DSGV-konformes Löschen von Mandantendaten in der Kanzlei

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Hallo Community, 

welche Lösungen könnt ihr mir zum Thema:

"Ermitteln und Löschen von zu löschenden Mandantendaten"

bieten????  🤔

Das Problem:

Mein Kanzlei-Datenbestand ist alt und somit befinden sich im Datev-Arbeitsplatz und vor allem in den Steuerprogrammen (aus der Zeit vor Datev-Pro) noch etliche Kartei-Leichen. 

Einerseits gilt es Altjahre bestehender Mandanten zu löschen und andererseits die Daten von ausgeschiedenen zu eliminieren. 

Zur DSGVO-konformen Beseitigung dieser Altlasten suche ich nach einer Filtermöglichkeit / einem Programm, welches mir alle Mandanten anzeigt, die länger als Zeitraum x nicht mehr angesprochen wurden bzw. wegen Ablauf von 15 Jahren zu löschen sind (10 Jahre + Kulanzzeitraum für Steuerbescheid bei noch bestehenden Mandanten). 

Die Filterung muss aber sowohl die Datev-Pro-Welt, als auch die Steuerprogramme durchleuchten.

Das non-plus-Ultra wäre eine Auswertung der löschungsrelevanten Mandanten mit einer Verknüpfung der zu löschenden Programme und der Möglichkeit auch die Programme gleich zu löschen. Eine Protokollierung der gelöschten Daten (Name, gelöschtes Programm und gelöschter Zeitraum) wäre auch super.  

Wie handhabt ihr das turnusgemäße Löschen in euren Kanzleien???

Welche Software / Programme nutzt ihr hierzu???

Ich bin gespannt.

Liebe Grüße 

Marlene Wetzel

[#2]

Hier ist es schier unmöglich die Dokumentenablage ohne Sichtung der Einzeldokumente zu bereinigen.

Problem: In sämtlichen Registern sind doch irgendwo noch aktuelle Verträge, Identifikationen, usw. versteckt. 
Somit ist selbst im FiBu- Ordner ein mandantenübergreifendes Entsorgen aller Belege > 10 Jahre nicht möglich. 

Zu den Inaktiven Mandanten...

1. Schritt: IM RZ löschen, da das Geld spart.
2. Schritt. Mandant im System löschen.

Durch die diversen Abhängigkeiten (Rechnungsschreibung, verknüpfte Belege, Zeitprotokoll, Adressaten, usw.) ist das ein sehr aufwendiges Projekt, welches der Chef, also die Person, die weiß, wer weg kann, nicht so nebenbei anklicken kann.

Was geht: (Pro Mandant)
Die Daten aus den einzelnen Anwendungen zu Fuß löschen und damit die Leistungen entsorgen.
Problem hierbei: Viel Arbeit und Null Mehrwert für die Kanzlei. -> Man schiebt diese Aktionen in ruhige Zeiten, die es wohl nie geben wird.

[#3]

Leider bietet die DATEV hier meines Wissens keine übergreifende Lösung.

Auch hier gilt vermutlich: Hoffen auf EO-next in 2027-2031.

Für Änderungen seit 2018 haben wir interne Checklisten zu Mandatsbeendigungen

=> Umspeichern der Bestände in Archivdatenpfade (soweit möglich - je Programm manuell 😞 )

=> Begrenzung der Zugriffsrechte auf diese Archivdatenpfade auf die notwendigen Mitarbeiter

=> Führen und Prüfung einer Löschliste mit Erfassung der Löschfrist  - Ablauf der (verlängerten) steuerlichen Festsetzungsverjährung.

Bei aktiven Mandanten empfehle ich, die Zustimmung einzuholen, die Daten, solange das Mandatsverhältnis besteht auch länger speichern zu dürfen. Das vereinfacht dieses Thema ungemein, da dann zumindest Bestandsmandate nicht geprüft werden müssen.

Für Altbestände empfehle ich Excel-Listen 😞

1. Export der Gesamtlisten aus DAP (zwecks Kennzeichen Inaktiv/Aktiv)

2. Export der Mandantenlisten aus den einen Bestandsdiensten bzw. Mandantenmanager der einzelnen Programme

3. Export der Mandantenliste aus Mandantenverwaltung RZ

4. Zusammenführung dieser Listen über Funktion Sverweis und ähnlichem, um

    a) Bestände ohne Verknüpfung mit Mandanten im DAP aufzudecken

    b) Bestände inaktiver Mandanten zu zeigen

5. Prüfung der Ergebnisse und dann entweder unverzügliches Löschung der Daten oder Aufnahme in Löschlisten, wenn noch berechtigtes Interesse oder andere Gründe für die Datenhaltung bestehen

6. manuelle Überprüfung der Adressatenliste im DAP, ob

    a) Adressaten ohne Verknüpfung bestehen 

    b) Adressaten mit zu löschenden Mandanten bestehen

Benutzerfreundlichkeit ist was anderes.

Aber immerhin (!) gibt es Möglichkeiten, alle gespeicherten Daten zu finden und zu filtern.

Mit den Online-Tools "Unternehmen online" und "Meine Steuern" wird das Thema zumindest etwas einfacher.  Zumindest wenn die Daten gemäß Trennungsgebot unter der Unterberaternummer des Mandanten und bei Vereinbarung des Mandantendirektgeschäfts erfasst werden. Diese Daten liegen dann meines Erachtens in der Hoheit des Mandanten. 

[#4]

Danke für die Rückmeldungen, aber akzeptabel sind alle diese "selbstgebauten Löschungen" nicht.

Ich werde das Thema bei Datev-Ideas posten und auf eine Datev-Löschung hoffen. 

[#5]

Auch wenn es keine 1-Klick-Lösung ist und DATEV das Problem kennt; uns aber so schnell keine Lösung anbieten kann, weil die Systeme zu unterschiedlich sind: Mandanten programmübergreifend löschen