Rechnung per Email

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Hallo Community, 

ich möchte eine Rechnung mit den zugeordneten Kosten ("Stundenzettel") aus der Rechnungsdisposition per Mail an Mandanten schicken. 

Bisher: Der Partner prüft bei uns grundsätzlich alle Rechnungen. Bisher unterzeichnet der Partner die Papierrechnung, wenn Sie ok ist. Ansonsten wird die Rechnung storniert und berichtigt.

Die DATEV-Lösung zum Rechnungsversand per eMail ist viel zu kompliziert. Entsprechend unserm Ablauf  müsste bei der DATEV-Lösung der Partner die Rechnungen final drucken/per Email versenden. Der Partner möchte aber nicht selbst alle Rechnungen drucken/senden. 

Vorschlag der DATEV an der Hotline war: 

1. pdf- Druckertreiber als Standarddrucker in Rechnungsgschreibung hinzufügen

2. Stundenzettel in pdf drucken (vorher Standarddrucker wechseln auf pdf)

3. Rechnung in pdf drucken

4. outlook öffnen, email schicken mit Anhängen ... 

Das sind ganz schöne viele Klicks. Wir macht ihr das? 

Hilfreich wäre schon, wenn man in einem Schritt die Rechnung und den Stundenzettel in EINE pdf drucken könnte und an outlook übergeben könnte. 

Liebe Grüße

Julian 

[#2]

Hallo Herr Koch,

Haben Sie die Anzahl der analogen Arbeitsschritte verglichen mit der Anzahl der "Klicks"?  Wenn sie jeden Zwischenschritt mit eine "Klick" versehen wird die Anzahl wahrscheinlich höher sein.  

Daher verstehe ich Ihre Anfrage nur bedingt.

Nach Ihrer Schilderung liegt das eigentliche Problem an ganz anderer Stelle - und zwar im Workflow selbst. 

Dieser sollte/muss an die Realitäten der Digitalisierung angepasst werden.  

Sofern sie unbedingt zwei Dokumente zu einer Datei verschmelzen wollen:  Wir nutzen für diese Art von Tätigkeit das kostenlose Tool "pdf24".

[#3]

Hallo Herr Koch,

Ihr Problem resultiert aus der Unterzeichnung der Rechnung, die analog durchgeführt werden soll. Es ist aber nicht mehr nötig, die Rechnung durch den StB unterzeichnen zu lassen, wenn man dazu die Zustimmung des Auftraggebers hat (§ 9 Abs. 1 Satz 2 StBVV).

Dann kann der elektronische Versand auch anders organisiert werden.

Ein Serienbrief an die Mandanten, als Vorbereitung der Umstellung des Verfahrens auf elektronischen Versand, ist schnell erstellt...

[#4]

Hallo JulianKoch,

Sie könnten bei Rechnungen, die per E-Mail an den Mandanten gesendet werden sollen, die Auswertung "Aktuelle Rechnungswerte" im Rechnungsdispoblatt ausgeben und dem Partner vorlegen.  Auf der Auswertung werden alle Inhalte der Rechnung und zusätzlich auch Informationen zu Kosten, Deckungsbeitrag und weitere angezeigt. Bei einem umfangreichen individuellen Gebührentext ist allerdings zu berücksichtigen, dass dieser nicht komplett angezeigt und ausgegeben wird. Der Partner kann dann quasi sein Häkchen setzen oder Anmerkungen erfassen und die Auswertung an den Mitarbeiter zurückgeben, der die Rechnung verarbeitet und die Mail sendet.

Bei E-Rechnungen kann der  Tätigkeitsnachweis automatisch mit der Rechnung zusammen an den Mandanten gesendet werden. Wenn die Programmverbindung zum Dokumentenmanagement aktiv ist, wird der Tätigkeitsnachweis auch automatisch im Dokumentenmanagement abgelegt.

Bei folgenden Rechnungstypen kann der Tätigkeitsnachweis nicht automatisch mit der Rechnung ausgegeben und auch nicht automatisch ins Dokumentenmanagement übergeben werden.
- Rechnungen die ausgedruckt und per Post an den Mandanten gesendet werden
- Digitale Rechnungen
- ZUGFeRD 1.0 Rechnungen

Bei der ZUGFeRD 1.0 und Digitalen Rechnung i. V. m. Einzelversand kann der Tätigkeitsnachweis vor dem Senden der E-Mail manuell hinzugefügt werden. Speichern Sie den Tätigkeitsnachweis ab und fügen Sie ihn in der E-Mail als Anlage hinzu bevor Sie die E-Mail versenden.
Beim Massenversand von ZUGFeRD 1.0 und Digitalen Rechnungen besteht keine Möglichkeit den Tätigkeitsnachweis mit beizufügen. Hier bleibt nur eine separate E-Mail an den Mandanten zu senden.

Weitere Informationen:

Tätigkeitsnachweis der Rechnung beifügen  1003807
Rechnung(sentwurf) prüfen / zur Prüfung vorlegen 9271912

Rechnungen elektronisch an Mandanten senden 1019328

Schöne Grüße

Iris Hierteis

DATEV eG