Datev-Rechnung wird an falsche Smartcard verschickt

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Moin Moin

Die monatliche Datevrechnung wird an unsere Geschäftsführerin geschickt. Verschlüsselt, ich tippe auch S/Mime. Ist aber eigentlich nicht wichtig. Wichtig hingegen ist, Diese besondere Email musste seinerzeit von Datev auf eine bestimmte Smartcard freigeschaltet werden. So richtig mit allen bürokratischen Bestätigungen. Das klappte auch bisher.

Bis zur jetzigen Rechnung! Outlook konnte die Mail mit der gesteckten (korrekten) Smartcard nicht öffnen. Dass Outlook danach mit dem Profil auch nicht mehr arbeiten konnten ... so langsam finde ich Datev könnte mir mal Schmerzensgeld zahlen, denn ich kriege den Ärger ab, und ich bin erstmal Schuld.

Am Ende stellt sich jedenfalls heraus, diese letzte Email mit der Rechnung wurde für die Berufsträger-Smartcard der Geschäftsführerin diesmal kodiert..

Stellen sich 2 Fragen:

1. Warum weicht Datev ohne Vorankündigung von der vereinbarten Smartcard ab.

2. Was um alles in der Welt soll das, den Berufsträger-mIdentity für solch profane Sache zu nutzen. Diesen Stick hält man wegen seiner praktisch endlosen Rechte (nicht nur in Datev) besser verschlossen!

SK ist gestellt, bisher keine Antwort. Ist allerdings auch erst  etwa eine halbe Woche. Sprich, die Prüfung kann noch im Gange sein.

Ich kann mir aber gut vorstellen, dass wir nicht die einzigen Leidtragenden sind.

QJ

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Moin @quantenjoe,

an die SmartCard gekoppelt wäre mir neu 🤔. Was ich kenne und was Du auch selber umstellen kannst: an eine E-Mail Adresse gekoppelt. Wir hatten bis vor kurzem [email protected] hinterlegt, bis DATEV uns via E-Mail mitgeteilt hat, das geht nicht mehr, weil es keine SmartCard dazu gibt 🙄. 

Also haben wir uns um die echte Lösung gekümmert: die DATEV Rechnung kommt gleich automatisch ins DUO. Die Rechnung muss man sowieso zahlen; auch wenn man sie prüft und ggf. Fehler feststellt. Dann wird einem der Fehler auf der nächsten Rechnung gutgeschrieben. Daher wollen unsere Kanzleipartner damit erst gar nichts zu tun haben. Ich kümmere mich um die Rechnung und halte denen den Rücken frei 😎. 

Daher möglich (aber nicht zu 100% sicher): Wenn die hinterlegte Person tatsächlich die Berufsträger Karte + eine weitere von DATEV hat ... you know? 😇

Daher machen wir den Quatsch mit E-Mail erst gar nicht. Diese blöde SmartCard Sache ist einfach viel zu aufwendig 🙄. Ich meine sogar, wir hatten dazu einen extra mIDentity bestellt 😂. Ob das der DATEV so technisch Rechnung trägt ... ich weiß ja nicht aber flexibel ist man mit diesem SmartCard Quatsch schon mal gar nicht und wenn man unterwegs mit dem iPad /iPhone (als Synonym) ist und mal eben die DATEV Rechnung: nope 👎. Dann müsste man Kollegen sagen: Ich komme gerade nicht an die Rechnung aber Du kannst das nochmal manuell aus dem Portal herunterladen. 

Lange Rede, kurzer Sinn: stell's um und lass die SmartCards da raus. Welche Möglichkeiten es gibt (und das sind wahrlich ein paar!) hat @Daniel_Niemann in seinem LinkedIn Newsletter beschrieben: Elektronische DATEV-Rechnung: Zeit und Kosten sparen. Nebenbei das Klima schützen

Falls alle Stricke reißen, würde ich mir eine monatlich wiederkehrende Aufgabe machen und die Rechnung einmalig monatlich aus dem Portal laden - ist aber die letzte Lösung, die ich gehen wollen würde, weil es im DATEV Kosmos andere smarte Lösungen gibt. 

P.S. @Andreas_Bär wird sicher auch dazu etwas sagen können als SmartCard Guru 🤓

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@quantenjoe ,

... Datev-Rechnungen oder auch "Datev Rechnungsdaten" kann man auch selbst abholen und  "spaßeshalber" auswerten, entweder mit Datev- oder mit Excel-Bordmitteln

Für das Abholen wird natürlich das entsprechende Recht benötigt und dieses Recht 'sitzt' auf einem Medium, bei uns auf dem Medium SmartCard

... immer wenn etwas 'klemmt', 'quietscht' und blockiert, fängt die Suche nach dem 'Sandkorn im Getriebe 'an, aber ansonsten spürt man langfristig nichts von irgendwelchen Hindernissen

Aber bei unseren Papierrechnungen (zusätzlich zum PDF-Download) 'quietscht' nichts, außer evtl. beim Briefkastendeckel

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Hallo zusammen,

die SmartCard ist da natürlich wieder völlig unschuldig 😜

Disclaimer: nicht mein Fachbereich, also bitte nicht zu 100% drauf verlassen 😉

Wie von @metalposaunist schon geschrieben ist das nicht direkt an die SmartCard gekoppelt. Mein Stand ist, dass die E-Mails per DATEV E-Mail-Verschlüsselung verschlüsselt werden, aber bei der Rechnung ausschließlich per S/MIME, also keine Portal-Mails.

Die DATEV E-Mail-Verschlüsselung verschlüsselt für alle bekannten SmartCards mit der jeweiligen E-Mail-Adresse. Bekannt heißt dabei entweder durch eine signierte E-Mail an den Schlüsselimport oder weil das Zertifikat zum Abruf freigegeben wurde.

Das sollte für @quantenjoe bedeuten: wahrscheinlich ist die E-Mail-Adresse auf beiden SmartCards identisch und die E-Mails wurden bisher für beide SmartCards verschlüsselt. Für die bisher gesteckte SmartCard gab es dann eine Folgekarte (oder Laufzeitverlängerung) das Zertifikat steht aber nicht zum Abruf bereit und wird daher von der DATEV E-Mail-Verschlüsselung nicht mehr genutzt.

Für zukünftige Rechnungen sollte sich das also lösen lassen indem Sie entweder eine signierte E-Mail an [email protected] schicken (dann gibt es bei der nächsten Folgekarte aber wieder dieses Problem) oder Sie geben die Zertifikate zum Abruf frei, das gilt dann auch für Folgekarten: Verschlüsselungszertifikate zum Download freigeben - DATEV Hilfe-Center

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Moin Moin

Ich kann natürlich die Rechnung runterladen. Kein echter Aufwand. Das sieht meine Geschäftsführung aber ganz anders. Und ich kann es auch irgendwie verstehen.

Datev machte damals wegen der Rechnung per Email einen Riesenwand - meine Verwaltungschefin hat mir da eine echte Bürokratie-Horrorgeschichte erzählt. Und sie neigt wirklich nicht zu Übertreibungen.

Die Email-Adresse ist in der Tat gleich. Wenn sich Datev darin jetzt verheddert - verständlich, aber diese Nebenwirkung ... irgendwer muss sie gekannt haben, denn es war schließlich mal ein Datev-Prozeß.

Sprich, das hätte nicht passieren dürfen. Wenigsten hätte es eine Abkündigung und ein "bitte laden Sie die Rechnung in Zukunft auf diesem oder jenem Wege runter.

Zumal der wesentliche Punkt ist nicht die Email-Adresse, sondern die Karten-ID. Und daraus folgt, diese ID ist verändert worden. Ohne Ankündigung, Hinweis, Warnung (ok ist eigentlich dasselbe macht aber mehr her 😉).

Abgesehen davon: Warum den Berufsträger-Stick, also die Karte, von der sich alle Rechte ableiten, die auch beispielsweise die Vollmachtsdatenbank beherrscht, warum diese Smartcard gerade auswählen? Die zückt besser nur, wenn's wirklich notwendig ist und hält sie sonst unter Verschluss.

Ich kann alle Antworten gut verstehen. Nur ich bin nicht Mitglied der Geschäftsführung, ich kriege nur deren Ärger ab. Und dieser Ärger, meine ich, musste nun wirklich nicht sein.

Übrigens, Datev: Ich habe immer noch nichts gehört, wie es mit der nächsten Rechnung klappen soll.

QJ

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@quantenjoe schrieb:

Und daraus folgt, diese ID ist verändert worden. Ohne Ankündigung, Hinweis, Warnung (ok ist eigentlich dasselbe macht aber mehr her 😉).

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Hm, ist das zu 100% so 🤔? Nicht, dass es so wie @Andreas_Bär geschehen ist und es mit einer Wartung / Verlängerung der SmartCard zu tun hat? 

So oder so nervig. Aber DATEV typisch hochsicher 🔒.

Und ja: DATEV verschlüsselt per S/MIME statt mit der DATEV E-Mail Verschlüsselung. 

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@quantenjoe schrieb:

Die zückt besser nur, wenn's wirklich notwendig ist und hält sie sonst unter Verschluss.

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Naja. Das Internet kann man damit trotzdem nicht löschen 😅. Die Karte halte ich jetzt nicht für den heiligen Gral - auch wenn sie mehr Rechte haben sollte. 

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@quantenjoe schrieb:

Und dieser Ärger, meine ich, musste nun wirklich nicht sein.

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Stimmt. Aber da hat ja @Daniel_Niemann für gute Aufklärung gesorgt. Aber ja, die KVs könnten das auch mal proaktiv nur kurz ansprechen und eben auf LinkedIn verweisen nach dem Motto: Wie bekommt Ihr eigentlich Eure DATEV Rechnung? Ist das noch zeitgemäß? Schaue mal hier: ... Das sind E-Mails, die wirklich langfristig helfen ohne Werbung 👍 und ein positives Gefühl hinterlassen. 

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@quantenjoe schrieb:

Übrigens, Datev: Ich habe immer noch nichts gehört, wie es mit der nächsten Rechnung klappen soll.

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Da musst Du hinterher sein. Für mich sah im Bereich DUO > Kooperationen alles schon fertig aus. Ich habe nur den Wisch mit der Unterschrift als SK online abgesendet und der wurde mit ✅ markiert. Dem Braten habe ich nicht ganz getraut aber heute habe ich die DATEV Rechnung digital in DUO gefunden 😊. 

Und @quantenjoe, wenn nichts passiert, setzt DATEV knallhart auf das Fallback: Papier 📜. Also im schlimmsten Fall schickt man Euch einen Stapel Papier zu, den ich gleich in Ablage P entsorgen und mir dann manuell die PDF aus dem Portal ziehen würde, weil man mit Papier ohne Scan nichts anfangen kann; geschweige sinnvoll prüfen. Warum DATEV das macht? Keine Ahnung. Rechnung nicht bezahlt und man bekommt eine Mahnung. Das sollte Anstoß genug in der Kanzlei sein.

Aber um aus den Kommentaren des Newsletters bei LinkedIn zu sprechen: DATEV macht eine AGB Änderung für 2023 startklar, wo es heißt: digital first aka die digitale Rechnung wird zum Standard und muss nicht wie heute noch aktiv ausgewählt werden. DATEV dreht den Spieß um und man muss dann aktiv eine Rechnung auf Papier auswählen. Gut so 👍!