eine neue Kollegen berichtete davon, dass E-Mails in Outlook in Unterordnern verschoben werden können und diese automatisch in DMS archiviert werden. Wichtig wäre nur, dass der Betreff gut verschlagwortet und der Unterordner mit #Mandantennummer# benannt wird.
Kennt sich einer damit aus und weiß wie dies einzustellen ist?
MfG
Gelöst! Gehe zu Lösung.
Hierfür ist m.E. das Produkt DATEV Email-Archvierung notwendig.
das Produkt Datev E-Mail-Archivierung gibt es wohl nicht mehr bzw. ich finde dies leider nicht.
Hallo DATEV-Community,
DATEV fokussiert sich zukünftig mit DATEV DMS auf die Verarbeitung von E-Mails aus Microsoft Outlook. Ab DATEV-Programme 13.0 (Sommer 2019) stehen erste Neuerungen zur bequemeren Ablage von E-Mails zur Mandantenakte in DATEV DMS zur Verfügung.
Für die Archivierung aller ein- und ausgehender E-Mails empfiehlt DATEV die Lösung von MailStore. MailStore ist der führende Anbieter in Deutschland für die rechtssichere Komplettarchivierung. Das Archiv kann bequem über die MailStore-Integration direkt in Outlook oder über eine flexible Webanwendung durchsucht werden.
Wenden Sie sich bzgl. dem Einsatz von MailStore an Ihr Systemhaus oder verwenden Sie die System-Partner-Suche unter https://www.datev.de/portal_static/embeddedcontent/rahmenseiten/systempartnersuche.html
Sonnige Grüße aus Nürnberg
Christian Seidel
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement
Hallo Herr Seidel,
seit längerem sind wir auf der Suche nach einer praktikablen Lösung zur Verschlüsselung der Nachrichten mit unseren Mandanten, derart, dass die gesendeten und empfangenen Nachrichten im Dokumentenmanagement, ähnlich wie bei beA, samt Prüfprotokoll abgelegt werden.
Mich stört derzeit, dass alle Nachrichten beispielsweise von DATEV, die älter als fünf Jahre sind, mit ungültiger Signatur versehen sind. Zum Zeitpunkt des Empfangs war aber die Signatur gültig.
"Für die Archivierung aller ein- und ausgehender E-Mails empfiehlt DATEV die Lösung von MailStore. MailStore ist der führende Anbieter in Deutschland für die rechtssichere Komplettarchivierung."
Hat jemand damit Erfahrung, ob dabei Prüfungen zur Gültigkeit eines Zertifikats archiviert werden?
Grüße
Boris Lemler
Hallo Herr Lemler,
wir benutzen schon seit Jahren MailStore und sind damit sehr zufrieden. Daneben benutzen wir seit einigen Jahren die E-Mail-Verschlüsselung von DATEV, so dass bei uns vom Mandanten verschlüsselte E-Mails entschlüsselt ankommen.
Bevor wird diese Lösung der DATEV im Einsatz haben, haben wir die verschlüsselten E-Mails unverschlüsselt an uns selbst gemailt (von mir an mich) und dann diese Mail in der DMS gespeichert.
Danach fanden wir dann einen Hinweis und haben die E-Mails dann mit folgendem Weg entschlüsselt gespeichert:
Dann liegt die E-Mail unverschlüsselt in Ihrem Postfach und kann von MailStore unverschlüsselt archiviert und auch unverschlüsselt in der DMS gespeichert werden.
Wahrscheinlich ist diese Funktion bei Ihnen grau hinterlegt. Sie müssten dann mit Ihrem Systempartner reden, dass dieser diese Funktion über eine Gruppenrichtlinie in Ihrem Netzwerk freischaltet.
Gruß
Ralf Blum
Hallo Herr Blum,
vielen Dank für Ihre rasche Antwort, allerdings hatte ich diese schon hier gesehen:
Mir geht es aber vor allem auch darum, im Ernstfall die Echtheit einer Nachricht nachweisen zu können und genau das kann ich nicht, wenn ich diese zuvor an mich selbst weiterleite.
Wenn wir noch einen Schritt weitergehen, soll doch auch eine qualifiziert signierte E-Mail sowohl verschickt, als auch empfangen und geprüft abgelegt werden können.
Da meine Frau Rechtsanwältin ist und ich mich auch um die Installation und Lauffähigkeit von DATEV Anwalt pro kümmere, habe ich über Jahre das Drama mit dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach miterlebt. Nun muss ich aber sehen, dass dort eben alle diese Prüfungen beim Erhalt von Nachrichten automatisch erfolgen und die Prüfergebnisse ohne weiteres Zutun abgelegt werden.
Grüße
Boris Lemler
Hallo Herr Lemler,
die Methode von Herrn Blum, die Outlook-E-Mails zu entschlüsseln, ist ja mittlerweile nicht mehr das Weiterleiten an sich selbst sondern eine andere.
Per Registry-Eintrag kann die s/mime-verschlüsselte E-Mail in den Eigenschaften der E-Mail (von Outlook selbst) wieder entschlüsselt werden. Es ist ja eine End-To-End-Verschlüsselung. Der Inhalt der E-mail (inkl. der Anlagen) bleiben im Original erhalten.
Hallo Herr Vogtsburger,
dennoch erhalte ich bei älteren Nachrichten folgenden
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Fehler:
Das für die Signatur verwendete Zertifikat kann vom System nicht überprüft werden, da das Zertifikat des Ausstellers entweder nicht verfügbar oder ungültig ist.
Das Zertifikat, das zum Erstellen dieser Signatur verwendet wurde, ist nicht mehr gültig.
Signiert von datev-rechnung@datev.de unter Verwendung von RSA/SHA1 um 11:17:55 03.03.2015.
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Wie kann ich heute noch prüfen, ob die Nachricht damals echt war?
Gruß
Boris Lemler
Hallo Herr Lemler,
eine kleine Korrektur:
Herr Blum ist noch einen Schritt weiter .... (siehe folgendes Zitat)
"Daneben benutzen wir seit einigen Jahren die E-Mail-Verschlüsselung von DATEV, so dass bei uns vom Mandanten verschlüsselte E-Mails entschlüsselt ankommen."
Er muss jetzt offenbar keine weiteren Schritte unternehmen, um die E-Mails zu entschlüsseln. Das geschieht automatisch.
Mit alten, verschlüsselten E-Mails, die irgendwo gespeichert sind und geöffnet, geprüft, entschlüsselt werden sollen, kann man tatsächlich so seine Probleme haben.
Zu jedem Verschlüsselungsverfahren benötigt man das Pendant der Entschlüsselung und/oder der Prüfung. Z.B. bei verschlüsselten PDFs oder bei ZIP-Dateien das entsprechende Kennwort.
Bei s/mime-verschlüsselten Mails bräuchte man das damals gültige Zertifikat, also z.B. die damals gültige SmartCard zur Entschlüsselung.
Verschlüsselt archivierte E-Mails verursachen irgendwann später Probleme. Daher ist es keine gute Idee, verschlüsselte E-Mails auch verschlüsselt zu speichern, weder in der Dokumentenablage noch im Dateisystem, noch in DMS noch irgendwo sonst.
Hallo Herr Vogtsburger,
da stimme ich Ihnen zu, deshalb suche ich doch auch eine Möglichkeit für die signierten oder verschlüsselten E-Mails, dass sie wie beim Anwaltspostfach automatisch mithilfe meiner Smartcard entschlüsselt und mit allem drum und dran unverschlüsselt bei uns gespeichert werden.
Wenn über das Anwaltspostfach eine Nachricht verschickt wird, landet eine Zip-Datei automatisch im DMS. Darin sind alle Zertifikate, deren Prüfprotokolle, die Nachricht selbst und die Anhänge. Und auch wenn alle Zertifikate abgelaufen sein werden, wird das Prüfprotokoll immer noch vorhanden sein.
Gruß
Boris Lemler