Datev-Rechnung analysieren, auswerten, optimieren : Mission Impossible, Sisyphos-Arbeit oder "Klick-Sache" ?

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Hallo Community,

die 'Volatilität' der Preise und Gebühren in der Datev-Welt, z.B. ganz aktuell wegen der Abkündigung des Telemoduls, aber auch wegen den bereits vorhandenen und noch geplanten kostenpflichtigen Daten-Services, sind eine gute Gelegenheit, die Datev-Rechnungsdaten genauer im Auge zu behalten bzw. unter die Lupe zu nehmen und vor allem besser zu verstehen. 

... gut möglich, dass man einzelne gute Produkte oder Leistungen gar nicht nutzt, weil man sie entweder nicht kennt oder unterschätzt und andererseits 'Altlasten' mit sich herumschleppt, die nur unnötige Kosten verursachen.

Wenn sich nämlich die Rechnungsbeträge auf einem Niveau +/- einigen % 'eingependelt' haben, achtet man bzw. achte ich nicht mehr so genau auf die Details. 

In den kommenden Monaten wird sich aber sehr wahrscheinlich Einiges in den Rechnungsdaten und beim Rechnungsbetrag 'bewegen', was es zu kontrollieren und ggfs. zu optimieren gilt.

.... und jetzt die 'Gretchenfrage' : 

Nun sag', Community, wie hältst du's mit der Datev-Rechnung ?   (oder so ähnlich)

ich habe bisher mit den folgenden Datev-Bordmitteln 'gespielt'

Datev-Arbeitsplatz

> Service-Anwendungen

> Rechnungen auswerten
> Rechnungsdaten Download
> DATEV-Rechnung (PDF) abrufen online

... aber ich muss zugeben, dass ich nicht gerade glücklich damit bin

• die CSV-Dateien liefern mir laaaange und breite Tabellen, Tausende von einzelnen Gebührenpositionen, die man  dann von Hand mit Hilfe von Excel sortieren, selektieren, formatieren, filtern, summieren oder sonstwie verhackstücken kann bzw. muss.
• die PDF-Dateien mit einer 2-stelligen Anzahl von PDF-Anlagen wäre ein netter Lesestoff, falls man an Schlaflosigkeit oder Langeweile leiden würde, was bei mir aber nicht der Fall ist
• mit der Funktion "Rechnungen auswerten" kann/könnte man sich stundenlang verweilen ... wenn man wollte und müsste sich anscheinend die Ergebnisse notieren, da eine Ausgabemöglichkeit nach Excel oder in ein Word-Dokument nicht vorgesehen ist (... ist mir jedenfalls noch nicht begegnet ...)

... aktuell erscheinen mir die folgenden aufklappbaren Teilauswertungen recht brauchbar :

... mit den folgenden Einstellungen ...

... erhalte ich den monatlichen Verlauf der Kosten und kann Optimierungspotenziale erkennen und kann 'nachsteuern'

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Eigentlich müsste man mit dem Faust auf den Tisch hauen, dass das alles so umständlich ist ... 

... aber evtl. habe ich ja eine Wissenslücke und es gibt ein geniales Analyse-Tool, das mir auf Knopfdruck die Rechnung 'aufbröselt'

Erst vor kurzem habe ich mir z.B. das Tool "Datenanalyse" näher angeschaut (allerdings nur in der Basisversion)

Aber ich fand die paar dort hinterlegten Auswertungen, z.B. für EO Comfort, auch schon interessant und nützlich.

Allerdings möchte ich nicht mit einer rel. hohen monatlichen Gebühr dafür bestraft werden, dass ich nach Optimierungsmöglichkeiten für die Datev-Rechnung suche.

Pay-per-use wäre mir in diesem Fall auch lieber als ein Abo und eine Mindestlaufzeit

Wie gesagt:

vielleicht gibt es ja schon schöne und komfortable Auswertungsmöglichkeiten, die sich bisher nur vor mir versteckt haben

Eigentlich wäre das ja ein schönes Thema für ein Datev-Tool aus der Toolbox-Umgebung

also nochmal die Kernfrage (frei nach GOETHE):

Nun sag', Community, wie hältst du's mit der Datev-Rechnung ?

Von der Datev kann man ja vermutlich nicht erwarten, dass man Tipps zur Kostenreduzierung erhält 😎

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Hallo Herr Vogtsburger,

ich habe sehr gute Erfahrungen mit https://meisterbusiness.coachy.net/lp/rechnunganalyse/

gemacht!

Frohe Pfingsten!

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Ich hätte da eine Excel Tabelle im Angebot die ich seit knapp zwei Jahren zur Rechnungsauswertung nutze. 😇

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@steuerlotse ,

ich hätte erwähnen sollen, dass ich weder eine relativ hohe monatliche Gebühr, noch eine relativ hohe einmalige Gebühr haben möchte, nur um die Rechnungspositionen kontrollieren zu können.

... die von Ihnen verlinkte Lösung wirkt sehr chic, wäre aber für meinen Geschmack mit Kanonen auf Spatzen geschossen 😉

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@jjunker ,

mit den CSV-Dateien und mit Excel-Bordmitteln komme ich zwar auch an alle Informationen heran,

aber diese Methode ist mir zu wenig automatisiert und mit zuviel Handarbeit verbunden.

Besser geeignet wäre aus meiner Sicht eine Datenbankanwendung wie z.B. MS-Access und dort entsprechende "Abfragen", "Berichte", "Module" etc., die die gewünschten Ergebnisse auf einen Klick liefern.

Aber aus Erfahrung weiß ich, dass man dort auch eine Menge Zeit hineinstecken müsste

Wenn die Datev das Tool "Rechnung auswerten" ein wenig 'aufbohren' und komfortabler machen würde oder wenn man "Rechnung auswerten" von der Kommandozeile mit Hilfe von Parametern aufrufen und die Ausgabe in Textdateien speichern könnte, wäre schon viel gewonnen

(... aber vielleicht geht das ja schon ... etwa so ähnlich wie KRExport.exe)

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Welches Interesse hat DATEV die intranzparente Preisstruktur mit einem guten Tool auswertbar zumachen?

🙈

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Nachtrag: 

ich muss mich korrigieren:

man kann aus dem Tool "Rechnungen auswerten" heraus die vollständig 'ausgeklappten' Auswertungen doch drucken und in PDF oder in eine Excel-Tabelle exportieren

Das ist tatsächlich sehr nützlich und erlaubt den schnellen, prüfenden Blick auf die interessierenden Bereiche der Datev-Rechnung, z.B. aktuell der gesamte Bereich bzw. das Produkt "Kanzlei-Rechnungswesen" in einer monatlichen Zeitreihe

Beispiel (Auszug) :

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Mein bisheriges Fazit:

es ist reine 'Klick-Sache', ob und wie man an die gewünschten Informationen herankommt, aber man kommt ran.

Per Excel hätte ich zwar noch mehr Möglichkeiten, aber auch mehr Arbeit.

... schade, dass man keine unterschiedlichen 'Auswertungs-Profile' hinterlegen kann, dann würde das 'Schürfen' nach verstecktem Einsparpotenzial noch mehr Spaß machen 😉

... noch eine Erkenntnis :

... ganz allgemein sollte man bei Datev-Anwendungen am besten immer erst ein passendes Hilfe-Dokument lesen und sollte nicht darauf vertrauen, dass man auch ohne schriftliche Anleitungen die wichtigsten Funktionen der jeweiligen Anwendung auf Anhieb nutzen kann. 

Man ist ja schließlich kein Computer- und kein Datev-Anfänger und traut sich Einiges zu.

Der Denkfehler dabei ist aber, dass Datev-Programme nicht gerade intuitiv zu bedienen sind und schon gar nicht so, wie man es mittlerweile von modernen Apps oder einigen anderen Software-Herstellern gewohnt ist.

Ich kenne 'militante IT-Verweigerer, die aber trotzdem intuitiv alles finden und anwenden können, was sie 'ausnahmsweise' interessiert, z.B. in der Online-Welt 😅

Viele nützliche Funktionen in Datev-Anwendungen sind so gut versteckt, dass man sie nur schwer oder nur zufällig oder eben durch Lesen einer Dokumentation findet.

... schade ...

... es wäre aus meiner Sicht relativ einfach, die Benutzer mit diversen Hilfestellungen direkt in der Bedieneroberfläche zu unterstützen, anstatt separat in Prosa in laaaangen Hilfe-Dokumenten aus dem gigantisch großen "Datev Hilfe-Center" (DHC)

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Moin @vogtsburger,

bitte nicht falsch verstehen, ich setze mich nicht immer mit der DATEV_RG auseinander, aber:

Wenn ich die Kosten der DATEV z.B. wie hier beschrieben:

Einrichtung des Programms Übernahme DATEV-Kosten in Eigenorganisation comfort

nach EO comfort hole, fallen dann nicht sehr schnell Kosten auf, die noch nicht abrechne? Weil Mandant nicht mehr existiert, kein Auftrag angelegt, o.ä.?

Warum muss ich die DATEV-Kosten nochmal durch die Bewertung quetschen?

Beste Grüße
Christian Ockenfels

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Hallo @chrisocki ,

danke für den Link zu dem 42-seitigen Hilfe-Dokument.

... kannte ich noch nicht ...

Wie schon erwähnt, sollte man eigentlich solche laaaangen Dokumente besser vorher lesen, bevor man die darin beschriebene Funktion(en) anwenden will.

Unser EO Comfort wurde vom Datev-Consulting eingerichtet und liefert Einiges, was auch verwendet wird, aber ich habe nicht den Ehrgeiz, aus "EO Comfort" mehr herauszuholen als es freiwillig 'herausrückt'.

Ich gehe bei Auffälligkeiten lieber an die Rohdaten heran, um dort an der Quelle der Gebühren an den Stellschrauben zu drehen.

Und dort interessiert mich auch nicht die PDF-Auswertung pro Mandant mit ca 1.001 Seiten Anlagen, sondern einzelne oder wenige Seiten, auf denen die kumulierten monatlichen Gebühren spezieller 'Produkte' stehen.

... aber das geht tatsächlich innerhalb weniger Minuten, wie ich aber erst jetzt herausgefunden habe.

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Ok, verstanden... 

Zugegeben, hat meine Frau (StBin) vor erst wenigen Jahren die Funktion vom DATEV-Consult einrichten lassen. Im Ergebnis hat sie viele Kosten gefunden, die dann letztendlich gestrichen werden konnten.

Aktuell ist es wohl so, dass bei dem abholen der Kosten sofort in einer Übersicht ersichtlich ist, wenn Kosten nicht zugeordnet werden können (Mandant/Auftrag). Diese Liste ist nach der Überarbeitung seinerzeit, ziemlich übersichtlich.

Das gleiche Verfahren wurde in der Kanzlei durchgeführt, wo ich als Admin tätig war. Ok, dort sind allein 4 Damen in der Kanzlei-EO zur Rechnungslegung, etc. beschäftigt... Und dort hatte ich monatlich immer wieder Anfragen der Damen, was für Kosten für den Mandanten, nicht zu zuordnen, etc. Extra Excel-Tools o.ä. haben wir dort nicht bemüht.

Zugegeben: In dem DATEV-Kosmos gibt es immer wieder Möglichkeiten, die nicht immer ersichtlich sind...

Beste Grüße
Christian Ockenfels

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Ich bin über die Beiträge gestolpert und suche genau so eine Auswertungsmöglichkeit. Besteht Möglichkeit in den Austausch zukommen? 😄