lieber gehört hätte, dass ich etwa nicht verstanden habe und es die Möglichkeit doch gibt, vielen Dank für die Rückmeldung 🙂

Viele Grüße
Alex

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Hallo @einmalnoch,

vielen Dank für die ausführliche Antwort.

Zu 1:

Wir nutzen EO classic. Der ReportEditor ist in der Art und Weise wie er bedient wird leider absolut nicht zeitgemäß und da es keine Möglichkeit gibt ein PDF in den Hintergrund zu legen, wohl eher unbrauchbar, wenn man auf dem Briefbogen grafische Elemente nutzt. Wenn man ihn in eines der unterstützten Bildformate umwandelt, dann leidet darunter die Qualität und das PDF sieht am Ende einfach unprofessionell aus.

Zu 2:

Der Briefbogen liegt im PDF-Format vor. 

Zu 3:

Vielen Dank für den Hinweis, diese Möglichkeit kannte ich bisher nicht

Zu 4:

Das klingt interessant aber in Verbindung mit dem Versand als "Digitale Rechnung" über Rechnungsschreibung und Kostenkontrolle (Einzelversand oder Massenversand) wüde das wohl nicht funktionieren, oder?

Haben Sie einen Workflow mit einem PDF-Drucker ausgearbeitet?

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@stba_alex 

Der Report Generator (Crystal Reports) ist schon ein mächtiges Instrument das DATEV, wieder einmal, sehr stark beschnitten hat. Der von DATEV immer so schön gestreute Ansatz eine Worddatei "einzumischen" stammt noch aus der Steinzeit weil DATEV sich schnell von einem ziemlichen Irrweg wegbewegen musste. Mein Ansatz ist es die graphischen Elemente aus dem gestalteten Briefbogen soweit wie möglich auf dem Rechnungsformular zu patzieren. Textelemente werden als Text im Rechnungsformular eingebunden. Das klappt sehr gut mit den Bordmitteln, Probleme gibt es nur bei der Farbtreue, hier hat der von DATEV genutzte Renderer gepatzt. Das war mein Weg, war deshalb weil es läuft.

Da ich keinen Massenversand von Rechnungen betreibe sind mir diese Ansätze ziemlich egal, die Rechnung wird über pdf xchange lite gedruckt und dem Mandanten zur Verfügung gestellt, fertig.

Direktversand aus der Rechnungsschreibung funktioniert bei wegen diverser E-Mail Adressen im Bestand schlecht, ZugFerD von DATEV ist in meinen Augen schlichter Mist weil das nur eine halbe Lösung ist.

DATEV und Automatisierung sind ohnehin 2 Begriffe die einander ausschließen, beim Rechnungsdruck ist mir das relativ egal, meine Optimierungswünsche liegen bei der Rechnungserstellung.

Weil das schon lange so ist:

DATEV - Vergangenheit konservieren. Alleine

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Schön zu lesen, dass das mitunter ein Grund ist, warum EOcomfort und auch DATEV nicht mehr unbedingt ein Muss ist. Je nach Gestaltung seines Honorars (Pakete statt Abrechnung auf Basis der Gegenstandswerte) ist man dann ggf. sogar schneller, wenn man sich in lexOffice ein eigenes CRM Tool baut, dort seine Rechnungen und Pakete eingelegt und wenn's echt jeden Monat das gleiche ist, kann man mit lexOffice soweit gehen, dass das lexOffice automatisch macht. Und lexOffice kann auch einen QR-Code zur Zahlung erzeugen, was mit EO in Jahren wohl nicht (mehr) kommen wird. 

Und dann könnte sogar ich Rechnungen schreiben, weil ich mit dem ganzen EO Thema bei DATEV 0 Ahnung von den Masken habe und wenn ich mal damit zu tun hatte, ich eher mit 😵 reagiert habe. 

Und Achtung ⚠️ bei DATEV, wenn man die Rechnung via PDF / E-Mail an den Mandanten schickt und die Rechnung gleich in DUO stellt: der Ablauf bei DATEV ist zumindest bei EOcomfort sequentiell statt parallel, sodass die Rechnung beim Druckfehler auch nicht in DUO ankommt. 

@einmalnoch: Ich fasse bei EOcomfort die Vorlage in Word ultra ungerne an, wenn man da was anpasse muss. Enter und zack 😱: ganze Formular kaputt - nicht speichern, nicht speichern, nicht speichern.  

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Sie können problemlos die Vorlage als Wasserzeichen im pdf Drucker hintelegen. 

Bei mir findet sich das in den Druckeinstellungen , Wasserzeichen verwenden und dort kann ich den Pfad der ´Briefpapiervorlage Einstellen. 

Dann wird die Rechnung auf dem Briefpapier gedruckt, mache ich selbst so. Mit der Folgeseite habe ich noch nicht experimentiert weil im Gegensatz zu den Datev Rechnungen meine Rechnung in 99% der Fälle auf eine Seite = Briefpapier passen. 

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Du würdest dich wundern was die Steuerberatervergütungsverordung alles an §§§§ zu bieten hat die bei der Rg. Stellung grundsätzlich zu beachten sind. 

Und in Lexoffice das ist doch orientiert , zumindest als ich das letzte Mal das auf dem Schirm hatte an Artikelnummern.  Damit die Rg. nach StbVV ok ist, muss jeder Tatbestand erstmal angelegt werden , Dann noch Gegenstandswerte, dann noch die /10 oder /20 Sätze. 

Aber vlt. hat hier Lexoffice für STB ja auch nachgelegt. 

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@metalposaunist 

Der Mißbrauch den DATEV mit der Verwendung von Word als Reportgenerator betreibt ist ja nun auch schon recht alt. Frag mal @andreashofmeister wie das in der Anfangszeit von IDVS war. Ich kann nur von PC Honorar berichten.

Word war noch nie ein geeignetes Instrument für die Darstellung von Daten, Word ist eine Textverarbeitung in die MS so ziemlich alles, was am Markt als Speziallösung vorhanden war, hineingepresst wurde. Bei DATEV meinte dann ain Schlauberger man können da schnell mal was mit Word machen. Ergebnis: Bescheidene Auswertungen in den Steuerprogrammen (oder meint da einer die Platzhalter wären Nettigkeiten? Nein, das sind Notwendigkeiten weil DATEV sonst keine Berechnungen ausgeben könnte).

Der Tanz geht in der Wirtschaftsberatung weiter, auch hier "in Stein gemeißelte" Auswertungen die nur extrem schwer vernünftig auszugeben sind und manche wünschenswerte Auswertung nicht erreichbar ist. MS-DOS 3.1 Erinnerungen werden geweckt.

Ich habe bisher keine Vorteile von EO comfort gegenüber von classic entdeckt, das war zu Zeiten von IDVS und PC Honorar genauso. Alles, was in EO comfort enthalten ist und benötigt wird ist auch in classic darstellbar, es braucht nur ein wenig mehr Einarbeitung und einige Löschaktionen um unsinnige Voreinstellung loszuwerden. Eine meine ersten Aktionen in der Eigenorganisation war es die DATEV Voreinstellungen zu löschen und komplett neu aufzubauen. Was ich benötige ist weder in comfort noch in classic enthalten.

Unter dem Strich bin ich damit gut gefahren, die Zukunft sieht aber nicht so rosig aus weil DATEV das Gute aus dem Rechenzentrum nicht wiederbelebt sondern das Mittelmäßige aus der on-premises Welt kopiert und in das Rechenzentrum verlagert,

Wie sagte der ehemalige CEO von Telefonica Deutschland, Thorsten Dirks, einmal:

"Wenn Sie einen Sch3ißprozess digitalisieren, dann haben Sie einen sch3iß digitalen Prozess." 

DATEV - Vergangenheit konservieren. Allein.

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@einmalnoch  schrieb:

@metalposaunist 

Der Mißbrauch den DATEV mit der Verwendung von Word als Reportgenerator betreibt ist ja nun auch schon recht alt. Frag mal @andreashofmeister wie das in der Anfangszeit von IDVS war. Ich kann nur von PC Honorar berichten.

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Ein Wort, @einmalnoch : "Musterdokumenteneditor"

Kult!

Was Ding kann, kann nur das Ding...

Aber: es läuft und läuft und läuft. Das wird die "neue EO" nie hinbekommen. 

@stba_alex , ich würde mir da keine große Mühe machen und Zeit mit Einarbeitung verschenken.

Einen Termin mit Nürnberg machen (dafür gibt es eine echt gute Truppe bei DATEV) und die machen lassen.

Alles andere kann ein Zeitfresser werden.  Meine Meinung.

IDVS, was waren das Zeiten. Die immer noch anhalten, @einmalnoch . 

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@andreashofmeister  schrieb:

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IDVS, was waren das Zeiten. Die immer noch anhalten, @einmalnoch . 

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Meine damalige oberste Heeresleitung hatte für IDVS nur einen Kommentar: Mist.

Und ich durfte ein ausgezeichnet eingerichtetes LEA auf PC Honorar umsetzen, einschließlich des ersten Reportgenerators mit seinen dauernden RPC Fehlern.

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Es gab doch meine ich eine Phase bevor alles auf Microsoft office eingeschworen wurde als die Datev versucht hatte  ein eigenes Schreibprogramm und Tabellenkalk. programm ins Leben zu rufen.  Die Reste befinden sich meine ich noch heute im Bilanzberichtsprogramm. 

DAs word kein richtiger  Editor ist und zu wievielen Problemen das führt und führen kann ist glaube ich hinlänglich bekannt. 

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Ja, nun wird es richtig nostalgisch, DATEV Text. Muss so um 1984/85 gewesen sein. War zu seiner Zeit nicht schlecht wurde aber damals schon kastriert und konnte nicht alles was das Originalprodukt konnte. Die bis heute bewahrte Zukaufpolitik von DATEV.

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@einmalnoch  schrieb:

Ja, nun wird es richtig nostalgisch, DATEV Text. Muss so um 1984/85 gewesen sein. War zu seiner Zeit nicht schlecht wurde aber damals schon kastriert und konnte nicht alles was das Originalprodukt konnte. Die bis heute bewahrte Zukaufpolitik von DATEV.

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DATEV Text (war das nicht letztendlich "Tex Ass Windows plus", @einmalnoch ?) war klasse!

Stammdatenverwaltung (als eigene Datenbank) noch vor der Zeit von ZMSD. 

"Platzhalter ", Textbausteine, alles was man sich (1989) so gewünscht hat. Eigene Datenbanken, einfach, gut, flexibel einsetzbar.

Letztendlich so komfortabel, das alles in die ZMSD übernommen werden konnte.

M.E. noch keine Abhängigkeiten zu Microsoft. Aber: wenig später dann IBM OS/2 (WARP?) ; Implementierung auf dem "DFÜ-Server".

Der Rest ist bekannt...

DATEV: Das Nostalgiemuseum...

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@andreashofmeister 

So wie wir hier abschweifen sollten wir einen Nostalgiethread aufmachen. DATEV Text hab ich so um 1987/88 mal ablösen müssen. Hab dann später gehört, das die noch lange mit dem anderen Produkt gearbeitet haben.

Der DFÜ-Server lief doch von Anfang an auf OS halbe, oder irre ich mich? Wir hatten zu der Zeit ein Novell Netz.

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@einmalnoch schrieb:
[...] So wie wir hier abschweifen, sollten wir einen Nostalgiethread aufmachen [...]

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... wäre tatsächlich interessant, z.B. um herauszufinden, was von dem uralten Zeug noch in den 'modernen' Datev-Anwendungen steckt.

Ich erinnere mich noch gut an die Zeit, als man sich beim Server-Betriebssystem zwischen Novell und Windows entscheiden musste

Damals fand ich es schade, dass die Datev (sich) auf das WINDOWS-Pferd gesetzt hat.

Ich wäre lieber mit Novell und mit DOS 'weitergeritten'. Noch lieber wäre mir UNIX gewesen, aber das stand ja leider nicht zur Disposition.

Die permanente Jagd nach Windows-Updates und die ständigen Änderungen in den Microsoft-Programmen gehen mir schon immer extrem 'auf den Geist'.

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@vogtsburger 

DATEV hat nicht ohne Not auf Windows gesetzt. Novell und DATEV Denke war nicht kompatibel bei Leistungsfähigen Servern unter Novell flogen einem die Datenbanken um die Ohren, vor allem bei Novell 4.0.

DATEV wollte mit IDVS OS halbe etablieren weils vom Stammpartner IBM kam, IBM konnte aber nicht weil die Verknüpfung Betriebssystem mit eigener Hardware am Markt nicht gut ankam. Die Kisten ließen sich nicht gut verkaufen da sie schlicht zu teuer waren. Die DOS kompatiblen Kisten waren schneller verfügbar und preisgünstiger. MS hat das erkannt und die wesentliche Komponente, nämlich die graphische Benutzeroberfläche, als DOS Aufsatz unter dem Namen Windows auf den Markt gebracht.

Für DATEV war das eine riesige Umstellung die Planung auf die neuen Gegebenheiten auszurichten, vor dem Trümmerhaufen der Fehlentscheidungen stehen wir heute. Es darf nie vergessen werden, DATEV wollte nie auf den PC, der sollte nur die bisherigen Erfassungsgeräte ersetzen und Erfassungskomfort bieten, mehr nicht. DATEV hat sich nur bewegt, wenn es nicht mehr anders ging. Damals wie heute.