E-Mailentwürfe aus der Akte bearbeiten/versenden

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Wenn wir eine E-Mail schreiben, wird der Entwurf zur Akte gespeichert und der zuständige Anwalt bearbeitet diesen und versendet dann entweder selber oder wir versenden den überarbeiteten Entwurf.

Nun ist es seit Neuestem so, dass die Änderungen nicht übernommen werden, wenn die E-Mail (natürlich mit "zur Bearbeitung öffnen" geöffnet) bearbeitet und dann direkt versendet oder gespeichert wird. Selbst beim direkten Versenden der geänderten E-Mail wird der alte Entwurf versendet...

Hat noch jemand dieses Problem? Ist das Problem bei Datev bekannt? Ist eine Lösung in Sicht?

Unsere ganzen etablierten Arbeitsabläufe stürzen gerade wie ein Kartenhaus zusammen...

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Kategorie hinzugefügt von @Kristina_Nering 

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Das Problem ist hier noch nicht bekannt. Nutzen Sie für die Ablage das DATEV Anwalt E-Mail Tool oder die Dokumentenablage?

Wie gehen Sie beim Speichern zur Akte genau vor?

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Wir benutzen die Dokumentenablage.

Die E-Mails werden entweder per Drag & Drop in die Akte gespeichert, direkt in der E-Mail über in Dokumentenmanagement speichern oder über das Datev-Add-In mit in Dokumentenmanagement speichern. Einen einheitlichen Weg haben wir leider nicht. Jede Kolleg:in macht es so wie es gerade passt.

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Ich habe den Thread in "Office Management" verschoben, da Sie die E-Mails über Dokumentenablage zur Akte speichern. Da können wir im Bereich "Anwalt" leider nicht weiterhelfen.

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Mir ist jetzt noch ein vorübergehender Workaround für Ihr Vorgehen eingefallen, wenn von diesem Problem nur E-Mail-Entwürfe betroffen sind. Sie könnten den Entwurf an sich selbst (eigene E-Mail-Adresse) schicken und die gesendete (oder empfangene ) E-Mail so zur Akte speichern.

In der Akte können Sie den Text der E-Mail in den einzelnen Bearbeitungsstufen jeweils über die Dokumente der Akte über "Zur Bearbeitung öffnen" öffnen. In der geöffneten E-Mail in der Gruppe Verschieben | Nachricht bearbeiten können Sie den Text beliebig ändern und danach die E-Mail speichern. Sie wird dann mit dem geänderten Text in der Akte gespeichert.

Wenn der Text fertig ist, leiten Sie die e-Mail an den richtigen Aktenbeteiligten weiter und löschen den überflüssigen E-Mail-Text (Von etc.).

Das ist natürlich etwas umständlicher, aber vielleicht hilft es für die Zwischenzeit, bis wir das Problem analysiert haben.

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Unser Workaround ist jetzt erst einmal:

• Neue E-Mail erstellen (über Outlook)
• alles kopieren
• Dies dann entweder versenden oder zur Akte speichern

Ideal ist das aber nicht.

Und leider sind halt sehr wahrscheinlich unbearbeitete E-Mails in der vergangenen Woche rausgegangen.

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Hallo @Wiebelle,

können Sie sich bei uns bitte per Servicekontakt melden? Thema kann Dokumentenablage oder DMS ausgewählt werden.

Wir müssten uns den Sachverhalt dann auf Ihrem System ansehen.

Als Verweis gerne diesen Community Beitrag angeben.

Grüße aus Nürnberg

Anton Friesen
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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Per Service-Kontakt leider nicht. Die Kolleg:innen mit Zugang sind im Urlaub.

Ich versuche morgen mal, den telefonischen Weg ohne Service-Tan. Bzw. frage eine Kollegin, die schon Feierabend hat, ob sie nicht doch einen Zugriff darauf hat.

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Der Bug scheint nicht nur E-Mail's zu betreffen.  

Gerade wollte ich ein Word-Dokument per Mail versenden.  Das Word-Dokument war so leer wie bei seiner Erstellung.

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Eigentlich dachte ich, dass das Problem behoben wäre, da ich als ich mit dem Support telefoniert habe, das Problem nicht abbilden konnte. Und es daraufhin auch funktionierte.

Nun funktioniert es aber wirklich nicht mehr. Wenn man die E-Mail zur Bearbeitung aus der Akte heraus öffnet und sie ändert und dann abspeichern möchte, erscheint dieser Fehler:

Hat noch jemand das Problem?

Für nochmal ein fast einstündiges Telefonat mit dem Support, habe ich eigentlich keine Zeit...

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Hallo @Wiebelle 

Die Fehlermeldung kommt von Microsoft Outlook.

Versuchen Sie mal, die Office Schnittstelle zu reparieren . 

Eventuell hilft auch nur eine De- und Neuinstallation anstatt einer Reparatur. 

Viele Grüße aus Nürnberg


Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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Dann muss ich das unserer IT sagen. Da komme ich leider nicht rein.

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Hallo @Wiebelle ,

können Sie bitte versuchen, ob der Fehler auch dann auftritt, wenn Sie den Entwurf beim ersten Mal direkt über DATEV | Speichern zur Akte oder In Dokumentenmanagement speichern auftritt? Also wenn Sie den Entwurf erstmalig nicht per Drag-and-Drop zur Akte speichern? 

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Wenn ich die E-Mail über "In Dokumentenmanagement speichern" speicher, übernimmt er die Änderungen.

Allerdings kann ich bei der Bearbeitung keine Anlagen beifügen. Diese werden weder auf dem einen noch auf dem anderen Weg gespeichert.

Wenn ich die E-Mail über "Speichern zur Akte" speichere, werden die Änderungen übernommen und auch die Anlage bleibt beigefügt.

Derzeit kann ich allerdings die Fehlermeldung von Outlook nicht mehr abbilden, die heute morgen noch da war. Dementsprechend kann ich den Stand nicht prüfen.