Dokumentenablage Benutzerplatzhalter bei Erstellung der Dokumente durch Sekretariat

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Wir haben im Briefpapier einen Bereich Ansprechpartner, den wir bisher durch Inhaltsteuerelemente ausgefüllt haben. Dazu mussten aber alle Benutzer in allen Vorlagen gepflegt werden.

Ich habe jetzt den Auftrag bekommen, unsere Vorlagen zu aktualisieren. Hauptkritikpunkt war, dass immer wieder Benutzer in bestimmten Vorlagen fehlten. Nun bietet ja DATEV die Platzhalter für den Benutzer an. Prima, wenn der Sachbearbeiter den Brief selbst schreibt. Aber wie gehe ich am komfortabelsten vor, wenn auch das Sekretariat Briefe für die Sachbearbeiter und die drei Chefs schreibt?

[#2 · Accepted solution]

Sie können Platzhalter wählen, bei denen bei der Schriftguterstellung ein Fenster aufploppt, in dem der Bearbeiter frei ausgewählt werden kann. Oder Platzhalter, die den Bearbeiter anhand der Zuständigkeiten in den Stammdaten auswählen. Schauen Sie mal in  Platzhalter "Sachbearbeiter" einfügen​, vielleicht kommen Sie damit schon weiter.

Hoffe, dass die genannten Platzhalter auch nun, nach der Platzhalter-Umstellung, noch aktuell sind.

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Vielen Dank für die schnelle Antwort. Da hatte ich wohl vorher mit den falschen Suchwörtern nach einer Lösung gesucht.

Gibt es zusätzlich so eine Lösung auch für die Chefs, die den Brief unterschreiben werden? Wir haben drei Chefs, für die wir bisher auch über die Inhaltssteuerelemente den oder die Richtige ausgesucht haben?

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Wir haben für solche Konstellationen eigene Makros, die dann als Autonew-Elemente in der Schriftguterstellung über Add-Ins aufgerufen werden können.

Beispiel: Mitarbeiter A schreibt Brief, für Chef B, der den Brief auch unterschreiben soll. Die Stammdaten sind aber für Mitarbeiter A mit dessen Informationen (Sachbearbeiter etc.) hinterlegt. Abändern via Vorlage/ Makro behebt das dann.

Klassischer Fall: Sekretariat. Her werden ja bekanntlich von einer Person Briefe/Diktate für diverse andere Personen geschrieben.

Ca. 300 Vorlagen für entsprechende standardisierte Briefe (alle Kategorien) und entsprechende Makros in den Vorlagen. Das seit 25 Jahren, entsprechend angepasst.

Meinen Sie sowas?

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Sehr geehrter Herr Hofmeister,

die Lösung von 0815 gefällt mir schon sehr gut, dass am Anfang das Fenster für den Ansprechpartner aufpoppt.

Jetzt suche ich nur noch eine Lösung, den möglichst einfach einzzusteuern, der den Brief unterschreibt. Das kann bei uns ein Mitarbeiter sein oder ein Chef, der aber dann oft nicht der ist, der unter Ansprechpartner aufgeführt ist.

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Alternativ zu Herrn Hofmeisters Lösung funktioniert es, wenn Sie die Zuständigkeiten-Platzhalter nehmen, und als Bedingung die Zuständigkeit Mandatsverantwortung wählen:

Die Bildschirmfotos sind schon was älter, kann sein, dass die Platzhalter nun anders heißen und/oder unter einem anderen Ordner zu finden sind.

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Eben.

Das ist ja der Kniff: das regeln dann entsprechend Vorlagen mit entsprechenden Makros. Per Tastenkürze aufrufbar...

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Hallo Herr Hofmeister, 

wir haben ein ähnliches Problem, das ich auch nicht über Platzhalter für Mandatsverantwortliche/n lösen kann. Zumindest ist es mir nicht flexibel genug. 

Wollen Sie vielleicht noch zwei, drei Worte zu Ihrer Makro-Lösung sagen? Ich kann mir nicht so ganz vorstellen, wie das funktionieren kann.

Vielen Dank!