Überwachung von Terminen mit Mandantenbezug

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Liebe Community,

es hat sich bei uns die Frage ergeben, ob es möglich ist Termine mit Mandandtenbezug zu überwachen, ähnlich wie das die Möglichkeit mit den "Aufgaben" ist.

Als Beispiel - wenn man Unterlagen vom Mandanten anfordert. Gibt es hier eine Möglichkeit oder Erfahrungen aus dem Kanzleialltag wie man hier diese Anforderung der Unterlagen mit einer Frist von beispielsweise vier oder acht Wochen versieht.

Natürlich könnte man der Einfachheit halber eine Aufgabe im Outlook anlegen. Die Frage ist eben aber, ob es eine Möglichkeit gibt, solche Termine über den DATEV Arbeitsplatz einzurichten um sich bei Gelegenheit, alle zwei Wochen eine Übersicht mit den offenen Rückfragen anzeigen lassen zu könen.

Gibt es hier mögliche Lösungen?

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Ich weiss nicht, in wie weit Sie die Fristenüberwachung nutzen. Aber die lässt sich auch auf "Termine" ausweiten. Und diese sind frei erfassbar.

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Haben Sie sich schon mal überlegt, in Post-, Fristen- eine eigene Frist für diese Sachverhalte anzulegen?  Damit lassen sich solche "Fristen" im nicht rechtlichen Sinn, durchaus überwachen.

Allerdings nutzen wir (reine Anwaltskanzlei) für diese "Fristüberwachung" die Aufgaben im Arbeitsplatz.

mfg.

Andreas G. Müller

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Hallo Herr Einsiedel,

hier wird in solchen Fällen mit Aufgaben (Typ Wiedervorlage) gearbeitet. Anhand der Filtermöglichkeiten im DATEV Arbeitsplatz hat man hier auch einen guten Überblick.

Mit den Dokumenteneigenschaften in MS-Word kann beispielsweise direkt bei der Bearbeitung eines Schreibens eine Aufgabe verknüpft werden.

Viele Grüße

Christian Wielgoß

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Zunächst einmal vielen Dank für die genannten Ideen !

lonlysiloett​: soweit wir dass gesehen haben, ist die Anlage von Terminen bei der Fristenüberwachung nicht möglich...

Es gibt allerdings im Arbeitsplatz die Möglichkeit mandantenbezogene Termine über einen separaten Kalender einzutragen.

agmü​: diese Lösung würde unsere Chefin favorisieren, allerding müsste man hierzu für den Postausgang - egal ob Schreiben an FA oder Mandant - eine eigene Dokumentenart anlegen, damit eine Fristüberwachung möglich ist. Im Posteingang gibt es ja auch nur die Fristüberwachung für Bescheide.

wielgoß​: diese Lösung wäre der Favorit von uns Mitarbeitern, wäre an sich auch eine gute Möglichkeit gleich bei Anlage eines Dokuments die Aufgabe zu verknüpfen.

Grundsätzlich ist eben der Punkt das eine Überwachung von Terminen entweder über den DATEV Arbeitsplatz laufen kann, oder über eine Exchange Server / Outlook.

Wir werden zunächst einmal die Variante mit den Terminen über den DATEV Arbeitsplatz testen und dann gerne berichten.

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lonlysiloett: soweit wir dass gesehen haben, ist die Anlage von Terminen bei der Fristenüberwachung nicht möglich...

Es gibt allerdings im Arbeitsplatz die Möglichkeit mandantenbezogene Termine über einen separaten Kalender einzutragen.

Ich habe es mir eben noch einmal angesehen. Das letzte Mal als ich eine Fristenüberwachung eingerichtet habe, ist schon eine Weile her. Und da gab es, analog zu dem Fristenfenster, was sich automatisch öffnet, immer auch ein Terminfenster was zusätzlich mit auf ging. Wie man das jetzt einrichten könnte, habe ich jetzt auf die Schnelle nicht gefunden.

Was ich aber gesehen habe, dass es möglich ist, Outlook und den Arbeitsplatz automatisch zu synchronisieren. In wie weit das einen Mehrwert bringt und wie sich das auf das Laufzeitverhalten auswirkt, vermag ich allerdings nicht zu sagen.

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Grundsätzlich ist eben der Punkt das eine Überwachung von Terminen entweder über den DATEV Arbeitsplatz laufen kann, oder über eine Exchange Server / Outlook.

Wir werden zunächst einmal die Variante mit den Terminen über den DATEV Arbeitsplatz testen und dann gerne berichten.

Wie Herr Kahl richtigerweise geschreiben hat, können Aufgaben und Termine mit Outlook synchronisiert werden.  Ich nutze dieses Tool seit seiner Einführung.

Abhängig vom Synchronisationsintervall wirkt sich die Termin/Aufgabensynchronisation auf das Laufzeitverhalten nicht aus. Lediglich die Sofortsynchronisation, die bei jeder Änderung einer Aufgabe/eines Termins die Synchronisation anstößt, kann das Laufzeitverhalten beeinflussen (meine persönliche Erfahrung).

Die Synchronisation von Terminen und Aufgaben hat bei der Exchange-Anbindung den Vorteil, dass ich auch außerhalb meines Büros über neue Aufgaben und Termine unterrichtet werde (die Thematik: Datenschutz und Verschwiegenheit will ich an dieser Stelle nicht vertiefen).

Schöne Osterfeiertage

Andreas G. Müller