Abweichende Standard-E-Mail-Adressen für Serien-E-Mails auswählen

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Hallo zusammen, 

wir haben angefangen, die DATEV-Funktion "Serien-E-Mail erstellen" zu verwenden und haben hierfür verschiedene Seriendokumenten-Gruppen angelegt für Privatleute, Unternehmer, Buchhaltung, Löhne etc., um entsprechende Info-Mails auch nur an die Mandanten zu versenden, für die es relevant sein könnte. 

Leider werden die E-Mails alle nur an die in den Stammdaten als Standard hinterlegte E-Mail-Adresse versendet. Viele unserer Mandanten haben jedoch für verschiedene Bereiche verschiedene Zuständige. 

Ich sehe leider keine Möglichkeit, beispielsweise die Lohn-Infos nur an die Lohn-Sachverständigen der ausgewählten Mandanten zu versenden. 

Ist es vielleicht möglich, abweichende Standard-E-Mail-Empfänger für verschiedene Bereiche einzustellen und über die Serien-E-Mail-Funktion an diese zu versenden? 

Beispiele für verschiedene Bereiche wären beispielsweise Korrespondenz, Rechnungen, Buchhaltungen und Löhne. 

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Hallo @Kimchi 

Im DATEV Arbeitsplatz besteht die Möglichkeit:

1.
In der Mandantenübersicht in den Kontextbezogene Links "E-Mail erstellen" bzw. "Dokumente erstellen" auszuwählen
damit können sowohl einzelne Emails / Dokumente als auch Serien-E-Mails / Serienbriefe erzeugt werden.
Emails werden hier in die Entwürfe des persönlichen Postfach übergeben (kein SMTP).

Vorbelegt wird hierüber die in den zentralen Stammdaten hinterlegte Standard-E-Mail Adresse,
über die Tabe "Empfänger" können hier weitere, mit dem Mandanten in Beziehung stehende E-Mail Adressen manuell ausgewählt werden. 

2. 
In der Mandantenübersicht in den Kontextbezogene Links "Serien-E-Mail/Brief über Auswertung erstellen" auszuwählen

Hier öffnet sich (je nach Verträgen) entweder die Anwendung "Seriendokumente"
oder die Anwendung "DATEV Marketing und Vertrieb".

Die Anwendung "DATEV Marketing und Vertrieb" ist zum 31.12.2025 abgekündigt,
die Anwendung "Seriendokumente" kann weiterhin verwendet werden.  

Sowohl Marketing und Vertrieb als auch Seriendokumente versenden mit SMTP,
also über ihr zentrales Postfach welches Sie in der Anwendung "Basisdienste E-Mail Einstellungen" hinterlegt haben.

In Marketing und Vertrieb und auch in Seriendokumente werden Empfänger erst einmal in eine Zielgruppe aufgenommen.
Die Anwendungen besitzen den "Assistent für das Auswählen von Zielpersonen".
Hierüber lassen sich sowohl Mandanten als auch Adressaten nach Eigenschaften filtern und so zusammen in einer Zielgruppe abbilden. 
Erstellte Zielgruppen bleiben hier gespeichert und können wiederverwendet werden, um z.B. diese Zielgruppe erneut anzuschreiben. 

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Genau, wir verwenden hier die zweite Methode, da alles über das Zentrale Postfach laufen soll. 

Wäre es Möglich, meinen Vorschlag der Standard-Adressen für verschiedene Bereiche umzusetzen? Man könnte dann beispielsweise bei jedem Mandanten per Häkchen-Setzung auswählen, ob man dort die "Globale" bzw. kanzleiweite Adresse verwenden möchte oder nicht. 

Das würde einem ungemein viel Arbeitsaufwand ersparen. 

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Moin Herr Vogt,

das Problem der unterschiedlichen Zuständigkeiten bei den Mandanten haben wir auch. Wenn ich über die Funktion Seriendokumente gehe, konnte ich bis Ende letzten Jahres beim Empfänger eine andere Mailadresse auswählen, diese blieb auch gespeichert.

Das ist seit Wegfall von Marketing + Vertrieb nicht mehr möglich. Die Serien-Email greift nur noch auf die als Standard hinterlegte Mailadresse des Mandantenkorrespondenzempfängers zu, beispielsweise info@mustermandant.de. Mein Mustermandant möchte den Infobrief an die Mailadresse sekretariat@mustermandant.de gesendet bekommen.

Haben Sie dazu eine Lösung?

Vielen Dank und viele Grüße aus dem hohen Norden.

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@Kimchi  und @Emmi 

Die Anwendung "Seriendokumente" hat grundsätzlich ähnliche,
in Summe allerdings nicht die gleiche Anzahl an Funktionen im Vergleich zu Marketing und Vertrieb. 

Über die Anwendung Seriendokumente ist mir die genannte Funktion nicht bekannt.


Gern noch als Inspiration:
Über den Schriftguterstellungsassistent im Arbeitsplatz (Kontextbezogene Links / E-Mail erstellen)
werden alle weiteren (unter diesem Mandanten angebotenen) Emailadressen vorgeschlagen...

Hier können weitere Emailadressen angewählt werden, dass diese in DIESER E-Mail/Serien-E-Mail zusätzlich angeschrieben werden (Anmerkung: nicht dauerhaft für diesen Mandanten). 

Um es direkt vorweg zu nehmen:
Der Schriftguterstellungsassistent hat ebenfalls andere Funktionen im Vergleich zur Anwendung Seriendokumente.
- hier gibt es keinen SMTP Versand
- hier müssen (da es dort keine Zielgruppe gibt) Empfänger einer Serien-E-Mail immer händisch ausgewählt werden  

Danke + 

[#6]

Guten Morgen,

so ganz korrekt ist das leider nicht, da wir immer noch Typ2 Mandanten haben. Alle von Ihnen genannten Möglichkeiten greifen auf den Mandantenkorrespondenzempfänger zu (und dort auf die Standardmailadresse).

Wenn hier beispielsweise der Mandantenkorrespondenzempfänger die natürliche Person ist, die entsprechende Mailadresse aber im Unternehmen steckt, ist diese nicht auswählbar (siehe Screenshot).

In M+V konnte ich tatsächlich auf alle Mailadressen einer Mandantennummer zugreifen, diese für eine Aktion dauerhaft speichern + die Liste beispielsweise für den Newsletterversand dauerhaft nutzen. Die jetzige Version ist da extrem unpraktisch, um nicht zu sagen unpraktikabel und "EDV zu Fuß", wenn ich meine 100 - 500 Mailadressen jeden Monat anhand einer anderen Liste kontrollieren und bearbeiten muss.

By the way: ja , es ist bekannt, dass Typ 2 Mandanten getrennt werden sollen, aber es gibt sie noch, bestimmt nicht nur bei uns.  Und es bleibt auch in Zukunft das Problem, dass man jedes Mal die lange Liste durchsehen und bearbeiten muss, da die Auswahl nicht gespeichert bleibt. 

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@Emmi 

Der gestern bereitgestellte Muster-Screenshot zeigt einen Mandanten des Typ "Natürliche Person"
und sollte nur zur grundsätzlichen Verständnis dienen...

Marketing und Vertrieb ist abgekündigt,
es hatte Funktionen die nicht 1:1 in anderen Anwendungen da sind - korrekt.



Anbei dennoch ein Screenshot eines "Einzelunternehmer" Mandanten im Schriftguterstellungsassistenten:





Hier habe ich im Einzelunternehmer sowohl im
- Unternehmens-Adressat 
als auch im Adressat der
- Natürlichen Person 
jeweils mehrere Emailadressen angelegt (wieder nur zur besseren Verständnis). 

Es gibt für die Korrespondenz im Mandanten nur 1 Standard-Emailadresse (diese wird vorgeschlagen).
Wie gestern bereits erwähnt - der Schriftguterstellungsassistent speichert keine Zielgruppen. 


Weitere hinterlegte Emailadressen können grundsätzlich im Schriftguterstellungsassistent ausgewählt werden. 
Ist Ihre Konstellation (einen Serienbrief an abweichende weitere Email-Empfänger) aufwändig - Ja. 
Aufwändig aber nicht unmöglich 🙂

Schönes Wochenende!