Installation DATEV DMS mit Eigenorganisation classic auf Fileserver und Terminalserver

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Bislang setzen wir Dokumentenablage von Eigenorganisation classic auf einem Fileserver und Terminalserver ein. Jetzt haben wir das neue Dokumentenmanagementsystem DATEV DMS bestellt und folgende Zugriffsrechte erhalten:

Arbeitsstation V.10.1

DATEV DMS Server V.10.1

In der Informationsdatenbank finde ich keinen Installationswegweiser. Ist lediglich das Programm DATEV DMS Arbeitsstation V.10.1 am Terminalserver und DATEV DMS Server V.10.1 am Fileserver zu installieren und den Rest erledigt die Installationsroutine?

DATEV DMS für die Erstnutzung einrichten liefert leider dazu keine Antwort.http://www.datev.de/info-db/1006583

[#2 · Accepted solution]

Hallo freiburgersteuermann,

der DMS-Server wird NUR auf dem Fileserver installiert, die Arbeitsstations-Software wird auf den Terminalservern installiert. 

Installation ist unabhängig von der eingesetzten EO-Variante.

[#3 · Accepted solution]

Hallo Herr Renz,

vielen Dank für die Antwort. Nun sind beide Teile installiert und ich merke noch keine Veränderung. Es gibt aber zwei neue Programme

DATEV DMS

DATEV DMS Vorbereitungs- und Umstellungsassistent

Ich schaue mir aber besser erst mal die Rechteverwaltung an, ob dort etwas gemäß Dokument 1006583 "DATEV DMS für die Erstnutzung einrichten" zu erledigen ist.

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Nachtrag:

In der Rechteverwaltung gibt es jetzt zwar Einträge zu DMS, allerdings bezieht sich das Dokument auf DMS selbst und in diesem Programm gibt es noch gar keine Sicherheitsbereiche zum anlegen, da DMS erst in den Einstellungen scharf geschaltet werden muss.

Der Umstellungsassistent bricht mit Fehler ab.

Weiß jemand, ob zuerst das Upgrade auf DMS und dann der Assistent aufgerufen werden muss?

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Mit einfach so installieren ist es leider nicht getan. Die Umstellung auf DMS ist eine größere Aktion. Ich nehme an, Sie haben DATEV DMS bestellt und nicht DMS classic?

Die Daten aus der Dokumentenablage müssen dann ja noch in DMS übernommen werden. Technisch wohl von einer SQL Datenbank in eine andere (nehme ich an).

Ich würde Ihnen raten, Kontakt mit der DATEV aufzunehmen, die Ihnen dabei helfen muss. Auch wir in der Community können da nur bedingt helfen und bevor DATEV am Ende gar nicht mehr geht oder alle Dokumente für den User am Ende unerreicht bleiben, weil die Schnellinfo Dokumente nicht auf DMS zugreift, sondern noch auf die Dokumentenablage ... 

Wäre ich vorsichtig und vor allen Änderungen, die Sie selbst vornehmen: Immer eine aktuelle Datensicherung haben. 

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Ja, ich habe das aktuelle DMS bestellt und auch vom Kundenbetreuer die Auskunft, dass die Belegverknüpfungen mit den Buchungen in Rechnungswesen nach dem Umstieg erhalten bleiben.

Jetzt ist die spannende Frage: Was wird passieren, wenn der Knopf "Upgrade auf DATEV DMS" gedrückt wird. Dieser ist in den Einstellungen von DMS bei der Funktionsverwaltung neben dem nun eingegrauten "Upgrade auf Revisionssicherheit".

Ich wünsche mir, dass fast alles bleibt, wie es ist und noch viele weitere Funktionen dazukommen. Es war ja schon lange die Forderung, dass eine Installation auch ohne fünftägiges Consulting möglich sein sollte. Mal sehen, ob dies mit DMS (neu) gelungen ist.

Der Bestellvorgang lief aber noch nach dem alten Schema: Im Gegensatz zum kürzlich installierten Programm Erbschaftsteuer hatte ich das Zugriffsrecht nicht direkt. Es war ein neuer Servicekontakt vorhanden, dann drei Anrufe auf dem Anrufbeantworter "Wir melden uns wieder" und nach drei Tagen eine Nachricht vom Installationsmanager, dass die Zugriffsrechte abgerufen wurden und der Kontakt war auf "erledigt".

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Sie buchen digitale Belege via DMS? Okay. Kann man machen. Soll aber eher schwieriger sein als mit UO und der große Vorteil von UO: Wechselt das Mandat, nimmt er mit seiner Beraternummer einfach alle Daten mit und fertig. So müssen Sie ihm alle Belege aus DMS exportieren und "irgendwie" zur Verfügung stellen und der neue Berater muss dann zusehen ...

Ab in die Cloud 😊. Aber das ist eine andere Frage / Philosophie.   

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Nur die eigenen Buchhaltungen haben bei uns die Belege im Haus. Aber auch was DMS angeht, warte ich darauf, dass es zusammen mit der restlichen Eigenorganisation ins Rechenzentrum wandert.

Mehr dazu hatte ich in diesen beiden Beiträgen schon geschrieben:

https://www.datev-community.de/t5/Office-Management/Workflow-Tool-mit-DATEV-Schnittstelle/m-p/111493/highlight/true#M8189 

https://www.datev-community.de/t5/DATEVCoCreationCamp/Change-Business-Initiativen-Problemorientiert-oder/m-p/39996/highlight/true#M24

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Die Umstellung ist ohne Probleme durchgelaufen. Zwei Dokumente hatte ich mit der Suche nach "Upgrade auf DATEV DMS" noch gefunden:

Upgrade auf DATEV DMS durchführen https://apps.datev.de/dnlexka/#/document/1006711 

Automatische Anpassungen beim Umstieg von Dokumentenablage auf DATEV DMS https://apps.datev.de/dnlexka/#/document/1004154 

Alles recht unspektakulär und die Dokumente sind in der Schnellinfo nach wie vor zu finden, öffnen aber anstelle Adobe bei PDF im Bearbeitungsmodus von DMS und können beispielsweise gestempelt werden.

Jetzt müssen wir uns als nächstes mit dem Ablageknigge befassen. Manche Standarddokumente wurden in unsere alte Ordnerstruktur gepresst, so dass fast alle Steuerbescheide dem Ordner "Lohn" zugewiesen werden.

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Wow, ein Mann mit Ehrgeiz, Risikobereitschaft und Optimismus.

Ich dachte, man müsse umfangreiche Prüfungen und Bereinigungen vorschalten, um keinen Datensalat zu erzeugen und Altlasten mitzuschleppen.

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Guten Morgen Herr @vogtsburger ,

anstatt irgendwelche Floskeln zu fundierten Fragen und Beiträgen abzugeben, würden Sie mit entsprechend qualitativen Aussagen erheblich zum Erfahrungsaustausch hier beitragen.

Ob Sie das irgendwann nochmal schaffen? Das Thema des Beitrags war doch klar.

Was wollten Sie also mit Ihrem Statement konkret dazu beitragen?

Oder nutzen Sie mittlerweile DATEV DMS classic und WTS?

In diesem Sinne,

MfG

A. Hofmeister

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@andreashofmeister,  danke für Ihre wiederkehrende 'konstruktive' Kritik an meinen Beiträgen. Meist sprechen Sie von 'Philosophie', diesmal von "irgendwelchen Floskeln".

Haben Sie hier eine Hausmeister-Funktion oder die Deutungshoheit ?

Sie können doch froh sein, dass Sie in den geschlossenen Gruppen und PNs einen hochqualitativen Erfahrungsaustausch betreiben können.

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Herr @vogtsburger , Ihre Beiträge mit entsprechenden philosophischen Floskeln nutzen nur keinem.

Versuchen Sie mal, sich in Anwender zu versetzen, die tatsächlich auf Ihren Beitrag klicken, weil sie dahinter eine konkrete Aussage mit qualitativem Hintergrund vermuten. Und statt dessen eine nichtssagende Lobeshymne lesen.

Das ist doch wenige förderlich, oder?

Nur mal so als aus der Sicht eines Problemlösungsorientierten Nutzers betrachtet....

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Herr @andreashofmeister ,

vielleicht sollte ich tatsächlich langsamer schreiben und einfacher formulieren, damit es keine Missverständnisse beim 'überfliegenden Lesen' gibt.

Wenn Sie meinen Beitrag als 'Lobeshymne' interpretiert haben, dann gibt es hier tatsächlich ein 'Kompatibilitätsproblem' zwischen Schreiben, Lesen und Verstehen.  

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... nur zur Erinnerung ...

Ich hatte geschrieben:

"Wow, ein Mann mit Ehrgeiz, Risikobereitschaft und Optimismus.

Ich dachte, man müsse umfangreiche Prüfungen und Bereinigungen vorschalten, um keinen Datensalat zu erzeugen und Altlasten mitzuschleppen."

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Weihnachtsfrieden 🎁 😉

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gern, wenn die Gebetsmühlen auch still stehen 😉

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@freiburgersteuermann  schrieb:

Die Umstellung ist ohne Probleme durchgelaufen.

...

...

Alles recht unspektakulär ....

...

Hallo Herr Lemler,

mich würde stark interessieren, ob Ihre Umstellung von der Dokumentenablage zum Datev-DMS "in Eigenregie" tatsächlich zu einem guten Ende führt bzw. geführt hat, oder ob man ohne Datev-Consulting in "Fettnäpfchen" tritt oder in "Sackgassen ohne Wendemöglichkeit" fährt. 

Ich überlege nämlich auch schon länger, ob und wie ich mir diesen Umstieg auf Datev-DMS antun will.

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Hallo DATEV Community,

wir möchten hier noch eine Ergänzung zum Thema "DATEV DMS Vorbereitungs- und Umstellungsassistent" anbringen. Der Umstellungsassistent ist nur für die Vorbereitung zur Umstellung von DATEV DMS Classic auf DATEV DMS gedacht. Für die Umstellung von der Dokumentenablage auf DATEV DMS wird dieser nicht eingesetzt.

Für die Einführung von DATEV DMS in Ihrer Kanzlei empfehlen wir die Begleitung durch einen Berater der DATEV oder einen Lösungspartner.

Viele Grüße aus Nürnberg

Christian Seidel
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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"Für die Einführung von DATEV DMS in Ihrer Kanzlei empfehlen wir die Begleitung durch einen Berater der DATEV oder einen Lösungspartner."

Aus eigener Erfahrung werden durch die Begleitung versierte DATEV-Berater von vornherein diverse Fallstricke, Fragen, Probleme etc. klärend behandelt.

Allein die Abhandlung der Prozessanpassungen birgt hin und wieder ein erhebliches zeitliches Problem.

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@Christian_Seidel  schrieb:

Für die Einführung von DATEV DMS in Ihrer Kanzlei empfehlen wir die Begleitung durch einen Berater der DATEV oder einen Lösungspartner.

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Auf diese 'Begleitung durch Berater der Datev' (oder sagen wir: durch das 'Datev-Consulting') hat Herr Lemler ( @freiburgersteuermann ) ja bewusst verzichtet.

Deshalb interessiert es mich ja auch so stark, was daraus geworden ist

Ich selbst hätte wesentlich mehr Angst vor massiven Pannen oder Datensalat und würde mir einen solchen Umzug in Eigenregie mehr als zwei Mal überlegen und im Zweifelsfall 'verkneifen'.

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Hallo Herr Vogtsburger,

die erste Woche mit dem neuen DMS ist gut verlaufen. Alle Dokumente wurden gefunden, von den Mitarbeitern kamen keine Klagen.

Zunächst ging bei jedem ein kleines Fenster auf, in dem auf hunderte unerledigte Dokumente hingewiesen wurde. Wir hatten dabei eine Fehlermeldung, dass Dokumente nicht auf "erledigt" gesetzt werden konnten, jedoch ließ sich dies über die Eigenschaften ändern, anstelle des kontextbezogenen Links. Da wir bislang zu den Dokumenten Aufgaben angelegt haben, können wir diese noch wie gewohnt abarbeiten. Für neue Dokumente nutzen wir nun die Funktionen von DMS mit "erledigen" und "Kenntnis nehmen".

In dem Dokument zur Ersteinrichtung wird eine Ordnerstruktur empfohlen. Diese hätte ich eventuell schon zuvor bei der Dokumentenablage einrichten sollen, da nun innerhalb des Ablage-Knigges teilweise auf falsche Ordner verwiesen wird. Ich frage mich aber sowieso, ob es heutzutage noch Ordner braucht. Mehrere Dokumenteigenschaften und passende Filter sind doch besser, als nur einen Ordner.

Was mir gut gefällt, ist die neue Einstellung von DATEV, dass sie auch eine Empfehlung zur Ordnerstruktur vorgeben. Ich habe mich jahrelang gegen das Consulting gewehrt, da ich nicht mit einem Berater das Rad neu erfinden wollte. Mein Vater hat die Kanzlei vor 50 Jahren gegründet und sich damals für grüne Order beim Abschluss und graue bei der Buchhaltung entschieden. Für Lohn kam türkis und Eigenverwaltung wurde gelb. So habe ich bei der Ersteinrichtung der damaligen Dokumentenverwaltung, dem Vorgänger der Dokumentenablage auch die Ordner benannt. Kein Wunder kommt ein Ablage-Knigge damit nicht zurecht. Aber warum hätte ich mich stundenlang darüber mit einem Berater unterhalten sollen. Dazu haben wir doch eine Genossenschaft, damit diese gemeinsam sinnvolle Ablagestrukturen und Arbeitsabläufe entwickelt.

Im Nachhinein bin ich froh, dass ich nicht von DMS classic auf DATEV DMS umstellen muss. Dabei werden wohl die ganzen individuellen Einstellungen, die jeder so für sich mit seinem Consultant erarbeitet hat, mühevoll ins neue System übernommen. Der Umstieg von Dokumentenablage zu DATEV DMS bleibt im selben System, es kommen lediglich neue Funktionen hinzu.

Nun gilt es, sich mit dem Ablage-Knigge und anderem zu beschäftigen. Dies möchte ich aber in mehreren neuen Diskussionen behandeln, da es mit der Installation und dem Umstieg selbst wenig zu tun hat.

Es stellen sich doch mal wieder die alte Fragen: Warum legen die Mitarbeiter die Personalfragebögen im Haus ab und nicht im Unternehmen online? Weshalb macht der Mandant ein Foto davon und schickt es uns mit 2 MB als E-Mail, anstelle es mit Upload mobil direkt in die digitale Personalakte zu laden? Warum kommt nach dem Versenden einer E-Mail im Eigenschaftenfenster zur Ablage nach DMS beim Postausgang der Vorschlag "einfacher Brief"?

Zu diesen Abläufen habe ich mich hier einmal geäußert https://www.datev-community.de/t5/Office-Management/Workflow-Tool-mit-DATEV-Schnittstelle/m-p/111493/highlight/true#M8189 und hoffe, dass DMS jetzt bald auch den Weg ins Rechenzentrum findet.

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Hallo Herr Seidel,

dann wäre es doch schön, wenn der Assistent auch so benannt würde:

"DMS classic zu DATEV DMS Umstellungsassistent"

Dann hätte ich ihn nicht drei mal erfolglos aufgerufen. Die Installationsroutine könnte auch prüfen, ob ein DMS classic vorhanden ist, und ihn andernfalls gar nicht erst installieren.

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Ich werde Ihre Beiträge mal sporadisch verfolgen.

Wir haben den Umstieg vor einem Jahr gemacht und seitdem "läuft's". Natürlich hier und da mit organisatorischen Anpassungen.

Das Installieren war noch das einfachste und in 10 Minuten erledigt.

Zum Einsatz des Consultings (für/wider) kann man stehen wir man will, ist eben eine entsprechende konzeptionelle Entscheidung. Wir wurden da hervorragend unterstützt und betreut, natürlich auch jetzt noch, gerade der (mittlerweile fast private Austausch) ist da ein "Pfund.

Wechseln von DMS-classic nach DATEV-DMS. Glücklicherweise haben wir uns seinerzeit gleich für das "zukunftsweisendere" Produkt entschieden.

Ihr Wunsch nach "DMS in das RZ, hm, netter Gedanke!

Aber das wird m.E. in den nächsten 5 Jahren nix. Erst einmal wird man hier genug zu tun haben und bis 2023 die Umstellungen vollziehen müssen. Bin gespannt wie das mit den Unternehmens DMS-System nach ELO funktionieren wird.....

Dann weiterhin noch viel Erfolg und viel Spass!

Eines hat sich aber auch gezeigt: das die Entwickler sich über Feedback aus der Praxis freuen. Solch ein Feedback hatten wir erst wieder vor ein paar Tagen.

Da weiß man dann, was es heisst, die Kompetenz des DATEV-Teamservices nutzen zu dürfen!

VG

Andras Hofmeister

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Hallo Herr freiburgersteuermann, 

ich gebe Ihnen Recht. Wenn ein Dokumentenablage-Anwender dieses Tool öffnet, kann er damit nichts anfangen bzw. erscheinen Fehlermeldungen.

Nach interner Rücksprache wird ab einen der nächsten Service-Releases dort ein sprechender Hinweis erscheinen, dass dieser Assistent nur für DATEV DMS Classic-Umsteller gedacht ist.

Viele Grüße aus Nürnberg

Christian Seidel
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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Vielen Dank für die ausführliche Antwort und (für mich) hilfreiche Antwort, Herr Lemler.

"Nomen Est Omen", Ihr Username ( @freiburgersteuermann ) deutet ja schon darauf hin, dass Sie das Steuer gerne selbst in der Hand behalten wollen😁 (oder war der Username etwa 'nur' auf DIE Steuern bezogen ?)😉

Jedenfalls war dieser Umzug keine Harakiri-Aktion, bei der sich der Samurai das Schwert in den Bauch stößt um zu sehen, ob man sowas überlebt 😀

Ich gehe davon aus, dass das Datev-Consulting für den DMS-Umzug diverse Tools, Auswertungsmethoden, Scripts etc. "im Ärmel"  hat, im Gegensatz zum 'normalen' DMS-Umsteiger, der in Ermangelung detaillierter Anleitungen seinen Intuitionen folgen muss.

(...werde diesem Thread jedenfalls nicht nur sporadisch, sondern mindestens prophylaktisch und aus egoistischen Gründen folgen)😉

[#26]

"Ich gehe davon aus, dass das Datev-Consulting für den DMS-Umzug diverse Tools, Auswertungsmethoden, Scripts etc. "im Ärmel"  hat, im Gegensatz zum 'normalen' DMS-Umsteiger, der in Ermangelung detaillierter Anleitungen seinen Intuitionen folgen muss."

Das wird man dann erfahren. Für das Update auf DATEV-DMS aus der Dokumentenablage benötigt man nix außer evtl. Anpassung an bestehende Konzeptionen, deren Berechtigung dann durchaus für das DMS fraglich sind. Hin und wieder sind dann u.U. Datenbankeingriffe der Entwicklung nötig. Aber die ergeben sich dann durch gute fachliche Beratung.

Konzepte beruhen natürlich aus gewachsenen Kanzleiprozessen, die in der analogen Zeit (meist parallel) u.U. dann 1:1 zur Papierakte gelebt wurden (entsprechende Farben für Ordnerrücken, Ablagestrukturen in der Aktenhaltung).

Beim Umstieg von DATEV-DMS hat man dann ja schon bestehende digitale Konzepte. Hier gibt es ja dann "nur" eine neue Software, die entweder all das kann, was der Vorgänger auch schon konnte. Aber das ist eine andere Geschichte..... 

Spannend wir das ganze dann bei der Migration der Unternehmens-DMS auf ELO....

Die entsprechenden Infoschreiben lassen da ja hoffen....

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Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht 

Vor der Installation wurde ich nicht vor dem schlechten Preis-Leistungs-Verhältnis "gewarnt" und bin mehr oder weniger den Versprechungen des Marketings aufgesessen, obwohl ich gegen dieses immer wettere.

Nun ja, irgendwie muss es weitergehen, einen Weg zurück gibt es ja bekanntlich nicht. Zumindest dazu kommen genügend Hinweise während der Installation.

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@freiburgersteuermann  schrieb:

Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht 

Vor der Installation wurde ich nicht vor dem schlechten Preis-Leistungs-Verhältnis "gewarnt" und bin mehr oder weniger den Versprechungen des Marketings aufgesessen, obwohl ich gegen dieses immer wettere.

Nun ja, irgendwie muss es weitergehen, einen Weg zurück gibt es ja bekanntlich nicht. Zumindest dazu kommen genügend Hinweise während der Installation.

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Was mich wundert: "Normalerweise" müsste ein Sturm der Entrüstung durch den gesamten  Kreis der Anwender gehen. Vor allem wenn man sieht, welche Funktionen es vorher  gab, die es dann hinterher nicht mehr gebe wird...

Es scheint allen(?) zumindest aber vielen egal zu sein. 

Nun ja. Auch ein Zeichen der Anerkennung. Resignation kann es doch wohl nicht sein. 

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Mein Wunsch, die monatliche Überlassungsvergütung DMS zu halbieren bis alle Programmfehler beseitigt sind, wurde vom Kundenverantwortlichen zum Beschwerdemanagement weitergegeben. Übernächste Woche habe ich zunächst einen kostenlosen dreistündigen Telefontermin DMS Erstberatung - ich bin schon sehr gespannt.

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@andreashofmeister  schrieb:

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Was mich wundert: "Normalerweise" müsste ein Sturm der Entrüstung durch den gesamten  Kreis der Anwender gehen. Vor allem wenn man sieht, welche Funktionen es vorher  gab, die es dann hinterher nicht mehr gebe wird...

Es scheint allen(?) zumindest aber vielen egal zu sein. 

Nun ja. Auch ein Zeichen der Anerkennung. Resignation kann es doch wohl nicht sein. 

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Sie übersehen dabei aber einen wesentlichen Punkt, diejenigen, die DMS classic als DMS sehen haben schon Vorkehrungen getroffen damit sie nicht auf ein halbfertiges System umziehen müssen. Ganz Mutige wie Herr Blum haben den Umzug in der Hoffnung gewagt endlich ein DMS zu erhalten und frustriert feststellen müssen, dass der Umstieg ein Rückschritt war. Herr Blum hat das hier hervorragend dokumentiert.

Die anderen, die umgestellt oder neu eingeführt haben, erwarten vermutlich nicht mehr als eine Dokumentenablage mit wenigen Extras.

Wieder andere schauen sich am Markt um, was ein echtes DMS  ausmacht und denken über eine Umstellung in diese Richtung nach. Warum brauche ich eine Integration in DATEV, wenn es auch mit vorhandenen Schnittstellen und Ablageautomatiken funtioniert.

Somit ist keiner da, der warnen wollte. Und das werte ich als sehr schlechtes Zeichen.