Mandantenübertrag, mandantengenutzte Beraternummer

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Hallo liebe Community,

ich bin neu hier und hoffe den richtigen Bereich für meine Fragen ausgewählt zu haben.

Ich habe bisher keine Ahnung von Unternehmen Online und bin erst seit kurzem mit meiner Kanzlei bei Datev, daher wäre ich für leicht verständliche Antworten sehr dankbar.

Ich möchte einen Mandanten übernehmen. Der übertragende Steuerberater nutzt wohl eine mandantengenutzte Beraternummer.

Was muss ich nun alles veranlassen, damit ich das Mandant vollständig in mein System übernehmen kann?

- Ich muss klären, wo die Daten beim Vorberater gespeichert sind. Also ob auf der Beraternummer des StB oder auf der mandantengenutzen Beraternummer. Dann weiß ich welche Dokumente ich für den Mandantenübertrag nutzen muss. Das habe ich herausgefunden.

- Sollte ich eine Nummer schon anlegen für den Mandantenübertrag? Oder gebe ich eine noch gar nicht angelegte/vergebene Nummer im Mandantenübertrag an?

- Wird die mandantengenutzte Beraternummer mitübertragen? Wie sieht das dann bei mir in der Datevoberfläche aus?

- Entstehen für mich dadurch Kosten? Wenn ja, welche? 

- Werden alle Belege aus den Vorjahren mit übertragen? Kann ich die über eine normale Datensicherung sichern?

- Was passiert, wenn ich Datev UO bzw diese mandantengenutzte Beraternummer 1-2 Jahre nicht nutze?

- Was muss ich noch beachten? 

-Gibt es eine Erklärung/Hilfedokument wofür und warum man genau die mandantengenutzte Nummer macht und für alle weiteren dummen Fragen, wenn man keine Ahnung hat 🙂 

Ich danke Euch herzlich vorab!

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@Steuerberaterin1234  schrieb:

Was muss ich nun alles veranlassen, damit ich das Mandant vollständig in mein System übernehmen kann?

- Ich muss klären, wo die Daten beim Vorberater gespeichert sind. Also ob auf der Beraternummer des StB oder auf der mandantengenutzen Beraternummer. Dann weiß ich welche Dokumente ich für den Mandantenübertrag nutzen muss. Das habe ich herausgefunden.

Der Einfachheit halber: Keine Papierdokumente nutzen, sondern den Logistikauftrag Online: DATEV LAO

- Sollte ich eine Nummer schon anlegen für den Mandantenübertrag? Oder gebe ich eine noch gar nicht angelegte/vergebene Nummer im Mandantenübertrag an?

Ist Ihnen der Unterschied bewusst zwischen der lokalen Datenhaltung in Ihrem System und im DATEV-Rechenzentrum?

Lokal im System können Sie ruhig schon eine Mandantennummer vergeben und Stammdaten anlegen, aber die Zielmandantennummer im Rechenzentrum muss unbedingt frei sein, sonst schlägt der Übertrag fehl.

Informationen und Voraussetzungen für den Mandantenübertrag im ... - DATEV Hilfe-Center

- Wird die mandantengenutzte Beraternummer mitübertragen? Wie sieht das dann bei mir in der Datevoberfläche aus?

Das sehen Sie erstmal gar nicht. Beraternummern sind in der DATEV-Welt ja lediglich ein Sortierkriterium. So wie sie Daten unter Ihrer Kanzleiberaternummer speichern, können Sie das auch unter der mandantengenutzen Beraternummer tun. Das ist quasi nur ein anderer "Dateiordner".

Ansonsten dient die Beraternummer zur Verwaltung von Rechten (Unternehmen Online) und Rechtemedien (SmartCards, SmartLogin etc.) und zur Abrechnung von Kosten, die unter dieser Beraternummer anfallen.

- Entstehen für mich dadurch Kosten? Wenn ja, welche? 

Ja, siehe DATEV-Preisliste für Kanzleien Seite 219 und 220 und Artikelnummer 24095 auf Seite 49.

Preise dürfen im Forum nicht genannt werden.

- Werden alle Belege aus den Vorjahren mit übertragen? Kann ich die über eine normale Datensicherung sichern?

Ja, werden mit übertragen. Nein, über eine normale Datensicherung geht das nicht.

- Was passiert, wenn ich Datev UO bzw diese mandantengenutzte Beraternummer 1-2 Jahre nicht nutze?

Gar nichts.

- Was muss ich noch beachten? 

Mandantendatenübertrag: Das richtige Hilfe-Dokument finden - DATEV Hilfe-Center

Bei Unklarheiten ist das ein guter Anlaufpunkt: DATEV Hilfe

Ansonsten ist das schwer zu sagen, da wir ja nicht wissen, was Sie wissen/nicht wissen.

-Gibt es eine Erklärung/Hilfedokument wofür und warum man genau die mandantengenutzte Nummer macht

Siehe oben. Es ist lediglich ein Sortierkriterium unter dem Daten und Verträge gebündelt werden.

und für alle weiteren dummen Fragen, wenn man keine Ahnung hat 🙂 

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Da sind Sie hier schon richtig.

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@Steuerberaterin1234 schrieb:

- Sollte ich eine Nummer schon anlegen für den Mandantenübertrag? 

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Welche Nummer genau? Es gibt viele bei DATEV.  

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@Steuerberaterin1234 schrieb:

Oder gebe ich eine noch gar nicht angelegte/vergebene Nummer im Mandantenübertrag an?

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DATEV kann nur Daten übertragen, wenn auf der Zielmandantennummer bei Dir keine Daten im RZ liegen.  

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@Steuerberaterin1234 schrieb:

- Wird die mandantengenutzte Beraternummer mitübertragen?

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Nein. Das ist ein 2. separater Auftrag im LAO: https://apps.datev.de/lao

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@Steuerberaterin1234 schrieb:

Wie sieht das dann bei mir in der Datevoberfläche aus?

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In wie fern? Wenn die mandantengenutzte Beraternummer übertragen wird, steht diese in den Service Anwendung nach Übertrag und in der Rechteverwaltung online steht sie auch einfach zur Auswahl da. Medien (SmartCard / SmartLogin) müssen nicht neu bestellt werden.  

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@Steuerberaterin1234 schrieb:

- Entstehen für mich dadurch Kosten? Wenn ja, welche? 

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Die sind in der Preisliste nachzulesen. Preise dürfen nicht öffentlich genannt werden, wenn sie selbst nicht öffentlich einsehbar sind. 

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@Steuerberaterin1234 schrieb:

- Werden alle Belege aus den Vorjahren mit übertragen?

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Der DUO Bestand wird 1:1 mit allen Funktionen und Daten übertragen.  

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@Steuerberaterin1234 schrieb:

Kann ich die über eine normale Datensicherung sichern?

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Das verstehe ich nicht. Im RZ ist doch alles gesichert?  

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@Steuerberaterin1234 schrieb:

- Was passiert, wenn ich Datev UO bzw diese mandantengenutzte Beraternummer 1-2 Jahre nicht nutze?

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Das sind zwei Paar Schuhe: DUO / Belege online kostet monatlich Entgelte. Ob man das nutzt oder nicht, egal. Die mandantengenutzte Beraternummer bleibt auch nach Jahren bestehen, wenn man sie nicht kündigt. Achtung: Bei etwaiger Kündigung ist auch der DUO Vertrag und Co. für den Mandanten dann weg.  

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@Steuerberaterin1234 schrieb:

- Was muss ich noch beachten? 

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Der abgebende Berater soll unbedingt alle Daten nochmal neu ins RZ schicken: Lohn, FiBu, Steuern. Nur dann kann DATEV auch alle Daten übertragen. Fehlen beim Übertrag Daten, weil im RZ nur die Hälfte liegt, überträgt DATEV nur die Hälfte und man läuft den Daten hinterher und statt nochmals über den LAO den Übertrag zu machen, der Entgelte nach sich zieht, würde ich mir dann die Daten via E-Mail oder Portal schicken lassen. Aber alles nicht nötig, wenn der abgebende Berater weiß, was er tut oder tun muss. 

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@Steuerberaterin1234 schrieb:

-Gibt es eine Erklärung/Hilfedokument wofür und warum man genau die mandantengenutzte Nummer macht und für alle weiteren dummen Fragen, wenn man keine Ahnung hat 🙂

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Steht alles im DHC - DATEV Hilfe Center: www.datev.de/hilfe Aber nicht so, wie Du das brauchst. Man muss dann viel lesen für wenig Ergebnis. Ob sich das lohnt oder man besser jemanden fragt, der einem das auch mal bildlich aufmalen kann, wie das alles zusammenhängt, fraglich. Bilder gibt's im DHC sowieso nicht. Die machen's aber deutlich transparenter und verständlicher. 

Ich hoffe, es hilft 😊. 

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Vielen Dank für die ausführliche Antwort.

Wie Sie sehen, verstehe ich noch nicht viel und bin für jeden Hinweis dankbar.

Der Unterschied zwischen dem lokalen und dem RZ ist mir noch nicht ganz bewusst.

Wann ist die Mandantennummer denn auch im RZ "belegt"? Darf ich nichts übertragen, bis die Daten da sind oder was bedeutet das?

Ich sichere meine gesamten Daten bisher nur lokal, da ich noch im Aufbau der Kanzlei bin. D.h. ich kann die Belege nicht über die normale Datev Datensicherung lokal sichern? Ich muss nun zwingend über das RZ sichern? Reicht es dann das jährlich zu machen (Mandant wird nur jährlich bearbeitet)?

Danke schonmal vorab.

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@Steuerberaterin1234  schrieb:

Vielen Dank für die ausführliche Antwort.

Wie Sie sehen, verstehe ich noch nicht viel und bin für jeden Hinweis dankbar.

Der Unterschied zwischen dem lokalen und dem RZ ist mir noch nicht ganz bewusst.

Wann ist die Mandantennummer denn auch im RZ "belegt"? Darf ich nichts übertragen, bis die Daten da sind oder was bedeutet das?

Genau so ist es.

Sie haben einmal Ihren lokalen Bestand und den können Sie ins RZ senden, müssen Sie aber nicht. (Ist aus sicherungstechnischen Gründen aber ganz sinnvoll.) Außerdem sind dann gewisse Leistungen (z. B. Offenlegung, siehe Seite 45 Preisliste) deutlich günstiger.

Würden Sie jetzt schon lokal eine Leistung anlegen, dort eventuell ein paar Buchungen erfassen und das dann ins RZ senden, würde ein ankommender Mandantenübertrag von einem Fremdberater nicht ausgeführt werden, weil der Ordnungsbegriff im RZ schon belegt wäre.

Ich sichere meine gesamten Daten bisher nur lokal, da ich noch im Aufbau der Kanzlei bin. D.h. ich kann die Belege nicht über die normale Datev Datensicherung lokal sichern? Ich muss nun zwingend über das RZ sichern? Reicht es dann das jährlich zu machen (Mandant wird nur jährlich bearbeitet)?

Oha! Moment.

Jetzt reden wir - glaube ich - über unterschiedliche Dinge.

Belege aus Unternehmen Online sind IMMER im RZ.

Ihre lokal gespeicherten Belege in der DMS oder Dokumentenorganisation sind immer lokal.

Das sind zwei unterschiedliche Dinge.

Daher: Was meinen Sie genau?

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@metalposaunist 

Vielen Dank für die Antwort. Leider verstehe ich es immer noch nicht richtig, sorry, mir fehlen da wirklich die Basics. Ich kenne Datev bisher nur als Mitarbeiter. Bei der Hotline kommt man leider nicht durch.

1) ich meinte die Mandantennummer

2) ich kann also eine Mandantennummer bei mir auf der lokalen Ebene anlegen, bevor die Daten übertragen werden? Es darf nur noch nichts ins RZ gesendet werden?

3) Ich sichere bisher meine Daten gem. DATEV Datensicherung selber. Wie sichere ich den im RZ. Sie meinen nach Übertrag z.B. der Steuererklärung, im RZ sichern? Werden so die Belege gesichert? 

4) Ich weiß nicht, ob beim abgebenden Berater DUO genutzt wurde oder nur eine mandantengenutzte Beraternummer vorliegt. Wie kann man das herausfinden?

5) Richtig, das Hilfecenter hilft mir nicht bei meinen Baiscproblemen.

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@andrereissig 

1) ah ok, das habe ich zumindest mal verstanden.

2) ja, mir gehts um die Datensicherung, damit alles ordnungsgemäß ist. Was muss ich bei DUO beachten? Ich habe bisher noch keinen Mandanten mit DUO. Ich möchte alles richtig, aber gleichzeitig kostengünstig machen. Daher bisher die eigene Datensicherung. Das geht nicht bei DUO?

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Grundsätzlich würde ich den Mandantenübertrag hierüber anstoßen:

https://apps.datev.de/lao

(Nennt sich "Logistikauftrag Online")

Benötigt wird die Beraternummer des anderen Steuerberaters und eine Mailadresse des anderen Steuerberaters.

Mit DUO meine ich DATEV Unternehmen Online

Wichtig hier ist folgendes:

WENN die Mandantendaten auf der Kanzleiberaternummer liegen (was eigentlich die Regel in vielen Kanzleien ist):
Zwei Überträge machen.

Einmal einen Übertrag der Mandantendaten (=Fibu, Lohn, Unternehmen Online Belege, ggf. Steuererklärungen)
Einmal einen Übertrag der mandantengenutzten Beraternummer (=Zugangsmedien wie z.B. SmartCard, mIDentity)

Wichtig hierbei:
> Der Vorberater hat nach dem Übertrag keinen Zugriff mehr auf die digitalen Belege (Wichtig zu wissen, falls der JA noch gemacht werden muss)
> Nach dem Übertrag müssen die Rechte in der Rechteverwaltung Online neu administriert werden
> Ab dem abgeschlossenen Übertrag bis zur Administration sieht der Mandant seinen DUO Bestand nicht mehr

WENN die Mandantendaten auf der mandantengenutzten Beraternummer liegen:
Einen Übertrag machen.
Einmal einen Übertrag der mandantengenutzten Beraternummer (=Alle Daten sind verfügbar)

Für beiden Überträge interessant:

Status beobachten via folgenden Links:
Logistikauftrag Online (https://apps.datev.de/lao) 
> Bis zur Freigabe des anderen Steuerberaters liegt der Fall im Logistikauftrag Online
Servicekontaktübersicht (https://apps.datev.de/servicekontakt-online/contacts)
> Ab Freigabe des anderen Steuerberaters wird ein Servicekontakt erstellt

--> Wurde der Übertrag von der DATEV verarbeitet, sollte er am Folgetag(Bei Eilverarbeitung am selben Tag) entsprechend abrufbar sein. Hier auf jeden Fall auch das Übertragsprotokoll in den DATEV Mitteilungen anschauen, da steht drin welche Anwendungen und welche Jahre übertragen wurden.

Es sollte keine gesonderte Beraternummer angelegt werden, wenn diese mit übertragen wird.

Preise finden sich in der DATEV Gesamtpreisliste, welche hier kostenfrei heruntergeladen werden kann.
Ab/Auf Seite 219 finden sich die Einzelpreise für einen Mandantenübertrag.

Bei den oberen beiden Fällen passiert nichts, wenn DUO nicht genutzt wird, allerdings hier nochmal der Hinweis, dass Kosten in Höhe von 14,65€ pro Monat entstehen.
11,00€ entfallen hierfür auf DATEV Unternehmen Online

3,65€ entfallen auf den Bestand Belege Online

Bei zusätzlich gebuchten Anwendungen(z.B. Auftragswesen, Belegfreigabe, etc.) sind diese Kosten natürlich höher.

Alle Belege aus den Vorjahren werden mit übertragen.

Ein konkretes Hilfedokument kann ich gerade leider nicht raussuchen, hier können sicher andere User weiterhelfen 🙂

Bei weiteren Fragen gerne einfach fragen 😉

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schrieb:

Wann ist die Mandantennummer denn auch im RZ "belegt"?

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Wenn in den Service Anwendungen > Mandantenverwaltung RZ bei der Eingabe der Mandantennummer Treffer erscheinen. Schickt man via LODAS Stammdaten ins RZ, tauchen dort Daten auf. Dann kann DATEV den LODAS Bestand des anderen Beraters nicht auf Dich verschieben. 

Schickt man die FiBu ins RZ, tauchen dort Rechnungswesendaten auf und DATEV kann de FiBu vom anderen Berater nicht übertragen. 

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@Steuerberaterin1234 schrieb:

Darf ich nichts übertragen, bis die Daten da sind oder was bedeutet das?

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Ja, besser ist das. 

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@Steuerberaterin1234 schrieb:

Ich sichere meine gesamten Daten bisher nur lokal, da ich noch im Aufbau der Kanzlei bin.

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Mit was wird denn gearbeitet? Einem Einzelplatz? SmartIT? PARTNERasp? Lokale Daten muss geschützt werden (unbefugter Zugriff), die Sicherung macht viel Aufwand und ist vor Datenverlust (defekter PC / Laptop) zu schützen. 

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@Steuerberaterin1234 schrieb:

Ich muss nun zwingend über das RZ sichern?

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Bietet sich an. Da ist's sicher.

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@Steuerberaterin1234 schrieb:

Reicht es dann das jährlich zu machen (Mandant wird nur jährlich bearbeitet)?

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Ja.  

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@Steuerberaterin1234 schrieb:

Bei der Hotline kommt man leider nicht durch.

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Na dazu gibt es bei DATEV meine ich extra Ansprechpartner für Gründer. Oder meinst Du die Hotline?  

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@Steuerberaterin1234 schrieb:

2) ich kann also eine Mandantennummer bei mir auf der lokalen Ebene anlegen, bevor die Daten übertragen werden? Es darf nur noch nichts ins RZ gesendet werden?

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Ja.  

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@Steuerberaterin1234 schrieb:

Sie meinen nach Übertrag z.B. der Steuererklärung, im RZ sichern?

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Nach dem Übertrag liegen die Daten sowieso im RZ.  

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@Steuerberaterin1234 schrieb:

Wie kann man das herausfinden?

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Den abgebenden Berater anrufen. Den Mandanten anrufen und nachfragen, wie der gearbeitet hat. Hat er eine SmartCard / SmartLogin? Dann hat er auch eine mandantengenutzte Beraternummer. Welche lässts sich beim Mandanten über www.datev.de/service-tan herausfinden. 

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@Steuerberaterin1234 schrieb:

5) Richtig, das Hilfecenter hilft mir nicht bei meinen Baiscproblemen.

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Dokumentiert ist dort aber alles 😇. 

Allgemein empfehle ich Dir einen DATEV Partner an die Seite zu nehmen, der all deine technischen Fragen klären kann. Andernfalls macht es für Dich und den Mandanten keinen Spaß. Besser etwas Geld in die Hand nehmen und die Dinge asap klären und umsetzen statt selbst lange auszuprobieren und zu suchen. Denn einfacher wird's auf Dauer nicht.

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@Willinger

@metalposaunist 

@andrereissig 

 Vielen Dank Euch für die Antworten!  Einiges habe ich verstanden 🙂 

Ich arbeite mit einem Einzelplatz im Gründerpaket. Ich habe wirklich bis jetzt nur wenig Mandanten und betreibe das auch nur nebenberuflich...

D.h. ich lege bei mir den Mandanten nun schonmal an, diese Mandantennummer gebe ich dann im Übertrag an?

Besteht denn die Möglichkeit, dass man DUO kündigt oder muss man das zwingend weiterführen? Der Preis pro Monat ist schon ziemlich hoch für ein kleines jährliches Mandat. 

Besteht auch die Möglichkeit, dass der Vorberater nur eine mandatengenutzte Beraternummer hatte, aber kein DUO genutzt hat?

Kann man die Belege aus DUO nur zwingen im RZ sichern? D.h. diese Erklärung muss ich jährlich ins RZ senden? Das genügt zur Sicherung?

Danke nochmals

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@Steuerberaterin1234  schrieb:

D.h. ich lege bei mir den Mandanten nun schonmal an, diese Mandantennummer gebe ich dann im Übertrag an?

Ja, genau. Nur noch keine Leistung (Fibu. Lohn o. ä.) anlegen.

Besteht denn die Möglichkeit, dass man DUO kündigt oder muss man das zwingend weiterführen? Der Preis pro Monat ist schon ziemlich hoch für ein kleines jährliches Mandat. 

Ja, des geht per Servicekontakt. Allerdings verliert man dann auch alle gespeicherten Belege. Vor allem wäre zu klären, ob und ggfs. wie der Mandant damit gearbeitet hat, damit man hier keine eingespielten Prozesse stört.

Besteht auch die Möglichkeit, dass der Vorberater nur eine mandatengenutzte Beraternummer hatte, aber kein DUO genutzt hat?

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Grundsätzlich wäre das möglich, wenn der Mandant z. B. selbstgenutzte DATEV-Programme hätte. Ansonsten wüsste ich nicht warum, denn die BN wäre sonst recht nutzlos.

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@andrereissig schrieb:

Allerdings verliert man dann auch alle gespeicherten Belege.

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Jein. Da muss man technisch schon zwischen einem DUO Vertrag und Belege online unterscheiden und dazu wissen, wer was machen soll. Dann kann man sich ggf. den DUO Vertrag beim Mandat sparen, dass dann aber die Belege z.B. über ein Portal hochlädt, dass eine Schnittstelle hat (kanzlei.land, DigiBel, ...).

Wenn man sich das einmal aufmalt, ist das deutlich verständlicher 😊.

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@andrereissig schrieb:

Ansonsten wüsste ich nicht warum, denn die BN wäre sonst recht nutzlos.

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Sicher nicht für den Fall hier interessant aber global betrachtet muss das der Fall sein, wenn das Mandat z.B. lexOffice, sevDesk, easybill der andere Programme nutzt, deren Daten man per Schnittstelle (RDS, BDS) übernehmen will. Erst mit der myDATEV Mandantenregistrierung klappt die Schnittstelle. 

@Steuerberaterin1234: Einfach ignorieren, was hier steht. Ist für Dich zu 99% nicht von Relevanz.  

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Hallo Willinger,

an dieser Stelle eine kurze Frage von mir: wenn die Leistungen unter der mandantengenutzten Beraternummer liegen, muss ich dann trotzdem eine Datensicherung im RZ über Bestandsdienste ReWe senden?

Viele Grüße

R. Seipp

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Hallo Willinger,

und das Formular "Erklärung zur Übertragung einer mandantengenutzten Beraternummer" ist doch dasselbe wie wenn man den Beraternummernübertrag über https://apps.datev.de/lao macht, korrekt? Das eine ist nur das rein physische Formular und das andere ist das physische Formular nur online. Beides zu machen wäre somit Quatsch....

Korrekt?

Viele Grüße

R. Seipp

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@Res  schrieb:Beides zu machen wäre somit Quatsch....

Korrekt?

Vollkommen richtig.

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Herzlichen Danke für die schnelle Antwort.

Viele Grüße

R. Seipp

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Hallo @Res,

wenn ein Mandantenübertrag im DATEV-Rechenzentrum durchgeführt werden soll, müssen die Daten ans Rechenzentrum gesendet werden - unabhängig davon, ob sie auf der Kanzleiberaternummer oder mandantengenutzten Beraternummer gespeichert sind.

Informationen zur Datenspeicherung im Rechenzentrum finden Sie in diesem Dokument:  Datenspeicherung von Rechnungswesen-Mandantenbeständen im DATEV-Rechenzentrum. Hier ist zum Beispiel erklärt, was beim Daten senden beachtet werden muss, wenn Kanzlei und Mandant gemeinsam Rechnungswesen-Bestände bearbeiten.