OCR Erkennung mit Dokumentenablage

[#1]

ohne für jeden Mandanten einen UO-Zugang anzulegen (min. 15€ pro Mandant und Monat).

Hallo Herr Wiesmann,

für die Nutzung von Unternehmen Online ist ein Mandantenvertrag nicht zwingend notwendig. Sie können dies auch für die in der Kanzlei erstellten Buchführungen nutzen. Sie zahlen dann nur pro Mandant die Kosten für die Nutzung des Buchungsassistenten (Art.-Nr. 95159) und die Speicherkosten für die Belege. Damit liegen Sie deutlich unter dem von Ihnen genannten Betrag.

Bei Einrichtung eines Mandantenvertrages wird der Buchungsassistent nicht gesondert in Rechnung gestellt, die Kosten hierfür sind aber deutlich höher als der Buchungsassistent.

Auf diesem Wege hat der Mandant zwar keinen Zugriff auf Unternehmen Online - sie können die Belegfunktionen dort aber selbst nutzen.

Viele Grüße

Uwe Lutz

[#2]

Hallo Herr Lutz,

das klingt interessant; leider wird mir die Artikelnummer 95159 im "Shop" nicht angezeigt. Stattdessen habe ich unter "Buchungsassistent" nur den DATEV DMS Buchungsassistent mit dem Hinweis:

Voraussetzung für den Einsatz von DATEV DMS Buchungsassistent ist DATEV DMS classic und DATEV DMS OCR.

gefunden. Für die DokOrg leider nichts 😞

Schöne Grüße

Willi Müller

[#3]

Herr Müller, hier ist doch aber der Buchungsassistent in UO gemeint, oder?

Den können Sie nicht bestellen, sondern nur im Mandanten in UO aktivieren.

Gescannte Dokumente können Sie doch auch aus der Dokablage per Buchungsassistent weiterverarbeiten.

Das sollte doch gehen.

[#4]

Hallo Herr Hofmeister,

ich bin bislang davon ausgegangen, dass ich z.B. für meine Kanzleibuchführung mit Kanzlei Rewe und der DokAblage keinen Buchungsassistenten lokal einsetzen kann, sondern gezwungen bin, alle gescannte Rechnungen in die Cloud zu senden, dort erkennen zu lassen und mir dann wieder zurückzuholen, um die Rechnungen mit meinen Buchungssätzen (lokal) zu verknüpfen.

Liege ich damit falsch?

Schöne Grüße

Willi Müller

[#5]

Hallo Herr Lutz,

genau das ist ja das Problem... dieser Buchungsassistent ist eben nur mit DMS nutzbar. Das Interesse besteht für einen Buchungsassistenten ohne DMS.

Ich kann für mich keinen weiteren Vorteil erkennen und werde nicht nur wegen des Assistenten DMS einsetzen. Für große Kanzleien mag es eine Lösung sein aber für mich (noch) nicht.

Ich habe vor kurzem mal in die DMS-nutzende Runde gefragt, was an DMS besser bzw. vorteilhafter gegenüber der bisherigen Lösung ist. Antwort: "äääähmmm ... revisionssicher!... (?)" 😉

Vielleicht gibt es noch andere Argumente?

Viele Grüße

[#6]

genau das ist ja das Problem... dieser Buchungsassistent ist eben nur mit DMS nutzbar. Das Interesse besteht für einen Buchungsassistenten ohne DMS.

hier ging es um den Buchungsassistenten von Unternehmen Online

[#7]

das klingt interessant; leider wird mir die Artikelnummer 95159 im "Shop" nicht angezeigt.

Im Shop nicht - aber in der Preisliste https://www.datev.de/web/de/datev-shop/material/datev-gesamtpreisliste/

[#8]

Könnte mich jemand jetzt mal auf den stand der Dinge bringen.

Herr Lutz schrieb es ging auch ohne UO und der Buchungsassistent wäre in der Gesamtpreisliste aufgeführt. Lt. Herr Hofmeister ist dieser aber nur mit UO Vertrag dort orderbar.

Ich würde nun gerne selbst für meine Buchhaltung ausprobieren ob mit oder ohne UO ist mir im Moment egal den Buchungsassistent aktivieren. Wenn das vernünftige funktioniert ohne die DMS einsetzen zu müssen würde ich wohl auf die DMS verzichten, auf die ich dieses Jahr vor allem wg. Buchungsassistent und Posteingangsassistent umsteigen wollte.

Muss ich jetzt erstmal für meine Kanzlei einen UO Vertrag ( Stand Hofmeister) ordern oder nicht ( Stand Herr Lutz) .

[#9]

Hallo Herr Eberhardt,

Sie müssen für Ihre Kanzlei Unternehmen Online einmalig bestellen (ist im Mehrwertpaket enthalten). Die eigentliche Programmnutzung kostet für die Kanzlei aber nichts. Nur für die Speicherung der Belege und die Nutzung des Buchungsassistenten fallen Kosten an.

Danach können Sie die Mandanten (Smartcard vorausgesetzt) in Unternehmen Online einrichten.

Angaben zu den Preisen insgesamt gibt es bei der Bestellung des UO-Vertrages in der Rubrik "Preise" unter https://secure4.datev.de/web/de/datev-shop/komplettloesungen/datev-unternehmen-online/#preise

Viele Grüße

Uwe Lutz

[#10]

Hallo Herr Lutz,

danke für die Klarstellung.

@datev: Kann für "umstellungswillige" Steuerberater eine Anleitung zur Umstellung der Kanzleibuchführung zum Ausprobieren erstellt werden? Nicht in Hochglanz, es sind ja "Profis", die das für sich einrichten sollen. Vielleicht wäre das ein effizienteres Marketing als die verschiedenen Infos und Präsentationen, die sich ja häufig an die Unternehmen direkt wenden.

Schöne Grüße

Willi Müller

[#11]

Gute Idee.

Dürfte eine wesentlich nachhaltigere Strategie sein die Kanzleiinhaber an der eigenen Buchhaltung die Möglichkeiten der digitalen Belegwelt erfahren zu lassen und natürlich auch an den Kosten, da kommt p.a. dann doch eine ganze Menge zusammen.

UE

[#12]

Hallo Community,

für den Einsatz von DATEV DMS gibt es zahlreiche Argumente über die Revisionssicherheit hinaus. Wie Herr Seidel bereits ausgeführt hat, unterstützt DATEV DMS die dokumentbasierten Prozesse in der Kanzlei. Die angebotenen Zusatzmodule (z.B. OCR-Erkennung, Buchungsassistenten) erweitern dabei diese Prozessunterstützung. Damit ist DATEV DMS ein Workflow-Instrument.

Diese Vorteile kommen unabhängig von der Kanzleigröße zur Geltung. Ein Drittel der Kanzleien die aktuell DATEV DMS einsetzen, haben 10 oder weniger Arbeitsplätze. Auch dort kann die Workflow-Unterstützung der Prozesse zu einer stringenten und schnelleren Bearbeitung führen.

Die Dokumentenablage bietet dagegen die Archivierung von Dokumenten und Belegen. Eine einfache schlanke Lösung, um Dokumente zentral vorzuhalten.

Bei der Entwicklung von Zusatzmodulen, die der Prozessunterstützung dienen, wird der Fokus daher weiterhin auf DATEV DMS liegen.

Viele Grüße aus Nürnberg
Gabriele Scheuering
DATEV eG
Service Dokumentenmanagement

[#13]

Hübsch formuliert Frau Scheuering,

aber dann hätte ich das jetzt mal gerne konkret.

Welche Prozesse meinen Sie den konkret die gg. Dokumentenablage besser oder schneller abgebildet werden.

Ich bin es zugegeben etwas leid geworden nur noch mit Wörtern wie Prozessoptimierung stringenter Workflow oder Projektmanangement abespeist zu werden.

Nachdem ja wohl nicht nur 1 user wie ich ( 10 /11 Arbeitsplätze im Netz) den massiven Wunsch äussern die OCR Texterkennung in Verbindung mit dem Buchungsassistenen nutzen zu wollen, kann ich in diesem Punkt die Datev leider nicht verstehen.

[#14]

Hallo Frau Scheuering,

danke für Ihre Argumentation. Leider kann ich damit nichts anfangen:

"...zahlreiche Argumente über die Revisionssicherheit hinaus   ...unterstützt DATEV DMS die dokumentbasierten Prozesse in der Kanzlei."

Was bedeutet das genau?

Ist das zwingend notwendig? Wo ist mein Mehrwert? Die Nutzung durch viele andere Kanzleien ist für mich kein Argument. Teilweise kennen die Nutzer selbst nicht den Unterschied bzw. die Notwendigkeit.

"Buchungsassistenten erweitern dabei diese Prozessunterstützung. Damit ist DATEV DMS ein Workflow-Instrument." 

Warum ist der Buchungsassistent an DMS gekoppelt und wird nicht auch für DMS-Nichtnutzer ohne UO angeboten?

[#15]

Hallo Frau Knake,

hallo Herr Eberhardt,

zu den Möglichkeiten von DMS finden Sie etwas unter https://www.datev-community.de/message/18385#18385 (aus meiner persönlichen Sicht).

Ansonsten möchte ich die Diskussion nicht weiter stören.

Viele Grüße.

[#16]

Die Vorteile des DMS haben aber auf der anderen Seite nichts mit der Möglichkeit der OCR-Erkennung/dem Buchungsassistent zu tun. Diese Funktionalität könnte unanhängig vom DMS/UO funktionieren.

[#17]

Eben, nicht anderes wünschen wir hier.

Zum Kollegen 0815 der die Datev DMS mit den Möglichkeiten in seinem  Link beschreibt, fand ich jetzt bemerkenswert das die Berechnung in seinem Papierordner landen.

Dies mache ich ohne DMS schon seit mehr als 1 Jahr nicht mehr. Wenn die Erkärung egal ob Est, Gewst,GueE, KsT, oder UST fertiggestellt ist, wird an das FA übermittelt, das Protokoll gedruckt, 1 Exemplar für den Mandanten gedruckt und mein Exemplr inkl. Berechnung lege ich als pdf in der Dok.ablage ab.  Da ich parallel dazu für die Jahresabschlüsse alles Duplex drucke hat sich mein Papierverbrauch mehr als halbiert.

Schönen Abend

[#18]

Die Vorteile des DMS haben aber auf der anderen Seite nichts mit der Möglichkeit der OCR-Erkennung/dem Buchungsassistent zu tun. Diese Funktionalität könnte unanhängig vom DMS/UO funktionieren.

Völlig richtig. War nur auf die Frage bezogen:

Welche Prozesse meinen Sie den konkret die gg. Dokumentenablage besser oder schneller abgebildet werden.

(Wir haben früher mit DokOrg, DokAblage gearbeitet.)

Zum Kollegen 0815 der die Datev DMS mit den Möglichkeiten in seinem  Link beschreibt, fand ich jetzt bemerkenswert das die Berechnung in seinem Papierordner landen.

Gebe Ihnen völlig recht, stört mich selbst. Grund ist: wir haben (leider) noch nicht in allen Besprechungszimmern Rechner stehen. Wenn ich bei einen Spontanbesuch eines Mandanten in einem Raum ohne Rechner lande, habe ich so die Berechnungsliste parat, um z.B. gleich an Ort und Stelle mit dem Mandanten grob die Belege durchzugehen, ob noch etwas fehlt. Daher habe ich diesen Rückschritt gemacht. Ist definitiv verbesserungswürdig.

In diesem Sinne, einen angenehmen Abend

[#19]

Hallo Herr 0815 ;O)

danke für die Info. Aber ich muss Herrn Eberhardt zustimmen. Ich habe auch seit Jahren ein papierloses Büro ohne DMS. Das erfordert natürlich eine strukturierte und einheitliche Ablage.  Aber mit einem guten System ist das super gelöst.

Darüber hinaus wird die Aufgabenverwaltung mit Verlinkung genutzt. Diese möchten wir alle nicht mehr missen.

Schönes WE ...

[#20]

Hallo Frau Knake,

Ich habe auch seit Jahren ein papierloses Büro

Ein Traum ... und ich hoffe, dass wir da auch noch hinkommen ...

Das erfordert natürlich eine strukturierte und einheitliche Ablage.

Und damit Disziplin. Da wirkt das DMS (ja, ich bin Fan davon :-P) ein gutes Stück weit unterstützend durch seinen Knigge. Wiederrum können DMS-Knigge & die Dokumentstatus nur durch Struktur & Einheitlichkeit wirklich Sinn entfalten.

Jut, danke, ebenso schönes WE!

B2T, Thema war ja Buchungsassistent/OCR i.V.m. DokAblage => Ball zurück an Datev

[#21]

Ball zurück an Datev

Danke! 😉

[#22]

Hallo Herr Lutz,

ich war jetzt letzte Woche mal online mit UO und habe versucht mich selbst als Kanzleimandanten freizuschalten. Was natürlich nicht ging. Das Programm meinte hierzu ich benötige ich einen Vertrag ?

Dann habe ich doch aber exakt den Mandantenvertrag der mit 15 EUR je Monat bepreist wird und der eigentlich in meinem Mehrwegpaket enthalten sein sollte ? Haben Sie ein Idee wie ich das gelöst bekomme und wende ich mich direkt an die Datev Logistikzentrum.

Hintergrund ich wollte für mich selbst probieren ob das mit dem Buchungsassistent in meiner eigenen Fibu (Debitoren) Vereinfachungen Zeitersparnis bringt oder nicht.

Gerne höre ich von Ihnen. wenn es so funktioniert wie ich mir das vorstelle, würde ich das System für einige Mandanten einsetzen. Die Belege via sann tiff an die Daten übermitteln und via Buchungsassistent mit OCR erkennung Buchungsvorschläge generieren lassen ohne für jeden Mandaten einen Vertrag abschließen zu müssen.

Schönen Abend

[#23]

Vielleicht müssen Sie den Vertrag trotzdem bestellen. Ist auch bei den großem Mandantenversionen so. Kostet dann aber nichts extra.

[#24]

Oha,

wenn ich da das Prozedere jetzt noch so genau wüsste.

Wir nutzen auf jeden Fall schon seit Jahren für unsere eigene Buchführung auch die Belegverwaltung in Unternehmen Online. Und der Vertrag wird auf jeden Fall nicht gesondert berechnet.

Ich denke, da ist ggf. der Anruf beim Logistik-Center tatsächlich der richtige Weg.

Viele Grüße

Uwe Lutz

[#25]

Ich denke, da ist ggf. der Anruf beim Logistik-Center tatsächlich der richtige Weg.

... und falls die Datev mitliest: Bitte eine Info für andere Berater zum Prozedere hier veröffentlichen - damit das Logistikcenter erreichbar bleibt 🙂

[#26]

Werde ich gerne anregen so ich das Log. zentrum denn tel. erreiche und es mit deren Hilfe hinbekomme.

#

[#27]

Prozedere ist total einfach. Ein Anruf beim Logisitikcenter genügt und der Vertrag wird für die Kanzlei freigeschaltet. Danach - das ist etwas mühsam durch  UO Stammdaten und Belegewesen klicken und ggf. noch Silverlight installieren und dann kann man eigentlich loslegen.

Bei mir lädt die Anwenundg gerade noch werde ich Morgen nochmal versuchen.

Schönen Abend.

[#28]

Hallo Herr Eberhard!

der Umweg über Unternehmen Online ist sicher ein möglicher, jedoch aus meiner Sicht ein umständlicher, Weg.

Wenn man dieses Vorgehen jedoch auf alle Mandanten der Kanzlei ausweitet, werden die Speicherkosten der Belege zu einem erheblichen Problem. Wir haben derzeit ca. 240.000 Buchungsbelege in der Dokumentenablage. Bei einer Dateigröße von geschätzt 150 kB pro Beleg (was bei den vielen mehrseitigen Belegen sehr vorsichtig geschätzt ist), würden wir ca. 36 GB Speicherplatz in Unternehmen Online benötigen. Das würde Speicherkosten in Höhe von 107,50 € pro Monat verursachen. Durch die hinzukommenden Belege aus den monatlichen Buchhaltungen würden die Kosten stetig ansteigen. Diesen Speicherplatz in der Kanzlei bereit zu stellen ist zum einen wesentlich günstiger. Zum anderen wären wir nicht mehr weit von den Lizenzgebühren von DMS entfernt.

Daher sehe ich Unternehmen Online nicht als Lösung unseres Problems. Hier ist eindeutig die Datev als Genossenschaft gefragt für Ihre Mitglieder (die sicherlich mehrheitlich nicht DMS nutzen) eine zukunftsfähige Lösung bei der Digitalisierung der Buchhaltung bereit zu stellen.

Mit freundlichen Grüßen

[#29]

Das UO ein Umweg ist, ist mir auch klar, aber bevor ich den Weg den ich eigentlich beschreiten wollte DMS Umstellung in der Kanzlei wähle, halte ich die Möglichkeit der UO für durchaus sinnvoll.

Kosten weiss ich jetzt nicht ob in ihrer Dokablage alleine 240.000 Dokumente liegen oder tatsächlich 240.000 Buchungsbelege liegen. Spannend ist ja die Frage wieviel Dokumente je Monat in UO Datevcloud gespeichert werden sollen. Bei mir selbst werden das ca 100 Seiten mit 75kb ( lt. DAtev Mittelwert bei gescannten Seiten) sein. Damit kommen auf mich 3,50 / Monat oder 42 EUR im KJ zu. In 10 Jahren 72,00 EUR p.a. Dies halte ich wiederum für überschaubar.

Aber ich gebe Ihnen gerne Recht zu unterschätzen sind diese Kosten keinesfalls, je nachdem wieviel Mandaten und mit welchen Belegumfängen zu rechnen ist kommen da ordentlich Kosten auf mich zu bzw. die Datev verdient daran entsprechend. Hinzu kommt dass ich nicht einschätzen kann was passiert wenn z.Bsp. alle Arbeitsplätze 10 gleichzeitig versuchen auf UO zuzugreifen. Auch hier muss ich zunächst dauerhafte Zugangswege mydentity oder Smarcardclassic verfügbar machen, hat dann allerdings auch den Vorteil das jeder Rechner Steuerkonto online und die VAST abfragen kann aber auch hier sind erstmal wieder 8*54.,-- Euro bei der Datev in Nürnberg gelandet.

Ingesamt kommt mir die Vorgehensweise meiner Genossenschaft schon so vor, als ob vor allem die Themen DMS und parallel Datev ASP massiv beworben werden und alle anderen Lösungen vor allem Kanzleiinterne in den Hintergrund gedrängt werden. An den ersten beiden verdient die Datev natürlich auch deutlich mehr als bei einer nur Bepreisung des Buchungsassistenten für die Dok.ablage. Wobei ich die Prognose wagen, dass dieser Buchungsassistent reisenden Absatz finden würde und durch die Menge der Anwender, die Entwicklungskosten sicherlich leicht würde einspielen können. Aber diese Entscheidungen liegen nicht in meiner Hand sondern bei der Datev und darauf warten dass dies passiert wollte ich nicht.

P.S. bei mir liegen derzeit ca 42.000 Belege in der Dokablage aber davon sicherlich nur 5000-6000 Buchungsbelege.

[#30]

Hallo Herr Klingels,

es ist sehr interessant, welchen Weg die DATEV bei der Revisionssicherheit der Dokumentenverwaltung für ihre Mitglieder einschlagen wird.

Denn genau hier unterscheiden sich ja beide Dokumentensysteme. Nimmt man dann noch die "Visionen" des Vorstandsvorsitzenden dazu, so kommt man da schnell zu einer eindeutigen Lösung....

Das dürfte nicht jedem passen. Das merkt man ja schon bei der Diskussion um die "richtigen" Funktionen in den Dokumentenverwaltungsprogrammen.

Es bleibt auf jeden falls spannend.