DMS neu - Heutige Post anzeigen

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Guten Morgen,

ich möchte im DMS folgende Funktion realisieren: Einen Filter der mir zeigt, welche Post heute (bzw. gestern oder einem zu definierende Zeitpunkt, egal) eingegangen ist.

Unter Posteingang zeigt DMS natürlich nur die Dokumente, zu denen ein Posteingang für Post, Fristen und Bescheide angelegt wurde. Es geht mir aber auch um die nicht fristbehaftete Post.

Mit dem Filter der neu angelegten Dokumente der letzen sieben Tage sehe ich aber eben nicht nur die eingegangenen Briefe sonder ALLE abgelegten Dokumente in dem Zeitraum. Auch nicht was ich suche.

Wie habt Ihr denn das gelöst? Auch den Doks der letzten 7 Tage mit einem Zusatzkriterium Mitarbeiter und dann die Kolleginnen aus dem Sekretariat hilft auch nur bedingt, dort wird ja auch mehr als nur Post abgelegt.

Habe schon an einen Kniggeeintrag gedacht aber das gefällt mir auch nicht so richtig...

[#2]

Moin,

seit der Umstellung auf das neue DMS erfassen wir für ALLE Posteingänge den Posteingang über PFB. Insoweit sieht man für diese Dokumente den Posteingang entsprechend auch im DMS. Nicht mehr direkt im DMS zu sehen sind jedoch die Posteingangs- oder ausgangsarten. Einen Filter bzw. eine Suche "zeige alle eingegangenen Telefaxe" kann ich also z.B. nicht mehr setzen.

Im DMS classic hatten wir auch nur die fristbehafteten Dokumente (wie von DATEV bei Einrichtung früher mal empfohlen) in PFB erfasst. Das Problem sind jetzt die übernommenen alten Dokumente. Bei denen sehe ich zwar noch das Posteingangs- bzw. Postausgangsdatum. Die Posteingangs- oder Postausgangsarten fehlen aber nach der Übernahme. Nicht gerade sehr glücklich gelöst.

Viele Grüße

Uwe Lutz

[#3]

Moin,

wir machen es einfach - alles was in der Kanzlei eingeht wird auch als Posteingang erfasst. Im Zweifel eben nur "die leere Seite" wenn Buchhaltung o.ä. ohne gesondertes Anschreiben eingegangen ist.

Hat den Vorteil dies über den Posteingang zu sehen, als auch ggf. festzustellen ob ein Mitarbeiter evtl. übersehen hat (habe gehört dies passiert 😉 ) ein Frist zu erfassen.

Insofern auch unabdingbar, wenn die Mitarbeitenden oder Kanzleileitung im Hofe Office ist.

Zusatzaufwand "gering", Nutzen "groß" 🙂

VG

db 

[#4]

Wir setzen jetzt auch den Haken bei "Posteingang anlegen". Ich war der Meinung, damit würde automatisch eine Fristeintragung in PFB stattfinden, die ist ja aber darunter separat. Dann sollte es jetzt klappen 🙂

Danke 🙂

[#5]

Hallo,

wir erfassen alle nicht fristbehafteten Dokumente (Faxe, Briefe usw.) die in Papierform eingehen zentral in der Verwaltung (OHNE PFB-Eintrag).

Fristen natürlich auch.

Ausnahmen wären jetzt ganze Pendelordner oder z.B. Belegsammlungen für Steuererklärungen.

Die Original-Dokumente werden dort gesammelt und nicht an die Mitarbeiter weitergeleitet.

Dazu wird das Dokument gescannt und im DMS unter einem eigenen Status "Posteingang gescannt" auf den Namen des Mitarbeiter eingetragen. Die Ablage erfolgt unter einem eigenen Knigge-Eintrag in der Art "! Unklar zu prüfen". 

Der Filter "Zur Erledigung" wird bei allen Mitarbeitern immer im DATEV Arbeitsplatz mit geöffnet und zeigt damit solche Posteingänge an. Die normalen Fristen (z.B. auch Schreiben vom Finanzamt: bitte innerhalb von X Tagen einreichen...) natürlich auch. Der Mitarbeiter ist dafür verantwortlich, das richtig zu verschlagworten (also Knigge ändern) und setzt danach den Status auf erledigt.

Wir nutzen also eine Kombi aus extra Status und extra Knigge-Eintrag. 

Damit haben wir es geschafft, den Posteingang - der bisher im ganzen Haus verteilt wurde - komplett im DMS darzustellen.

Mit freundlichen Grüßen
Marco Hüwe