DATEV DMS Dokumentenspeicherung

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Ich habe Datev DMS Classic im Einsatz, nun meine Frage: Was passiert mit all den Dokumenten die im DMS gespeichert sind und ich irgendwann, wenn mein Betrieb nicht mehr existiert, kein Mitglied der DATEV mehr bin?

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Wenn Sie irgendwann mal kein DATEV-Mitglied mehr sind, haben Sie auch keine Möglichkeit mehr, Software zu nutzen ohne Lizenz.

Von daher kann man die Frage ja auf alle DATEV-Programme ausdehnen.

Vielleicht sollten Sie den Hintergrund Ihrer Frage ein wenig ausdehnen bzw. konkretisieren. So kann man nur erahnen, was Sie fragen wollen.....

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Noch mal zur Konkretisierung, ich habe einen Gewerbebetrieb den ich aus Altersgründen auslaufen lasse, nun habe ich alle Dokumente wie Verträge, Personalakten,Abrechnungen etc. im DMS gespeichert, ebenfalls unwichtige Dinge wie Mitteilungen, Dokumentenvorlagen usw. Wichtige Abrechnungen und Verträge muss ich ja wegen der gesetzlichen  Aufbewahrungsfrist aufheben. Wie komme ich da wieder ran wenn ich keine Programme mehr nutze bzw. ich keine Lizenzen zur Abrechnung mehr benötige. Viele Dokumente werden ja nach der Archivierung vernichtet.

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Hallo,

meinen Sie dies Dok.-Nr.: 1014631?

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Haben Sie einen steuerlichen Berater, der ebenfalls ein DMS nutzt? Dann könnten Sie dem ja Ihre Bestände überlassen (ich vermute mal, dass der Datenbestand im "normalen" Rahmen ist.

Da Sie ja anscheinend "ersetzend scannen", werden Sie auch schon entsprechende Dokumentionen etc. haben.

Aber interessant ist Ihre Frage schon. Zweifelsohne!

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Vielleicht sollten Sie den Hintergrund Ihrer Frage ein wenig ausdehnen bzw. konkretisieren. So kann man nur erahnen, was Sie fragen wollen.....

Im Grunde sucht Frau Zoch einen simplen Viewer, wie es ihn für Rewe und Lohn bei den Archiv DVDs auch gibt. Ihre ganzen DMS Dokumente stecken in einer Datenbank an die sie nicht mehr ran kommt, nach Ablauf der Lizenzen. Darum geht es. Vielleicht gibt es von Seiten der DATEV eine Art Massen-Export für solche Fälle?

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Moin,

ja, es gibt einen Massenexport im DMS. Damit kann man sich alle Dokumente ins Dateisystem schaufeln lassen.

Gruß aus Hamburg

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Genau das ist das Problem, sind die Dokumente als PDF oder TIFF lesbar?

Ich kann die Dokumente ja exportieren, dass ist korrekt und es funktioniert ja auch , so sende ich die Dinge ja auch ins Steuerbüro, per Stick., aber wie lese ich diese wenn ich keine DATEV Programm mehr im Einsatz habe. Früher habe ich alles in ELO Office abgelegt, da gibt es einen Viewer der mir Software unabhängig das gesamte Archiv lesbar macht.

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Die Dokumente kommen in dem Format raus, in dem Sie sie ins DMS archiviert haben und liegen dann im Dateisystem.

Also, Sie lesen sie dann im Adobe Reader, in MS-Word, .... Dazu ist keine DATEV-Software erforderlich.

Gruß aus Hamburg

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Die Frage war aber eher ob es eine Read Only Lizenz gibt mit der für den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist das DMS Archiv les- und durchsuchbar ist.

Es ist in meinen Augen keine Lösung die Dateien in das Dateisystem zu werfen und dann zu sagen "such mal schön". Die Verschlagwortung und Verknüpfung gehört schon irgendwie dazu.

Im Umkehrschluss muss man als Berater ab dem Jahr 10 vor Rente mit DMS aufhören um die Daten später noch auffinden zu können. Kein erfreulicher Gedanke nach Eintritt in den Ruhestand noch die nicht unerheblichen DMS Lizenzkosten zu tragen.

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Eben. Betriebsaufgabe kann ja nicht bedeuten, dass man trotzdem noch DMS-Lizenzkosten für den Fall der Fälle haben muss. Auch wenn das logisch klingt (das man immer nochmal für den Fall der Fälle gewappnet sein muss).

Zumal man ja auch ersetzend scannt. Und nun einen Export machen muss/soll/kann, der den ganzen "Kram" dann wieder unstrukturiert irgendwo speichert.....

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Zumal man ja auch ersetzend scannt. Und nun einen Export machen muss/soll/kann, der den ganzen "Kram" dann wieder unstrukturiert irgendwo speichert.....

Wäre das denn Gesetzeskonform? Ich bin immer davon ausgegangen, dass die (Original-) Datei den Beleg dann ersetzt. Nach einem Export aus dem DMS, ist es doch nicht mehr die Originaldatei, oder?

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Da gibt es bestimmt auch andere Meinungen zu.

Aber: der Fall wird ja nicht der erste/letzte sein. Natürlich gab es diese Fragestellung früher nicht.

Aus diesem Grund sollte es ja seitens DATEV eine Lösung geben.  Wege, sowas zu "konservieren" gäbe es ja viele. Aber das sollte dann schon "hieb- und stichfest" sein. Und nicht irgenwas halbgares.

Wäre ja mal ein Geschäftsmodell für DATEV. Nach der Satzungsänderung geht doch da bestimmt was. "Ex-Post-DMS-Hosting"/Geschäftsübertragungsbörse oder so.....

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Wäre ja mal ein Geschäftsmodell für DATEV. Nach der Satzungsänderung geht doch da bestimmt was. "Ex-Post-DMS-Hosting"/Geschäftsübertragungsbörse oder so.....

Die Öffnung an die Allgemeinheit soll ja "nur" den Weg zur Steuerbürgerplattform ebenen. Sonst gäbe es ja einige Geschäftsmodelle, die da wären z. Bsp. Buchen von laufenden Geschäftsvorfällen. Oder auch eher ein logisches, wie Postfachmiete durch Arbeitnehmer, damit sie ihre Gehaltsabrechnungen auch nach Austritt archiviert behalten.

Zukünftig wird es dann halt Steuerberater geben, die ihren Ruhestands-Kollegen o.ä. diese Sorgen abnehmen.

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Postfachmiete na klar. Bin mal gespannt, was die DATEV in 2-3 Jahren dazu anbietet. Dann enden nämlich die ersten 10 Jahre der Nutzung von ANO.

Man (DATEV) will ja wohl keinem AN sagen müssen, das die Daten dann da rausfliegen (weil älter als 10 Jahre).

Zumindest habe ich schon mal darauf hingewiesen....

Natürlich darf sowas kosten.

Wenn es im Rahmen bleibt.

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Du sagst es. Auch bei zwei Arbeitgebern oder Wechsel des Arbeitgebers interessant. Oder als kleines Schmackerl für ESt-AN-Mandate. Führt aber leider hier zu weit.

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Schauen Sie einmal, ob folgendes bei Ihnen funktioniert, und wenn ja, Ihren Vorstellungen entspricht:

Sie können Ihre Belege und Dokumente über den DMS-Client (Rich Client) exportieren. Wählen Sie dazu im Client DMS Export. Der Vorgang kann, je nachdem, wie viele und wie groß die Belege/Dokumente sind, einige Zeit dauern. Brechen Sie den Vorgang nicht ab; lassen Sie den Rechner machen.

Kopieren Sie sich dann die Datei DMS Export Viewer.exe aus dem Verzeichnis LW:\DATEV\Programm\DATEVDMS\DMSExport. Mit dem DMS Export Viewer können Sie dann, wie aus DMS gewohnt, die Ordnerstrukturen sehen, suchen usw.

Der DMS Export Viewer ist ohne DATEV-Plattform-Installation auf allen Medien (z. B. Notebooks, USB-Sticks) lauffähig.

Ob die Exe-Datei auch noch in 10 Jahren auf Ihrem Betriebssystem funktioniert, kann ich Ihnen natürlich nicht garantieren, und die Datev vermutlich auch nicht ... Ggf. bietet es sich daher an, zusätzlich als Backup alle Belege und Dokumente als PDF zu exportieren; so haben Sie dann zumindest die Bezeichnungen im Dateinamen, anstelle kryptischer Index-Zahlen (ist aber nur mein persönlicher Gedankengang).

Die genaue Anleitung finden Sie in Info-Datenbank, Dok.-Nr. 0904072​.

Schauen Sie einmal, ob das so funktioniert; da im LEXinform-Dokument als Einschränkung steht:

In der vorliegenden Version ist der Export für Steuerberater- und Rechtsanwaltskanzleien nutzbar.

Die Erweiterung für Unternehmen wird in einer Folgeversion erfolgen.