FP-Sign und Löschkonzept

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Hallo Community,

wir planen die Einführung von FP-Sign und nach Testphase und ein paar Online-Webschulungen stoße ich bisher immer auf ein Problem, für das ich bisher keine Antwort erhalten habe.

Wie kann man ein Datenschutzkonformes Löschkonzept mit FP-Sign umsetzen?

In FP-Sign kann man anscheinend die Dokumente nur einzeln löschen, was die Angelegenheit doch sehr Aufwendig gestaltet. Für Industrieunternehmen scheint es ein kostenpflichtiges Tool zu geben, welches eine automatische Löschfunktion vorsieht.

Wie gehen andere damit um? Ich habe zumindest ein Störgefühl, die Dokumente für alle Zeit in der Cloud zu belassen. Eine sofortige Löschung (die anscheinend auch möglich ist) wäre für den Mandanten nachteilig...

Gruß

Michael Wilmsmann

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@MichaHidd schrieb:

Wie kann man ein Datenschutzkonformes Löschkonzept mit FP-Sign umsetzen?

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Fragen wir @Jakob_Rauch einfach 😊. 

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Guten Morgen @MichaHidd 

Es gibt bei FP Sign 3 Möglichkeiten zu löschen.

Automatisches löschen sobald die Dokumente sicher im DMS/Dokablage abgelegt sind (zu finden im DATEVconnector unter Menü Workflow "löschen".

Manuelles löschen im FP Sign Portal.

Automatisches löschen nach einem bestimmten Zeitpunkt (muss im Moment Aufpreispflichtig installiert werden).

Bisher ist Option 3 noch nicht in den STB Bundles, da es ein fester Turnus ist, der von der Industrie genutzt wird und einmalig in FP Sign installiert wird. Hierbei fallen einmalige Kosten für die Installation und ratierliche Kosten für die Laufzeit an.

Wenn an Option 3 Interesse besteht, bitte eine Mail an mich senden, dann nehme ich dies in den Backlog und schaue ob dies über den DATEVconnector als Einstelloption implementiert werden kann.

Hierzu benötige ich allerdings mehr als eine Anfrage.

Bisher kommt der Wunsch erstmalig bei mir an

VG
Jakob Rauch 

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Guten Morgen @Jakob_Rauch ,

die verschieden Lösungsansätze sind meines Erachtens absolut inakzeptabel:

Option 1 sofortiges Löschen:

Unpraktikabel, da in diesem Fall der Mandant nach der Signatur nicht mehr die Möglichkeit hat, das Dokument für sich zu speichern.

Option 2 manuelles Löschen:

Dafür müsste man fast einen neuen Mitarbeiter einstellen, um manuell jedes einzelne Dokument zu löschen. Selbst eine Mehrfachauswahl von Dokumenten ist über die Website nicht möglich.

Wenn man Option 1 nicht einsetzt ist es meines Erachtens kaum möglich, das Programm fp-sign datenschutzkonform einzusetzen, da die Umsetzung eines Löschkonzepts nicht realisierbar ist. (Die fehlenden Möglichkeit, alle Dokumente von nur einem Mandanten zu löschen lasse ich erstmal unberücksichtigt).

Es sei denn, fp-sign wird nur sporadisch genutzt, so dass die manuelle Durchsicht und Löschung der Dokumente praktikabel ist.

Seitens FP-Sign habe ich über unser Systemhaus zur Option3 bisher folgende Rückmeldung erhalten:

„Wir können gerne ein individuelles Löschpaket für STB einrichten. Bisher war das nicht gefordert, dies ist allerdings derzeit noch statisch und wird für jeden Kunden individuell angelegt„

Aber:
Wenn die Löschung nach Speicherung über den DATEVconnector initiert wird:
Hier wäre die Einstellung sinnvoll: Nach Ablage im DMS Löschung in xx Tagen. Müsste dies nicht sogar umsetzbar sein, ohne dass das Löschpaket bei fp-sign gebucht wird?

Bleibt noch die Frage an denen, die fp-sign bereits anwenden:
Wie wird das Löschkonzept bisher umgesetzt (oder wie stellt sich Datev eine Lösung vor)?

Mit freundlichen Grüßen

Michael Wilmsmann

[#5 · Accepted solution]

Hallo @MichaHidd 

ich nehme dies mal in unseren Backlog:

Wenn die Löschung nach Speicherung über den DATEVconnector initiert wird:
Hier wäre die Einstellung sinnvoll: Nach Ablage im DMS Löschung in xx Tagen. Müsste dies nicht sogar umsetzbar sein, ohne dass das Löschpaket bei fp-sign gebucht wird?

VG
Jakob Rauch

[#6]

Würde hier gerne noch was anhängen . . .

Die Funktion der automatischen Erinnerung ist natürlich prima. Kurze Frage hierzu: Ich habe dies erst aktuell eingestellt.

Wirkt das auch auf die Aufträge, die bereits zuvor angefragt wurden oder erst ab dem Zeitpunkt der Änderung der Einstellungen ?

Gut, bis Nikolaus-Tag könnte ich es mir merken, manuell erinnern zu müssen. Wenn jedoch die Aufträge davor auch erinnert werden, käme es eben zu einer doppelten Erinnerung.

Danke.

@MichaHidd : Ich nutze FP Sign auch reichlich, habe aber bis heute keine Veranlassung entdeckt, warum ich workflows löschen soll. Spricht m.E. nichts dafür, eher jedoch alles dagegen.

[#7]

Guten Tag @deusex 

die Änderung der Erinnerung greift bei allen offenen Workflows gerechnet ab dem Zeitpunkt der letzten Erinnerung.

Sprich wenn 7 Tage eingestellt wurden und man ändert dies auf 3 Tage, erfolgt die nächste Erinnerung am 3. Tag nach der letzten Auslösung.

Hinweis:

Wir hatten bei manchen Installationen ein Logikproblem, wodurch stellenweise die Erinnerung nicht ausgelöst wurde.

Dies ist mit dem nächsten Update gefixt.

VG
Jakob Rauch

[#8]

Hallo Herr Rauch,

Ihre Antwort ist fast schon hellseherisch, da sie sich nicht auf meine Frage bezog. Dennoch nicht minder hilfreich und gut zu wissen.

Mir ging es eher darum, dass ich bereits Signaturanfragen gestellt hatte, BEVOR ich die Einstellung zur Erinnerungsautomatik vorgenommen habe, hier noch keine Erinnerungen manuell vorgenommen hatte und ob diese dann automatisch auch in den automatischen Erinnerungslauf gehen oder müssen diese zumindest einmal manuell erinnert werden ?

Ich gehe davon aus, dass nun aktuelle Signaturanfragen, die nach Einstellung der Automatik, gestellt werden, nicht mehr manuell erinnert, sondern automatisch nach den eingestellten Parametern erinnert werden. Ja?

[#9]

Hallo @deusex 

laut unserer IT gehen diese automatisch in den Erinnerungslauf

VG
Jakob Rauch

[#10]

Lässt sich irgendwo ersehen, wann erinnert wurde ggf. in der Historie ?

[#11]

Hallo @deusex 

im übernächsten Connectorupdate wird es in der Vorgangsübersicht einen Counter geben

VG
Jakob Rauch

[#12]

Hallo, einen Counter mit Zeitstempel zumindest der letzten Erinnerung?

[#13]

Hallo @grt 

Im Moment ist ersteinmal ein Counter mit der Anzahl der Erinnerungen geplant.

Das Ursprungsdatum kann in der Workflowhistorie nachgeschaut werden.

Schauen wir uns das Update an...

Wenn dann viele Anwender weitere Daten direkt in der Übersicht möchten, implementieren wir dies nach

VG
Jakob Rauch

[#14]

@deusex 

Der Grund, warum man Workflow löschen sollte (und somit die damit im Zusammenhang stehenden Dokumente, die sich in der Cloud befinden), findet man in der DSGVO. Es ist soweit unproblematisch, wenn kein Mandant Probleme macht.

Spätestens aber, wenn das Mandatsverhältnis endet, muss man sich Gedanken machen. Da die Dokumente sich idR auch im DMS befinden, gibt es keine Rechtfertigung, diese Dokumente weiter zusätzlich auch in der Cloud zu speichern. Der (ehemalige) Mandant kann dies einfach überprüfen, da auch er weiterhin Zugang zu diesen Dateien hat. Ein Beschwerde an die entsprechende Aufsichtsbehörde kann dann für den steuerlichen Berater sehr teuer werden.

Und wie findet man jetzt alle Dokumente in fpsign, die mit diesem Mandanten im Zusammenhang stehen, wenn man diese nicht entsprechend mit Schlagworten versehen hat. Und das Löschen dieser Dokumente kann ja leider auch nur einzeln erfolgen.

Der zuständige Datenschutzbeauftrage dürfte den Einsatz von fpsign ohne ein entsprechendes Löschkonzept auch nicht absegnen.

[#15]

Was rechtlich noch abschließend zu klären ist. In der DSGVO steht viel. Würden Sie mir dies bitte präzisieren; ich lese gerne nach.

Dies würde jegliches Portal von Banken und Versicherungen betreffen und sehe ich ich etwas anders.

Das riskiere ich in jedem Fall und von welchem Schaden reden wir im Schadensfall ?

Insbesondere muss keine Veranlassung bestehen, die Dokumente im DMS zu speichern; speziell hier bspw. der Report zur Datei bei der FES.

Nun, ich tu es trotzdem, zur Sicherheit . . .

Der "ehemalige" Mandant sieht die Dokumente/Reports in seinem Account; es steht ihm frei, dies jederzeit zu löschen.

[#16]

Die Pflicht ergibt sich nach § 17 DSGVO.

Jede Bank und jede Versicherung wird ein entsprechendes Löschkonzept haben (vgl

 z.B. hier

Weitere Nachweise finden Sie über Google etc.

Und das Löschen durch den Mandanten in der Cloud löscht nicht die Cloudspeicherung der Kanzlei (aber umgekehrt).

Und ich hoffe, Sie haben auch einen entsprechenden Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung mit fpsign abgeschlossen.

Ja, in der EU regulieren wir uns noch in den Ruin.

[#17]

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@MichaHidd  schrieb:

Die Pflicht ergibt sich nach § 17 DSGVO.

Jede Bank und jede Versicherung wird ein entsprechendes Löschkonzept haben (vgl

 z.B. hier

Weitere Nachweise finden Sie über Google etc.

Und das Löschen durch den Mandanten in der Cloud löscht nicht die Cloudspeicherung der Kanzlei (aber umgekehrt).

Und ich hoffe, Sie haben auch einen entsprechenden Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung mit fpsign abgeschlossen.

Ja, in der EU regulieren wir uns noch in den Ruin.

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Super, Sie haben mir meine Frage beantwortet, ohne dass ich sie gestellt habe. Respekt und vielen Dank. Ohne Ironie !

https://www.fp-sign.com/de/datenschutzerklaerung 

[#18]

Hallo,

für wann ist das Update hinsichtlich des Counters geplant?

VG GH

[#19]

Hallo @grt 

Das Update ist für Ende Q1 angesetzt.

Das genaue Datum hängt etwas davon ab, wieviele Wünsche uns noch erreichen und wieviele davon ihren Weg in das neue Update finden. 

Grundsätzlich steht der Plan für das Update seit Q4 2023, allerdings nehmen wir besonders dringliche Features teilweise während der Entwicklung noch hinzu...

In der Regel informieren wir einmal im Monat über unseren Newsletter und bei Veröffentlichung über den DATEVconnector

VG
Jakob Rauch

[#20]

Hallo Herr Rauch,

wie kann man denn im Portal einzelne Vorgänge "löschen" ? 

es stellte sich z.B. heraus, das ein Dokument an eine Mailadresse ging, welche nicht mehr aktiv ist - Mailer demon kam in Outlook.  

Eine war allerdings aktiv, und ich würde gerne die Unterschriften erhalten, welche korrekt geleistet wurde. 

daher wäre ein WIDERRUF nicht optimal.

Wie kann man sowas lösen ? 

[#21]

Hallo @dn1 

Sie können Dokumente in der Dateihistorie in FP Sign mit dem aktuellen Status herunterladen.

Hierzu im Portal auf gesendete Anfragen gehen, rechts auf der Anfrage "Aktion wählen" und dann Historie klicken und den Fortschritt herunterladen:

Nachdem das Dokument gesichert ist, können Sie den Workflow mit der gleichen Vorgehensweise wiederrufen.

Möchten Sie das die Gegenzeichner über den Wiederruf nicht informiert werden, klicken Sie unter "Aktion wählen" erst auf Pause und gleich danach auf Wiederrufen. Dann erhalten die Workflowteilnehmer keine Wiederrufsbestätigung.

Sie können auch direkt aus der Vorgangsübersicht in DATEV auf den Workflow zugreifen und den oben beschriebenen Vorgang ausführen:

VG
Jakob Rauch

[#22]

Hallo Herr Rauch,

gehe ich recht in der Annahme, dass 

das nur funktioniert, wenn noch keiner der anderen Gegenzeichner bereits unterschrieben hat ? 

MFG

S. Hartleb

[#23]

Hallo @dn1 

bitte so umsetzen wie von mir beschrieben.

Dann können Sie gezeichnete Dokumente bei denen z. B. ein Teilnehmer der aus verschiedenen Gründen nicht mehr zeichnen kann mit dem Zeichnungsfortschritt heruntergeladen werden und im Nachgang ohne Info an die Teilnehmer abgebrochen werden.

Die Funktion die Sie reinkopiert haben funktioniert soweit ich weiss solange noch keiner gegengezeichnet hat.

VG

Jakob Rauch