Info-Schreiben an alle Mandanten

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Liebe DATEV, liebe Community,

alle Mandanten sollen bestimmte Informationsschreiben bekommen. Aber: Ein Mandant kann durchaus mehrere Bestände haben, z.B. eigener Bestand für das Unternehmen oder man betreut den Geschäftsführer einer GmbH auch privat.

Hat jemand hier Rat oder Tipps wie man die Übersicht behält, und einerseits alle Mandanten anschreibt, andererseits aber die Leute auch nicht doppelt anschreibt?

Eine weitere Schwierigkeit die mir gerade einfällt: Wir haben auch GbRs, bei denen alle Gesellschafter angeschrieben werden sollen, wir diese aber nicht betreuen, das heißt, hier löst ein Bestand mehrere Schreiben aus.

Momentan scheint mit am zweckdienlichsten eine eigene Excel-Tabelle, in der man schön alles hinterlegt, leider ist mir keine Übersicht innerhalb der DATEV-Welt bekannt, welche für diese Zwecke geeignet ist.

Mit freundlichen Grüßen,

Florian Mayer

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Man kann bei jedem Mandanten in den Informationen/Merkmalen ein entsprechendes Kürzel hinterlegen (bspw. MMIU für Mandanten-Monats-Information Unternehmer oder MMIP für Mandanten-Monats-Information Privatperson) und dann für Rundschreiben nach diesem Kürzel filtern.

Das macht einmalig Arbeit und man muss bei Neuanlage entsprechend daran denken, den/die neuen Mandanten mit dem/den entsprechenden Kürzel/n zu versorgen, aber wenn das klappt funktioniert die Filterung gut.

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Es ist meines Erachtens geanau der richtige Weg mit dem Informationen/Merkmalen, die hinterlegt werden beim Mandanten. Wichtig ist vielleicht noch, dass dies in dem Mandanten für den einzelnen Adressaten erfolgt.

Man kann also auch den Wunsch verwirklichen, Gesellschafter anzuschreiben, die keine Mandanten sind oder aber einzelne Ehepartner, Kinder etc..  

Eine Liste kann man entweder in der Mandantenübersicht oder noch genauer in der Adressatenübersicht im DATEV Arbeitslatz gestalten.

Im Auskunftssystem gibt es auch noch was (z. B. 11/06).