Bereinigung Personendaten und Benutzer

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Hallo zusammen,

wir wurden von der DATEV angeschrieben, die Personendaten zu überprüfen ("Jetzt vorbereiten: Ihre nächsten Schritte in die DATEV-Cloud - Personendaten bereinigen"). Das habe ich zum Anlass genommen Mal grundsätzlich aufzuräumen.

Mandantenstandorte sind klar. Bei ehemaligen Kanzlei-Mitarbeiter:innen habe ich aber immer etwas Sorge.

Laut diesem Thread kann ich die ehem. Mitarbeiter:innen in der Personenverwaltung löschen, wenn sie denn keine Medien haben und nicht mit dem RZ-Benutzer verknüpft sind. Der Thread ist schon recht alt, ich hoffe die Aussagen haben noch ihre Gültigkeit.

Was ich in diesem Zuge allerdings nicht herausfinden konnte: 

Wenn ich in der Benutzerverwaltung den entsprechenden Mitarbeiter mit dem RZ-Benutzer endknüpfe und lösche, hat das auf irgendetwas Auswirkungen? Dokumente? Zeiten?

Wir haben im März auf EO Comfort umgestellt, bis auf eine Mitarbeiterin hat keiner der ausgeschiedenen Personen ansonsten mit EO Comfort gearbeitet. Die Zeiten aus EO Classic liegen auf einem anderen EO Classic Datenpfad (kann man wechseln), so dass diese noch eingesehen werden können. Übertragen wurden die Zeiten nicht (ging glaube ich nicht).

Ergo gibt es nur bei einer Kollegin Zeiten und zugeordnete Aufträge, sehr wohl bei allen aber natürlich abgelegte Dokumente in DMS. Da ich in DMS-Dokumente von einer Mitarbeiterin gefunden habe, die hier nicht mehr arbeitet und auch keinen inaktiven Benutzer mehr hat, hat das Löschen des Benutzers vermutlich keine Auswirkung?

Oder reicht hier einfach das Endknüpfen des Benutzers?

Vllt. noch wichtig: Wir haben Partner ASP, die legen die Benutzerkonten inkl. DATEV User an. Die werden aber im Rahmen der Löschung scheinbar nur aus dem ASP-System entfernt und nicht innerhalb der DATEV.

Vielen Dank und liebe Grüße

Verena

[#2]

Hallo @VerenaWied ,

schön zu sehen, dass sich auch andere über das Thema Gedanken machen.

Wir haben das gleiche "Problem" und haben dazu einen Servicekontakt erstellt. Sobald wir darauf eine Antwort erhalten haben, teile ich diese natürlich gerne hier.

Uns wurde zuletzt ebenfalls mitgeteilt, dass man die Mitarbeiter in der Benutzerverwaltung nicht einfach so löschen sollte, gerade wenn diesen im Hintergrund Kosten, Dokumente, Fristen, etc. zugeordnet sind. Wir hatten dazu die Idee eine Person "Ausgetretene Mitarbeiter" anzulegen und in der Benutzerverwaltung alle ausgetretenen Mitarbeiter diesem DATEV-Benutzer zuzuordnen, damit wir die Personendaten dann löschen können.

Wir sind aber auch nur darauf aufmerksam geworden, weil es bei uns Fehler bei der Einrichtung von ASR/ASB gab und wir von der DATEV Servicekontakte an Ausgetretene Mitarbeiter erhalten haben. Das ist wiederum passiert weil diese noch bei den Personendaten zu unserem Standort hinterlegt sind. Alles also sehr spannend.

Nun aber erstmal ein schönes Wochenende. 🙂

[#3]

Hallo Verena,

helfen kann ich leider auch nicht, aber die Antwort würde mich auch interessieren. 

Da wäre so ein Checkliste von DATEV cool. 😊

LG

Yvonne

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@ErgonomischerBürostuhl  schrieb:

Hallo @VerenaWied ,

schön zu sehen, dass sich auch andere über das Thema Gedanken machen.

Wir haben das gleiche "Problem" und haben dazu einen Servicekontakt erstellt. Sobald wir darauf eine Antwort erhalten haben, teile ich diese natürlich gerne hier.

Uns wurde zuletzt ebenfalls mitgeteilt, dass man die Mitarbeiter in der Benutzerverwaltung nicht einfach so löschen sollte, gerade wenn diesen im Hintergrund Kosten, Dokumente, Fristen, etc. zugeordnet sind. Wir hatten dazu die Idee eine Person "Ausgetretene Mitarbeiter" anzulegen und in der Benutzerverwaltung alle ausgetretenen Mitarbeiter diesem DATEV-Benutzer zuzuordnen, damit wir die Personendaten dann löschen können.

Wir sind aber auch nur darauf aufmerksam geworden, weil es bei uns Fehler bei der Einrichtung von ASR/ASB gab und wir von der DATEV Servicekontakte an Ausgetretene Mitarbeiter erhalten haben. Das ist wiederum passiert weil diese noch bei den Personendaten zu unserem Standort hinterlegt sind. Alles also sehr spannend.

Nun aber erstmal ein schönes Wochenende. 🙂

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Danke für die Rückmeldung.

Ich tu mich sowieso schwer mit dem Thema löschen. Deswegen habe ich mich auch eher mit dem Endknüpfen angefreundet :D.

Wäre super, wenn du das Ergebnis des SK teilst. Vllt. hilft es uns anderen ja auch 😊.

Ich kümmere mich erst Mal um die Mandanten. 

[#5 · Accepted solution]

Hellooo zusammen,

ich habe gerade einen Anruf von einem DATEV Mitarbeiter bekommen, um das Thema kurz zu besprechen.

Ich wurde nun aufgeklärt, dass die Benutzer in der Benutzerverwaltung keinen direkten Zusammenhang mit den Angelegten Mitarbeitern sowie den zugeordneten Kosten, Zeiten und Dateien in DMS haben. Heißt mit anderen Worte, dass die dort angelegten Benutzer gelöscht werden können, wenn diese nicht mehr gebraucht werden.

Zum löschen muss der Benutzer bearbeitet werden und die Verknüpfung zu den Mitarbeiter bzw. ins Rechenzentrum muss gelöst werden. Anschließend lässt sich der Benutzer und auch die im Rechenzentrum, unter Personendaten verknüpfte Person löschen.

Ich konnte es aktuell nicht testen, da ich nicht mit dem Admin Account angemeldet war, aber werde das noch zeitnah nachholen. Falls ich noch auf weitere "Komplikationen" treffe sag ich nochmal Bescheid.  😁

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@ErgonomischerBürostuhl  schrieb:

Hellooo zusammen,

ich habe gerade einen Anruf von einem DATEV Mitarbeiter bekommen, um das Thema kurz zu besprechen.

Ich wurde nun aufgeklärt, dass die Benutzer in der Benutzerverwaltung keinen direkten Zusammenhang mit den Angelegten Mitarbeitern sowie den zugeordneten Kosten, Zeiten und Dateien in DMS haben. Heißt mit anderen Worte, dass die dort angelegten Benutzer gelöscht werden können, wenn diese nicht mehr gebraucht werden.

Zum löschen muss der Benutzer bearbeitet werden und die Verknüpfung zu den Mitarbeiter bzw. ins Rechenzentrum muss gelöst werden. Anschließend lässt sich der Benutzer und auch die im Rechenzentrum, unter Personendaten verknüpfte Person löschen.

Ich konnte es aktuell nicht testen, da ich nicht mit dem Admin Account angemeldet war, aber werde das noch zeitnah nachholen. Falls ich noch auf weitere "Komplikationen" treffe sag ich nochmal Bescheid.  😁

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Bombastisch, vielen Dank. 😍

Das klingt danach, als könnte ich hier richtig aufräumen 😁. Wird erledigt, wenn ich mit den aktuellen Prio 1 Themen durch bin. 

[#7]

Hallo zusammen,

ich versuche gerade unsere DATEV-Instanz etwas aufzuräumen, sowohl lokal als auch im RZ. Ich habe dieses Thema sowie folgendes Hilfedokument gefunden  Person mit DATEV-Benutzer im Rechenzentrum löschen 

Kann ich also bedenkenlos ehemalige Benutzer nach der Anleitung löschen, sodass diese lokal und im RZ nicht mehr auftauchen?

[#8]

Hallo @Grugelhupf,

wenn die Benutzer wie in der verlinkten Anleitung gelöscht werden, verschwinden auch alle Verknüpfungen in DMS und weiteren Programmen.

Sofern das gewünscht ist und keine Zuordnungen von Kosten oder Belegen/Unterlagen mehr benötigt wird zu dem Mitarbeiter, können diese gelöscht werden. 

Ich würde grundsätzlich empfehlen die Benutzer nur zu endknüpfen und anschießend im RZ zu löschen. Die Mitarbeiter können lokal erstmal einfach inaktiv gesetzt werden. So kann auf jeden Fall sichergestellt werden, dass man sich keine erfassten Zeiten oder ähnliches, das dem Mitarbeiter im Hintergrund zugeordnet ist, zerschießt.

Wenn da natürlich alles zu 100% gelöscht werden kann, dann ist die Anleitung die Richtige. 

[#9]

Ich habe diese Anleitung von einem DATEV-Mitarbeiter bekommen, weil ich aufgrund von ehemaligen Smart-IT DATEV-Usern (ADMIN und so Sonderkram) zwar in der Personenverwaltung User hatte, aber diese in der Benutzerverwaltung nicht auffindbar waren. Die konnte ich nach der Anleitung entfernen. 

Ob das bei euch bedenkenlos ist kann ich nicht beurteilen. Bei uns habe ich alle überflüssigen User gelöscht. Gab auch keine Probleme.