Fristenkontrollbuch durch Post, Fristen und Bescheide ersetzen

[#1]

Hallo zusammen,

ich beschäftige mich zur Zeit mit dem Wechsel vom analogen Fristenkontrollbuch zur Fristenkontrolle mit Post, Fristen und Bescheide, habe allerdings noch leichte Start- bzw. Verständnisschwierigkeiten.

Ich stehe nun vor folgendem Problem: Bisher haben wir im Fristenkontrollbuch z.B. auch genau erfasst um welchen Bescheid es sich handelt. Es wurde also bspw. "EStBS 2018" eingetragen, sodass man bei mehreren Bescheiden eines Mandanten mit demselben Datum zwischen den einzelnen Bescheiden unterscheiden kann.

Meine Lösung beim Herantasten an PFB war bisher für jeden Bescheid eine Dokumentart anzulegen. Dabei habe ich mich, soweit möglich, an den schon vorhandenen Beispiel-Dokumentarten orientiert, die ursprünglich mitgeliefert worden sein müssten.

Meine Frage ist nun: Ist das die bzw. eine richtige Vorgehensweise oder bin ich sozusagen auf dem Holzweg? Und, wäre es auch später noch möglich die Dokumentarten bzw. deren Nummern in eine Art System zu bringen, damit man sich anhand der Nummern besser orientieren kann?

Ich bin für jeden Tipp dankbar!

Viele Grüße

Alex

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Bei der Erfassung wird auch das Veranlagungsjahr abgefragt.

Oder habe ich Sie falsch verstanden?

Gruß

Martin Heim

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Hallo @stba_alex ,

wenn sie DokAblage oder DMS neu mit dem Dokumentenkorb zum Einscannen nehmen, dann wird genau die von ihnen vorgeschlagene Vorgehensweise automatisch „durchgeführt“ mit DMS neu und dem Posteingangsassi wird der Bescheid auch noch den elektronisch abgerufenen Daten zugeordnet. 

Digitale Bescheidprüfung wird dadurch massiv erleichtert.

hier finden sie vom Workflow bis zu den technischen Voraussetzungen fast alles. 

https://www.datev.de/dnlexom/client/app/index.html#/document/9217659?hitMarkTerms%5B%5D=rw40_9217659&hitMarkTerms%5B%5D=elektronische%2520bescheidpr%25C3%25BCfung

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Guten Morgen Herr Heim,

ich meinte, dass wir in unserem analogen Fristenkontrollbuch den Einkommensteuerbescheid für 2018 bspw. als "EStBS 2018" erfasst haben. In PFB habe ich eine Dokumentart je Bescheid angelegt und das Veranlagungsjahr wird gesondert, wie auf Ihrem Screenshot zu sehen, erfasst.

Viele Grüße

Alex

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Dann verstehe ich Ihr Problem nicht. Bei der Listen-Darstellung der Bescheide wird doch das Jahr mit angezeigt.

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Tut mir leid, ich fürchte ich habe mich etwas missverständlich ausgedrückt. Ich versuche es noch einmal:

Ausgangssituation:

In unserem analogen Fristenkontrollbuch gibt es die Spalte "Bezeichnung". Hier tragen wir, wenn wir den Einkommensteuerbescheid für das Jahr 2018 für einen Mandanten erhalten, "EStBS 2018" ein. 

So habe ich dies bisher testweise in PFB umgesetzt:

Wenn wir z.B. einen Einkommensteuerbescheid erhalten, erfasse ich den Bescheid mit Dokumentart 1401 und dem Veranlagungszeitraum 2018 und der Frist usw. Erhalten wir einen Bescheid zu dem es noch keine Dokumentart gibt (bspw. den Bescheid über die ges. Festst. von Besteuerungsgrundlagen nach § 27 und 28 KStG), lege ich eine neue Dokumentart an und erfasse ihn mit dieser.

Fragen:

Da dies jedoch zu Beginn sehr aufwendig ist, wollte ich mich vergewissern, ob das so vorgesehen ist. Ich sehe momentan keine andere Möglichkeit die Bescheide so zu erfassen, dass sie eindeutig identifizierbar sind. Sehe ich das richtig?

Und (vorausgesetzt meine bisherige Vorgehensweise ist die vorgesehene) ist es möglich zu einem späteren Zeitpunkt die Dokumentenarten umzustrukturieren, um sie in eine übersichtlichere Reihenfolge zu bekommen, sodass man sich leichter zurecht findet und sich vielleicht die häufiger vorkommenden einfacher merken kann, oder bringt das dann alles was man bereits erfasst hat durcheinander oder ähnliches?

Ich hoffe ich konnte mein Problem etwas verständlicher darstellen.

[#7 · Accepted solution]

Ja, das ist richtig so. Sie erweitern die Grundlagen um das was Sie brauchen.

Und die Nummer vor den Dokumentarten ist an die StBVV angelehnt. Deswegen zb 24... für ESt Bescheid, 33... für FiBu-Unterlagen etc.

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Im Bereich von PFB können Sie eigene fristbehaftete (oder auch nicht fristbehaftete) Dokumentenarten individuell anlegen. Die Dok-Nummern können Sie dann selbst vergeben. Auch außerhalb des Bezuges zur StBVV.

Dabei können Sie auch die Einkommensteuerbescheide etc. neu anlegen. Ob dann aber der Bezug zum elektronischen Bescheidabgleich, Steuer-Vorauszahlungen oder dem elektronischen Bescheid hergestellt werden kann, kann ich nicht beurteilen.

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Hallo @Michael-Renz ,

vielen Dank für Ihre Antwort und den Link. Ich habe dort schon ein paar nützliche Hinweise gefunden.

Wir nutzen die DokAblage bisher nur spärlich und den Dokumentenkorb so gut wie gar nicht. Diesbezüglich stehen wir noch ziemlich am Anfang. Ihrer Antwort entnehme ich aber, dass meine Vorgehensweise für jeden Bescheid eine eigene Dokumentart anzulegen die richtige bzw. zumindest eine richtige Lösung ist. Habe ich Sie da richtig verstanden?

Viele Grüße

Alex

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Hallo @stba_alex ,

da haben Sie mich richtig verstanden.!

Und wenn ich ungefragt noch einen Rat geben darf. UNBEDINGT ganz schnell mit der digitalen Dok-Ablage beginnen. Die Auskunftsfähigkeit der Gesamtkanzlei und die. Mögichkeit, mit HomeOffice auf Corona oder Arbeitskräftemangel zu reagieren wächst immens.

Meine Mitarbeiter haben mich - als wir das vor gut 12-15 Jahren eingeführt haben  - VERFLUCHT! heute will es keiner mehr missen. Ein Mitarbeiter, der mal die Kanzlei gewechselt hat hat mir jüngst erzählt, dass dort DokAblage/DMS nicht bzw. Spärlich eingesetzt wurde - er hat deshalb (weil er seine Tätigkeit maßgeblich deshalb als ineffizient empfand) wieder gewechselt. 

wenn sie grade daran sind, digitale Prozesse aufzubauen, dann unbedingt mit Dok-Ablage/DMS - dort ist zeitnah und langfristig der absolut höchste Nutzen, gleich nach Unternehmen-Online.

[#11]

Hallo @Michael-Renz,

vielen Dank für Ihren Tipp! Ich bin auf jeden Fall sehr für die Digitalisierung von Prozessen, habe aber als Angestellter keine Möglichkeit das zu entscheiden. Ich werde aber demnächst einmal anregen das wir zumindest einmal alles aus der Dokumentenablage (dem Mittel, das wir sowieso schon zur Verfügung haben) herausholen und so zumindest etwas weiterkommen was die Digitalisierung betrifft.

Viele Grüße

Alex

P.S.: Und natürlich auch vielen Dank an Sie, @martin65 und @LGtec, für Ihre Beteiligung an der Beantwortung meiner Frage!

[#12]

Hallo @stba_alex 

ich wünsche viel Erfolg - es ist ein riesiger Gewinn, das erkennen alle schnell, wenn es erstmal konsequent umgesetzt wird.