Generelles Vorgehen bei Übernahme Mandant von abgebendem Berater

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Hallo zusammen,

ich stelle immer wieder fest, dass die Übernahme von Datenbeständen eines abgebenden Beraters recht komplex ist. Hat hier jemand bereits eine Checkliste dazu gemacht?

Herausforderungen sehe ich v.a. in der Übergangszeit: Übernehmende Kanzlei soll bereits Leistungen durchführen (Lohn, Fibu, ...) - übergebende Kanzlei muss aber noch Restarbeiten (JA, etc.) machen.

Da stellen sich mir die Fragen:

- Zu welchem Zeitpunkt lege ich einen neuen Mandanten an (ab da bekommt er ja eine Mandantennummer)?

- Wann darf ich welche Leistung anlegen?

- Wann Unternehmen Online / Datev Personal?

- Wie ist das mit einer bestehenden mandantengenutzten Beraternummer? Unterschied im Umgang mit LV vs. MigMag?

Wäre toll, wenn ihr eure Erfahrungen und v.a. Tipps hier teilt!

Danke!

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@mriess  schrieb:

- Zu welchem Zeitpunkt lege ich einen neuen Mandanten an (ab da bekommt er ja eine Mandantennummer)?

Sobald ich weiß, dass ich den Mandanten bekomme. Die Anlage einer ZMSD schadet ja nicht. Und für die Annahme des Übertrags im LAO muss ich ja den Zielmandanten ohnehin angeben, von daher ist es sogar von Vorteil, wenn die ZMSD bereits besteht.

- Wann darf ich welche Leistung anlegen?

Man darf überhaupt keine Leistung anlegen, denn die Leistung bekommen Sie ja vom Altberater überspielt. 

Also: Nie, wenn man sich seine Daten nicht mit dem Übertrag zerschießen will.

- Wann Unternehmen Online / Datev Personal?

Ebenfalls: Nie, wenn die Daten vom Vorberater kommen. Ansonsten gibt es nur Chaos mit den Beraternummern und die Leistung ist im RZ belegt und wird nicht übertragen.

- Wie ist das mit einer bestehenden mandantengenutzten Beraternummer? Unterschied im Umgang mit LV vs. MigMag?

Ist im Handling des Übertrags kein Unterschied ob LV oder MigMag.

Lediglich die Zustimmung zum Übertrag nimmt beim MigMag auf der abgebenden Seite die Extraschleife über den Mandanten, der dem Übertrag ebenfalls zustimmen muss.

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Ich in der Ansicht, dass gerade unter den gennannten - technischen - Aspekten ein wirlich sauberer "Übergang" nur mit der Fallbeilmethode unproblematisch ist (auch und insbesondere aus rechtlichen Gründen).
Eine Standardlösung gibt es hier m.E. nicht.

Wenn das Mandat zum 31.12. gekündigt wurde, sollte danach auch nichts weiter vom Vorberater getan werden. Ich arbeite seit einigen Jahren nur noch nach diesem Grundsatz, was mir viel Ärger und Zusatzarbeit erspart. Beispiel: Neuer Berater erstellt Buchführung und JA ab Jahr 02, währen der Vorberater Jahr 01 noch den Abschluss erstellt. Gerade wenn sich die Abschlusserstellung dann noch über Jahre verzögert, ist das ein Grauen.

Wenn der neue Berater dann die Fibu ab 02 erstellt und dann noch etwas auftaucht, was den JA 01 betrifft, ist das ggf. aus der Sicht des Altberaters entzogen. Alles nur problembehaftet.  

Ausnahme natürlich, wenn der bisherige Berater einen bestimmten Auftragsteil (z.B. Lohn) exklusiv weiter bearbeitet. Hier können meist auch technisch Abgrenzungen gezogen werden (aber z.B. schon nicht mehr beim gleichzeitigen Zugriff Lohn/Fibu unter DUO.

Ansonsten muss ein individueller Plan erarbeitet werden, in Abstimmung mit allen Parteien und in Abstimmung mit der Beauftragung. Leider haben dann manche StB aber zuwenig DATEV-technischen Wissen um das auch wirklich sicher umszusetzen, also müsste dann noch ein entsprechender Spezialist hinzugezogen werden. Ich bin sicher, dass hier auch einige Daten am Ende mal verloren gehen.    

 

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Guten Tag,

es spricht an sich nichts dagegen einen Übertrag in Intervallen durchzuführen, sprich; Lohn schonmal übertragen, damit dieser durch neuen Berater bereits erstellt werden kann, neuestes Wj in Fibu mitschicken, damit neuer Berater damit weiterbuchen kann.

Da Bedarf es auch nicht zwingend einen Logistikauftrag.

Kam oft vor dass ich um eine ReWe-Sicherungsdatei des aktuellsten Wj inkl. Anlage gebeten habe damit wir sowohl die darin enthaltenen Stammdaten inkl. Ist-Stand der Fibu haben, muss dann nur später um Abschlussbuchungen ergänzt werden.

Zentrale Mandanten würde ich da anlegen sobald ich weiß wieviele zentrale Mandanten der Vorberater hat, damit ich das analog einrichten kann.

Selber Leistungen anlegen idealerweise garnicht, weil diese übernommen werden. Nur wenn Lohn und Gehalt übernommen wird und zu LODAS umgewandelt werden soll muss eine "leere" LODAS-Leistung angelegt und via DATEV Datenübernahme nach LODAS umgewandelt werden.

Unternehmen online/Personal idealerweise sofort übertragen, weil der Mandant das sicher laufend benutzt, und entsprechend die laufend hochgeladenen Belege von der Kanzlei gebucht werden sollten, auch die Lohnauswertungen wollen dann in Personal hochgeladen werden.

Daraus ergibt sich natürlich auch ein Übertrag der mandantengenutzten Beraternummer, weil darauf die Verträge liegen (DUO, SmartCard, SmartLogin,...)

Häufiges Problem; Vorberater wills behalten weil er die Belege sonst nicht sieht.