Wir haben uns eine Excel-Tabelle in der Vorlagenverwaltung angelegt mit folgendem Inhalt:
Die Excel-Tabelle wird bei allen betroffenen Personen / Gesellschaften als Link verknüpft.
Aus der Rechteverwaltung Online werden immer PDF erzeugt und in der DMS gespeichert und in obiger Tabelle verknüpft.
In den jährlichen Arbeitspapieren z. B. Jahresabschluss oder WP gibt es einen Bearbeitungspunkt, diese Rechteübersicht von einer vertretungsberchtigten Person freigeben zu lassen. Der Link der unterschriebenen Version (liegt in der DMS bei einem Mandanten) wird dann oben in die Tabelle verlinkt (und liegt somit bei allen betroffenen Mandanten ab).
So machen wir das. Leider umständlich und ohne jegliche Unterstützung durch unsere DATEV.
Wie wäre ein sinnvoller Prozess mit nutzenstiftenden Funktionen:
- Jede Änderung an der Rechtsverwaltung wird vollautomatisch als PDF über DATEV Kommunikation (DaKo) dem Geschäftsführer zur Freigabe übermittelt.
- Erst nach der Freigabe über DaKo werden die Rechte freigeschaltet (alle beteiligen Personen werden informiert)
- Es gibt eine automatisierte jährliche Abfrage aller Rechte (um z. B. auch ausgeschiedene Mitarbeiter beim Mandanten nicht zu "übersehen").
- In jeder Anwendung sieht jeder über die "..." die Personen die Rechte im betreffenden Produkt der DATEV haben
Prozess und Indeen sind der DATEV bekannt, interessiert aber leider nicht wirklich einen der DATEV Oberen, da die DATEV keine produktübergreifenden Prozesse kann.
Gruß R. Blum
