Hallo @TaxHaus,
ich beschreibe mal in Stichpunkten, wie wir das machen:
- Wegen Corona / Keine Besprechung von Auge zu Auge, sondern von Zimmer zu Zimmer bzw. von Homeoffice zu Homeoffice (bzw. von Ohr zu Ohr):
- Telefonieren über MS-Teams (jeder Mitarbeiter hat ein Headset)
- Geht auch übers Telefon, gibt aber evtl. "Haltungsschäden" 😀 für Mitarbeiter, die kein Headset fürs Telefon wollten.
- Bildschirmfreigabe nicht über MS-Teams (hier geht nur ein Monitor), sondern über die Mandantenfernbetreuung (geht auch ohne "Mandanten", sondern innerhalb der Kanzlei; geht auch mit mehreren d. h. z. B. Azubi, Sachbearbeiter und Teamleiter), da die Mandantenfernbetreuung auch über zwei Monitore geht (bei uns haben alle auch im Homeoffice jeweils zwei 27 Zoll-Monitore). Der Teamleiter (TL) oder Chef startet das Mandantenmodul und der Sachbearbeiter das Beratermodul (so ist die Rollenverteilung bei uns😁).
- Sachbearbeiter erstellt vor der Besprechung eine PDF-Datei mit der Berechnungsliste in der DMS mit dem Knigge ".... Durchsicht TL & Name" und setzt den TL als Erlediger ein. In ESt gibt es ein spezielles Paket hierfür in dem neben den Berechnungslisten auch alle Individuelle Anlagen enthalten sind und auch alle Ergänzungslisten.
- TL (alle anderen können über die Fernbetreuung mitsehen) öffnet digitale Belege auf dem linken Monitor in der linken Hälfte, den jeweiligen digitalen Beleg ebenfalls auf dem linken Monitor auf der rechten Hälfte und auf dem zweiten rechten Monitor die PDF mit der Berechnungsliste.
- Der TL klappt in digitale Belege alle "Unterordner" auf und "blättert" nun von unten nach oben jeden einzelnen Beleg durch und hakt auf der PDF (wir haben von Acrobat die Vollversion) mit einem Stempel (grüner Haken) alles ab. Aufteilungen oder Bemerkungen sollten die Mitarbeiter in der Kanzleinotiz in digitale Belege machen. Bei Fehlern wird ein Stempel in der PDF angebracht oder auch ggf. ein Text in die PDF geschrieben. Auch fehlende Punkte werden in der PDF als Text vermerkt.
- Über die Headsets d. h. das bestehende Telefonat über MS Teams kann jeder seinen "Senf" dazu geben. Auch kann der SB ggf. die Maus übernehmen und etwas zeigen oder blättern.
- Der TL speichert dann die Berechnung in der DMS ab und leitet das Dokument an den SB weiter, der dann bei den Fehler/Anmerkungen/Fragen/Rückfragen eine "Antwort" oder den Haken von Acrobat "erledigt" setzt.
- So ist dann alles dokumentiert!
Schöner wäre es natürlich, wenn uns die DATEV auch bei der Qualitätssicherung (4-Augen-Prinzip) tatkräftig unterstützten würde. Idee hierzu: Meine Steuern und ESt 4-Augen-Prinzip.
Zumindest der Vertriebsvorstand (war zuvor 7 Jahre Entwicklungsvorstand) hat den wesentlichen Anspruch zumindest schon mal formuliert: Top-Priorität: Prozesseffizienz! Da die DATEV eher in Generationen anstatt in Quartalen denkt, wird das mit der sinnvollen Weiterentwicklung von Meine Steuern eher schwierig.
Meine Steuern: Super Idee (eine der besten der letzten Jahre)
- stark angefangen
- stark nachgelassen (Geschäftsleitung/Vorstand teilt zu wenig Entwicklerkapazität zu bzw. hat andere Prioritäten; 1000DingeDieWichtigerSindAlsKlartax)
- zur Zeit trotz Corona und Vorgabe des Vorstandes: cloud first: nahezu Stillstand
Gruß
Ralf Blum
Edit: oben rechts (falsch) durch links (richtig) korrigiert.
