Anderer bzw. eigener Status in der Fakturierung EO Comfort

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Hallo zusammen,

da wir zukünftig viele Prozesse ändern und zentralisieren wollen machen wir uns einige Gedanken bzgl. der Rechnungsschreibung in EO Comfort.

Ist es möglich noch eine Stati in der Fakturierung zu machen, denn nicht immer wenn die Rechnung freigeben ist ist diese bei uns wirklich fakturierbar.

Oder müssten wir über einen anderen Denkansatz gehen, wie z.B. einen weiteren Bearbeitungsstatus und einem eigen dafür gebauten Filetrabfrage in EO Comfort.

Ich würde mich freuen wenn mir jemand hierzu eine Lösung schreiben könnte oder evtl. andere Denkansätze mit reinbringen könnte.

Liebe Grüße

Manuela Dietz 

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@m_dietz  schrieb:

Hallo zusammen,

da wir zukünftig viele Prozesse ändern und zentralisieren wollen machen wir uns einige Gedanken bzgl. der Rechnungsschreibung in EO Comfort.

Ist es möglich noch eine Stati in der Fakturierung zu machen, denn nicht immer wenn die Rechnung freigeben ist ist diese bei uns wirklich fakturierbar.

Hier Mal meine Überlegungen:

Die Frage ist, wieso wird eine Rechnung freigegeben, die noch nicht fakturiert werden darf? Wie sind denn bei euch die Abläufe? Wer gibt frei, wer fakturiert die Rechnung letztlich?

Vllt. Mal ein Beispiel von uns:

Das Sekretariat bereitet Rechnungen vor und setzt diese auf "vorgeschlagen". Der MV prüft die Rechnung. Erst wenn wirklich versendet werden soll, wird die Rechnung vom MV auf "freigegeben" gesetzt. Diese tauchen in einem extra Filter auf und können dann fakturiert werden.

Es ist mir nicht bekannt, dass es über vorgeschlagen und freigegeben noch andere Stati gibt. Das muss aber nix heißen.

Da du das Thema Filter angesprochen hast:
Theoretisch könntet ihr euch "Bearbeitungsstände" hinterlegen und dafür dann Filter bauen. Wir haben Bearbeitungsstände, allerdings nicht für die Rechnungsschreibung.

Wenn ihr da aber was bastelt z.B. "Rechnung endgültig fakturierbar" könnte man danach filtern und die Rechnungen versenden. Das wäre aber ja auch wieder ein Zusatzschritt, der nicht vergessen werden darf.

[#3]

Hallo,

wir haben das gleiche Problem, da vorher meist zwei Personen freigeben müssen, es aber nur einen "rechnungsfreigegeben" Status im Auftrag gibt. Und den "rechnungsvorgeschlagen" benutzen wir für die Erstellung des Rechnungsvorschlage s selbst.

Soweit ich weiß, lässt sich kein weiterer Status ergänzen.

Aktuell lösen wir das darüber, dass mit "rechnungsvorgeschlagen" ein Rechnungsvorschlag im DMS abgelegt wird. Dieser wird von Person 1 per Statusänderung geprüft bzw. freigegeben und der Auftrag wird von der zweiten Person "rechnungsfreigegeben". Allerdings darf der zweite erst freigeben, wenn der Rechnungsvorschlag geprüft ist, bekommt aber in seiner Liste alle rechnungsvorgeschlagenen Aufträge angezeigt. Ist also manchmal etwas kompliziert...

Zumindest werden aber beide Statusänderungen vernünftig/transparent dokumentiert. Im DMS revisionssicher und im Auftrag durch schreibgeschützte Anzeige des handelnden Benutzers.

Im Bearbeitungsstand gibt es zwei Nachteile:

Der Eintrag ist nicht revisionssicher / schreibgeschützt.

Bei hohen Datenmengen in EO leidet die Performance von Auftragsfiltern. 

btw - die Mehrzahl heißt Status. 🤓

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Moin,

wir handhaben das eher so, dass der MA den Auftrag mit "arbeiten abgeschlossen" markiert, die Rechnung vorbereitet und dann als "rechnungsvorgeschlagen" setzt. (Hier könnte auch ein Zwischenschritt passieren: "Arbeiten abgeschlossen" geht dann an das Sekretariat und die setzen auf "rechnungsvorgeschlagen") Bei der Kanzleileitung zeigt der Filter dann entsprechend die vorgeschlagenen Rechnungen an und diese gibt sie tatsächlich frei. 

Freigegebene Rechnungen landen dann im Sekretariat und werden dort fakturiert. Da sind wir gerade am Filter basteln, dass auch Vorschüsse und Gutschriften, aber KEINE monatlichen automatischen Rechnungen angezeigt werden.

Falls wer da eine tolle Filterlösung hat, sind wir mehr als dankbar 😄

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....aber KEINE monatlichen automatischen Rechnungen angezeigt werden....

Unsere "monatlichen automatischen Rechnungen" sind dadurch gekennzeichnet, dass die Rechnungsart "Automatikrechnung" genutzt wird (bei fixen Beträgen die ohne Gegenrechnung erfolgen).

Bei monatlichen Vorschüssen mit 13. Gegenrechnung wäre die Rechnungsart bei uns "Vorschussautomatikrechnung"

Wenn bei Aufträgen mit Gegenrechnung noch zwischen Gegenrechnung und Teilauftrag 1 - 12 unterschieden werden soll, kann im Filter z.B. auch "Teilauftragsnummer gleich/ungleich 99" genutzt werden. 99 ist immer die Gegenrechnung

Das lässt sich gut im Filter der Rechnungsvorschläge/Freigaben als Kriterium mit aufnehmen.

Unser Filter ist da schon recht umfangreich, mit mehreren Ebenen ("Klammer von/bis") und den und/oder-Bedingungen.

Aufgrund der Vielzahl der Felder und den individuellen Möglichkeiten diese zu nutzen, lässt sich das hier aus meiner Sicht nur pauschal beantworten. Soll heißen: die für einen selbst fertige & passende Filterlösung wird es hier nicht unbedingt geben.

Es wurden allerdings auch schon Screenshots mit detaillierten Beschreibungen gepostet, wo dann konkret geholfen wurden.