Bescheid per E-Mail an Mandant

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Wir möchten Bescheide vermehrt per E-Mail an die Mandanten verschicken. Die Idee wäre den Bescheid (als Anhang) mit E-Mail Vorlage zu erstellen. Die Mail samt Anhang in der Dms zu speichern und mit dem Status zur Prüfung zu versehen. Der Partner öffnet die Mail prüft nochmal die Mail mit Bescheid und setzt diese dann zu Postausgang.

problematisch ist hier, dass beim öffnen die Mail noch in den Entwürfen des erstellenden Kollegen hängt. Ein/ausschenken des Dokuments hilft nicht. Outlook muss geschlossen werden, damit der prüfende die Mail öffnen kann.

wie handhaben das andere Kanzleien? Ist der Prozess ähnlich? Oder werden richtige Anschreiben erstellt und im Anhang mit versendet? Ohne Unterschrift? 

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Bescheidprüfung über Post, Fristen u. Bescheide. Anschreiben aus dem gleichen System per Knopfdruck. So liegt erstmal alles im DMS, Bescheid u. Anschreiben sind verknüpft. Aus dem DMS heraus versendet man dann die Email. Unterschriften sind in den Anschreiben als Bild eingebettet. Direkt danach erstellt der Sachbearbeiter die Rechnung.

[#3 · Accepted solution]

Hallo, danke für die Erklärung, das habe ich übernommen. Der Prozess ist bei uns so, dass das Schreiben mit dem Bescheid noch geprüft werden soll. Wir ändern also den Status des Bescheids.

über einen Filter werden die zur Prüfung gesendete Bescheide gefiltert. nach erfolgter Prüfung ändert sich der Status wieder, dieses Mal auf Postausgang. man kann die Verknüpfung der Dokumente in den Übersichten Nicht sehen.  Man muss immer den Absprung in pfb machen. Geht das auch anders? 

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@theo 
Wenn ich die Frist eines Bescheides öffne, die Bescheidprüfung durchführe und anschließend auf "E-Mail erstellen" klicke, wird die E-Mail ohne Anhang erstellt.

Muss man hier anders vorgehen?

Auch: Wir arbeiten zwar nicht so, aber wenn ich den Entwurf im DMS speichere, muss ich ebenfalls mein Outlook schließen, damit ich wieder auf den Entwurf zugreifen kann.

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So möchte ich vorgehen, aber das schließen von Outlook nach jeder erstellten E-Mail finde ich unschön.

ich weiß noch nicht wie ich analog die Prüfung der Anschreiben vornehmen lasse, wenn wir Postversand haben. 
Anschreiben erstellen, in pfb verknüpfen. Gebe ich das Schreiben zur Prüfung sieht man aber die verknüpften Bescheide dazu nicht. Anschreiben inkl aller Bescheide zur Prüfung zu geben wäre eine sehr unübersichtliche Lösung, VGM pro Vorgang finde ich auch unschön. Die Verknüpfung ist ja schon gegeben, das muss man im Arbeitsplatz doch irgendwie sehen können. Haben Sie dazu eine Idee? 

[#6 · Accepted solution]

Ich stehe in der dms auf dem Dokument und gehe über Rechtsklick -per E-Mail senden, nehme also das Dokument direkt mit und wähle dann erst die Vorlage aus.

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Wir versehen die eingegangenen Bescheide mit einem Postausgang, daraufhin erhält der Mandant eine Benachrichtigung und kann sich den Bescheid direkt bei uns aus dem DMS herunterladen. Auf ein Anschreiben verzichten wir inzwischen. So haben wir eine optimal in DATEV dokumentierte und klick-optimierte Übermittlung der Bescheide an die Mandanten, mit vier Klicks bei einem Zeitaufwand von 10 Sekunden. 

Im E-Mail Workflow ist in dieser Zeit noch nicht einmal die Vorlage aufgegangen... 

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Wie hat der Mandant denn Zugriff auf das DMS? Oder geht das über meine Steuern?