Meine Steuern und ESt 4-Augen-Prinzip

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In der Vergangenheit war es bei uns so, dass der SB die Papierbelege bearbeitet und im Programm ESt erfasst hat und der Teamleiter (= TL bei uns immer ein StB) die Qualitätskontrolle (4-Augen-Prinzip) mit diesen Papierbelegen und einem Berechnungsausdruck aus dem Steuerprogramm vorgenommen hat. Danach wurden die Steuerbelege bei kleineren Fällen (wenige Papierbelege) in eine PDF-Datei (wir haben die Acrobat Vollversion) gescannt (scannen danach) und in der DMS mit einem einheitlichen Kniggeeintrag zum Auftrag (EO comfort) gespeichert. Die Originale haben wir dann an den Mandanten zurückgesendet.

Nach dem nun "Meine Steuern" online ist, sind wir zur Zeit dabei den Prozess Einkommensteuererklärung zu ändern. Soweit nicht der Mandant selbst scannt: zuerst alle Belege scannen (eine Datei in den Dokumentenkorb und dort trennen und heften) und dann per drag and drop in "Meine Steuern" (besser und einfacher wäre ein Button "hochladen in meine Steuern Idee: Belege auch über den Dokumentenkorb hochladen).

Am Anfang hatten wir noch in die DMS gescannt. Da man dort aber nicht kategorisieren kann, haben wir uns für die Zukunft gegen die DMS entscheiden. Eigentlich nicht gut, da die DMS gute Grundfunktionen wie z. B.:

• Revisionssicherheit
• öffnen zum Bearbeiten
• mini-work-flow
• OCR Texterkennung
• Dokumente an einem Platz im Arbeitsplatz
• Schnellinfos
• etc.

hat und hier eigentlich alle Dokumente an einem Ort sind. Jeder zusätzlich Ort (jetzt zusätzlich noch Meine Steuern) macht uns Anwendern das Arbeiten eigentlich nur unnötig komplexer. Verbesserungsvorschlag hierzu hier bezüglich dem "Zusammenwachsen" von DMS und "Meine Steuer": Idee: Meine Steuern - Dokumentenmanagement DMS - Informationsmanagement IMS  

Und nun zum eigentlichen Problem:

Noch nicht gelöst haben wir, wie die vollständige digital Kontrolle durch den TL (ohne Papierausdrucke) erfolgen kann (sehr komplexe Fälle). Hier fehlen aus meiner Sicht noch die Möglichkeit weitere "Haken" virtuell an die digitalen Belege und auch an der Berechnungsliste (am Monitor) anbringen zu können (Abschlussprüfung hat hier eine gute Funktion: "Prüfungsabnahme", der Prozessschritt wird als abgenommen gekennzeichnet und nur der Mitarbeiter, der die Abnahme vorgenommen hat, kann diese auch wieder rückgängig machen; nach der Abnahme ist eine Änderung der Eingabe nicht mehr möglich).

Und oft ist es dann leider so, dass der TL noch Fragen hat (Idee siehe hier: Fragen Antworten zum Mandanten - DATEV übergreifendes Kollaborationsprogramm Informationsmanagement), die der SB klären soll.

Dafür sollte es eine mini-work-flow geben, um den ESt-Fall (bzw. Auftrag; leider wird sich hier bei EO comfort nichts mehr tun) vom SB zum TL (mit einer kurzen Bemerkung) weiterleiten zu können, der TL die letzte Abnahme vornimmt und den Fall wieder zurück an den SB weiterleitet. Diese Grundfunktion (mini-work-flow und ein Bemerkungsfeld) hat die DMS schon. Daher könnte hier über die DMS ein Link zum ESt-Fall über das Arbeitsblatt (Dokumente zur Erledigung - besser Informationen zur Erledigung = IMS) zum TL weitergeleitet und auch wieder zurückgeleitet werden. Dafür würde aber eine funktionierende Desktopbenachrichtigung erforderlich sein (Idee: DMS neu Desktopbenachrichtigung in Millisekunden).

Ja digitale Prozesse abbilden ist nicht einfach. Es geht nur zusammen hier konkret:

• Meine Steuern
• Programm ESt
• DMS Dokumentenkorb
• DMS
• DATEV Arbeitsplatz
• das neue Kollaborationsprogramm

Und daher immer wieder die gleiche Bitte im Interesse der Anwender: arbeitet produktübergreifend, prozessorientiert und medienbruchfrei zusammen und nicht nebeneinander. Ihr benötigt einen DATEV Prozessmanager (Expedition Zukunft DATEV Eigenorganisation der etwas andere Weg = Weiterentwicklung man könnte ihn auch DATEV-Integrationsbeauftragter nennen, der hat einen ähnlichen Job: Menschen zusammenbringen und ihnen den richtigen Weg zu zeigen und ist Ansprechpartner für alle Ressorts und kümmert sich auch um abgelehnte nicht bearbeitete Ideen)

Eine DATEV Ideas Vision (siehe Expedition Zukunft DATEV Eigenorganisation der etwas andere Weg)

Gruß

Ralf Blum

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Eine schöne Lösung für den Prüfprozess würde ich auch sehr begrüßen. 

Wir arbeiten zwar derzeit (noch) nicht mit Meine Steuern, haben das gleiche Problem aber beim Prüfen mit der Vorgangsmappe. 

Meine erste Idee wäre, in der Einkommensteuer so etwas einzuführen wie die "Kontenabstimmliste" in Rechnungswesen: Eine Liste, in der alle erfassten Werte eingeblendet sind, und man Haken setzten kann "erledigt", "noch zu klären", "geprüft iO". 

Eine Lösung über das Programm "Einkommensteuer" hätte den Charme, dass sie unabhängig von der Vorgehensweise (Meine Steuern / Belege direkt in DMS / Belege in Vorgangsmappe / Papierbelege) verwendet werden kann. 

Für die Anmerkungen der Prüfkraft behelfen wir uns mit einem Excel, bei dem er Bearbeiter "zur Kenntnisnahme" gesetzt wird. 

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DATEV kann im ESt.-Programm noch nicht einmal die Vorjahreswerte als übernommen markieren und da wollen Sie....

Eher kommt der Weihnachtsmann, als dass...

Gruß Achilleus