Durch das Geldwäschegesetz sind wir als Steuerberater/ Wirtschaftsprüfer ja sogenannte „Verpflichtete“ und daraus resultierend verpflichtet für die Geldwäscheidentifizierung von natürlichen Personen, Geschäftsführern, wirtschaftlich Berechtigten etc. Ausweiskopien einzuholen und abzulegen sowie den PEP-Status (Politisch exponierte Person) abzufragen und Erhebungsbögen zu erstellen. Ich bin unglaublich genervt, von den Ablagemöglichkeiten in DATEV DMS.
Bislang legen wir - gezwungenermaßen - diese Dokumente (Ausweiskopie, PEP-Formular und Erhebungsbogen sowie Registerunterlagen bei Unternehmen) in DMS unter der jeweiligen ZMSD-Nr. des Mandanten ab. Nun kommt es ja in unserem Berufsalltag sehr, sehr oft vor, dass um einen Mandanten als natürliche Person herum weitere ZMSD-Nrn. angelegt werden müssen, da dieser z. B. noch Unternehmer ist und seine diversen Unternehmen von uns betreuen lässt. Unter diesen weiteren ZMSD-Nrn. wird der Mandant dann als Adressat z. B. als Geschäftsführer, Gesellschafter oder wirtschaftlich Berechtigter in den Stammdaten hinterlegt. Momentan ist es so, dass wir dann zu jeder dieser angelegten ZMSD-Nrn. unsere Geldwäsche-Identifizierungs-Unterlagen des Mandanten speichern müssten (als Kopie oder Verknüpfung). Dabei ist es im Nachhinein zurzeit sehr umständlich nachzuhalten, ob Adressaten bereits in der Vergangenheit bei anderen ZMDS-Nrn. identifiziert wurden und wenn ja, bei welcher ZMSD seine Unterlagen abgespeichert wurden bzw. bei großen Unternehmensgruppen die Verknüpfung der vielen Dokumente unübersichtlich wird und sehr zeitaufwändig ist. Wir haben viele Adressaten, die bei 15 und mehr ZMDS-Nrn. hinterlegt sind, was das Ganze nicht einfacher macht. Außerdem ist die Verknüpfung von Dokumenten durch das „neue“ DMS nicht mehr komfortabel und benötigt zu viele Eingaben, die nicht automatisch vom Original-Dokument übernommen werden, was das Ganze noch zeitaufwändiger und fehleranfälliger macht.
Mein Vorschlag an DATEV wäre, dass man Dokumente für die GwG-Identifizierung nicht zur jeweiligen ZMSD-Nr., also zum jeweiligen Mandat, in DMS speichert, sondern direkt zum Adressaten. So würden diese automatisch übernommen, wenn der vorhandene Adressat bei einer weiteren ZMSD-Nr. in den Stammdaten hinterlegt würde (z. B. als Gesellschafter, Geschäftsführer o.ä.). Somit wäre gewährleistet, dass man bei natürlichen Personen immer sofort die vorgeschriebenen Identifizierungs-Unterlagen „mitnähme“ und sich die Frage gar nicht erst stellen würde, ob ein bereits angelegter Adressat schon identifiziert wurde oder nicht und von wo die Unterlagen kopiert werden müssen. Es wäre sicherlich für alle, die mit der Geldwäsche-Identifizierung zu tun haben, eine riesige Zeitersparnis und Vereinfachung, wenn DATEV hier eine neue Programmierung machen würde und eine Möglichkeit schaffen würde, diese Dokumente direkt zum jeweiligen Adressaten zu speichern.
Wie wird das bisher bei anderen Kanzleien gehandhabt?
