Checkliste Neumandat

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Hallo, wir wollten unserer Sekretärin eine Vorlage bzw. eine Checkliste in die Hand geben wie sie vorzugehen hat bei der Neuaufnahme eines Mandanten. Hier sollten die Prozesse der Einrichtung in der Kanzlei in den Programmen sowie die Gestaltung des Mandatsverhältnisses abgebildet werden (Steuerberatervertrag,Vorschussvereinbarungen, Buchhaltung,Lohnbuchführung...etc. ) 

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Technische Aspekte dann ausgenommen? Oder macht die parallel wer anders? Wir hatten in ProCheck schon einmal versucht solch einen Prozess abzubilden, der aber auf der technischen Seite - je nach Fall - gar nicht mal ohne ist. Je nachdem, ob ein Neumandat bei Anfang 0 (wer macht die FiBu, Selbstbucher, kommt Smart IT in Frage, nur DUO, wie kann man dann optimal Belege scannen, ...) ist oder eine Übernahme von einem anderen Steuerberater; man somit schauen muss, ob DATEV vorhanden, wenn ja, welche mandantengenutzte Beraternummer, ist das mitgliedsgebundene Mandatengeschäft aktiv, wo liegen welche Daten, was kann ich wie mittels apps.datev.de/lao abbilden, nach dem Übertrag die Rechte in der RVo anpassen, ggf. schon einmal nach Schnittstellen und Optimierungen schauen, wie es in Zukunft besser geht, und, und, und ... 

Nur so als Input 😇.

[#3]

Gute Idee, 

aber in der Praxis kaum umsetzbar, da jedes Mandat halt anders ist und da braucht die Sekretärin da schon sehr viel Datev und Steuerkenntnis. 

Da  Sie ja einmal die technische Seite siehe @metalposaunist haben, 

aber auch die Themen Stb-Vertrag, wie wird abgerechnet, Vorausgefüllte Steuererkärung, Steuerkonto online, ggf. Empfangsvollmacht Zustimmung zu Steuerbescheide online , FReizeichnung online oder nicht , Meine Steuern oder nicht.  Rechte für den Mandanten in der RVO . 

Ist es möglich, zu meinen Lizenzen (8) noch 4 dazu zu buchen. Ich fürchte Nein, weil als Lizenmodell danach kommen 16. Ich kam nur auf die Idee weil es ja auch 4 Lizenzen gibt.

Sollte es hier eine Möglichkeit geben, bin ich sofort dabei. In aller Regel reichen mir die 8 Lizenzen aber hin und wieder Berufsschulferien (beide Azubis) und Aushilfen sind am gleichen Tag im Büro dann brauche ich dem Grunde nach 10 oder 11 Lizenzen.

Danke für die Auskunft schon mal vorab

Ich hatte das schon mehrfach in meiner Kanzlei versucht und bin immer wieder gescheitert. Wäre es so einfach hätte die DAtev mit Sicherheit schon lange ein Tool in Form einer Checkliste- hier wäre wohl Procheck das Produkt der Wahl. Aber die Tools Neuanlage eines Mandanten in der Toolbox sind hier auch nicht zielführend. 

Daher schwierige Umsetzung. - Leider

[#4]

Klappt bei uns tatsächlich recht gut.

Wir differenzieren aber zwischen "Verwaltung" und "technischer Administration". Wobei ich aktuell auch die Verwaltungskräfte punktuell in die technische Administration einführe.

Aufnahmeprozess ist tatsächlich über ProCheck abgebildet mit allen gängigen Fragestellungen (Neugründung/ Übernahme; bestehende Daten ja/nein; Auftragsumfang.... ), entsprechenden Verknüpfungen in die Vorlagenverwaltung, ggf. Dokumenten im DMS, ToDos an Sachbearbeiter,  Terminierung/Auftragsüberwachung usw.

Praktizieren wir jetzt seit über einem Jahr auf diese Weise - natürlich in der Anfangsphase hier und da sehr holprig, hinten heraus aber ein voller Erfolg. 

Man muss dazu sagen, dass die Themen "Stammdaten" und "Aufträge" (EOcomfort) bei uns ebenfalls 100% zentralisiert durch die Verwaltung erfolgen. Meiner Meinung nach handelt es sich hierbei um "Spezialwissen" - und da (gute) Sachbearbeiter rares Gut sind, sollten diese sich zu 100% auf ihre Steuerprogramme stürzen und den Rest den anderen Profis überlassen :-).

Just my two cents.

LG

[#5]

... und bei diesem 'Haflinger Zehn- oder Sechzehn-Spänner' hält der Kanzlei-Inhaber alle Zügel in der Hand ?

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Da musste ich tatsächlich erstmal google befragen - einfach nicht mein Stecken"pferd".

Aus welchem Grund sollte "der" Kanzleiinhaber "alle" Zügel in der Hand halten? Sehe ich keine Notwendigkeit für.

Zur Einordnung bei uns:

wir sind ein "relativ" großes Team, bestehend aus mehreren Geschäftsführern, angestellten Steuerberatern, etlichen Sachbearbeitern, ergänzt durch ein größeres Verwaltungsteam. Die ganze Truppe ist dann wiederum in kleinere Teams aufgeteilt - jedes Team mit einem mandatsverantwortlichen Steuerberater über dessen Kopf die Prozesse (hier: Mandatsaufnahme) initiiert werden.

Klappt wunderbar!

[#7]

... ja, bei solch großen 'Strukturen' kann man sich nicht auf das selbstorganisierende Chaos verlassen 😄

[#8]

Sorry für den Blödsinn mit den Lizenzen. 

Das hatte ich wohl noch irgendwie im Zwischenspeicher und ausversehen hier hineinkopiert. 

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@bodensee  schrieb:

Gute Idee, 

aber in der Praxis kaum umsetzbar, da jedes Mandat halt anders ist und da braucht die Sekretärin da schon sehr viel Datev und Steuerkenntnis. 

Da  Sie ja einmal die technische Seite siehe @metalposaunist haben, 

aber auch die Themen Stb-Vertrag, wie wird abgerechnet, Vorausgefüllte Steuererkärung, Steuerkonto online, ggf. Empfangsvollmacht Zustimmung zu Steuerbescheide online , FReizeichnung online oder nicht , Meine Steuern oder nicht.  Rechte für den Mandanten in der RVO . 

Ist es möglich, zu meinen Lizenzen (8) noch 4 dazu zu buchen. Ich fürchte Nein, weil als Lizenmodell danach kommen 16. Ich kam nur auf die Idee weil es ja auch 4 Lizenzen gibt.

Sollte es hier eine Möglichkeit geben, bin ich sofort dabei. In aller Regel reichen mir die 8 Lizenzen aber hin und wieder Berufsschulferien (beide Azubis) und Aushilfen sind am gleichen Tag im Büro dann brauche ich dem Grunde nach 10 oder 11 Lizenzen.

Danke für die Auskunft schon mal vorab

Ich hatte das schon mehrfach in meiner Kanzlei versucht und bin immer wieder gescheitert. Wäre es so einfach hätte die DAtev mit Sicherheit schon lange ein Tool in Form einer Checkliste- hier wäre wohl Procheck das Produkt der Wahl. Aber die Tools Neuanlage eines Mandanten in der Toolbox sind hier auch nicht zielführend. 

Daher schwierige Umsetzung. - Leider

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