DUO: Herunterladen von Belege-Sammlungen mit ZIP und ZAP ... ähm ... mit document.xml

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Liebe Datev-Entwickler und Community-Mitglieder,

Belege-Sammlungen, die aus DUO heruntergeladen werden müssen, sollten im ZIP-Archiv nicht nur die Einzeldateien enthalten, sondern zusätzlich auch eine document.xml, also quasi ein Inhaltsverzeichnis und außerdem nur die originalen Dateinamen der Belege  und nicht bei Namensgleichheit ergänzt um Beleg-IDs, Datum, Uhrzeit etc.

Beispiel-Szenario:

Man lädt z.B. 5 verschiedene Belege mit dem gleichen Dateinamen hoch und muss sie später (als welchen Gründen auch immer) wieder herunterladen.

Bei einzeln heruntergeladenen Belegen behalten die Dateien im ZIP-Archiv ihren originalen Dateinamen

Bei mehreren heruntergeladenen Belegen mit identischen Dateinamen werden die Dateinamen im ZIP-Archiv mit Beleg-ID, Datum und Uhrzeit ergänzt.

Das führt zu größerem Mehraufwand bei der Weiterverarbeitung der Dateien

Daher der Wunsch nach einer zusätzlichen "document.xml", um die originalen Dateinamen innerhalb der XML-Datei den veränderten Dateinamen der heruntergeladenen PDF-Dateien zuordnen zu können

Im Voraus vielen Dank für Feedbacks und einen 'Relevanz-Check' 😉

Apropos, in Ermangelung der Kategorie "Belege  herunterladen" habe ich die Kategorie "Belege hochladen" gewählt (bzw. wählen müssen 😎)

Apropos 2,

Falls die Flure in den DATEV-Entwicklungsabteilungen nicht allzu lang sind, könnte man ja mal bei den Kollegen von der Abteilung "Dokumentenablage" oder "DMS" nachfragen. Dort werden z.B. solche "document.xml" Dateien bei Dokumentensammlungen eingesetzt

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... ok, es kommt nicht sehr oft vor, dass man Belege aus DUO herunterladen muss, aber es kommt sicher oft vor, dass man Belege mit identischen Dateinamen hochlädt.

Es gibt ja sehr beliebte Dateinamen wie z.B. Scan001.pdf, Scan002.pdf , Beleg01.pdf, Beleg02.pdf, Beleg03.pdf oder ähnlich 'sprechende' Dateinamen, die immer wieder gern genommen werden.

(... wäre eigentlich auch eine schöne Funktion, in DUO nach 'multiplen' Dateinamen zu suchen)

... aber genau hier liegen ja die 'Hasen im Pfeffer begraben', die beim Herunterladen die Folgeprobleme verursachen

... und wenn man die Herunterladenden noch glücklicher machen wollte, könnte man sogar den Pfad der DUO-Belegablage mit in die document.xml schreiben 😉

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Ich verstehe das Problem nicht, das ist doch ganz einfach:

Man muss sich doch einfach nur ein Programm schreiben, dass aus dem Dateinamen die ID extrahiert und dann eine document.xml zusammenbastelt.

Wenn im Dateinamen keine ID vorhanden ist, muss man halt vorher noch die Belegdaten als CSV exportieren und darauf hoffen, dass der Dateiname eindeutig ist und man aus den Belegdaten die ID ermitteln kann. Gegebenenfalls schmeißt man halt noch etwas KI darauf, die macht das dann schon irgendwie.

Wer mit solchen trivialen Aufgaben überfordert ist, ist als Uo-Anwender ungeeignet und sollte sich besser ein anderes Produkt suchen.

(Die vorherigen Zeilen könnten Ironie enthalten!)

Besonders lustig ist es, wenn man 5 Dateien zum Export markiert hat, der Export dann aber 8 Dateien enthält. Das passiert, wenn vorher in Uo Dateien zusammengeheftet wurden. Ich habe keinen Weg gefunden herauszufinden, wie die Dateien zusammengehören. Wahrscheinlich braucht man dafür auch eine KI.

Siehe auch:
https://www.datev-community.de/t5/Ideen-zu-Unternehmen-online/Exportfunktion-der-Belege-aus-DUO-Beleg%C3%BCbersicht-um-Export-der/idc-p/384384#M7098 

https://www.datev-community.de/t5/Ideen-zu-Unternehmen-online/Exportfunktion-der-Belege-aus-DUO-Beleg%C3%BCbersicht-um-Export-der/idc-p/254682/true#M4651 

Es ist leider mal wieder wie so häufig bei der Datev:

Eine elementare Funktion, die es seit Einführung von Uo geben sollte und wahrscheinlich relativ einfach zu implementieren ist, fehlt.

Wünsche von Anwendern werden ignoriert. Mein erster Servicekontakt zum Uo-Export dürfte deutlich über 10 Jahre alt sein.

Die Datev kommt auch unabhängig von Anwenderwünschen nicht auf die Idee, einen Export zeitnah zu ermöglichen. Dabei sollte es selbstverständlich sein, dass man bei einem System, in das man großen Mengen an Daten reinschiebt, diese auch irgendwie wieder herausbekommen möchte.

Erst nachdem in Datev Ideas genug Anwender für den Export gestimmt haben, hat sich die Datev mit dem Thema beschäftigt. Schon 4 Jahre nach Veröffentlichung der Idee wurde die Exportfunktion freigeschaltet. Bei einer so kurzfristigen Umsetzung war es leider nicht möglich, sich mit den Anforderungen der Anwender auseinander zu setzen.

Dass die Exportfunktion größtenteils unbrauchbar ist, interessiert niemanden. Im Anforderungskatalog stand offensichtlich "Massendatenexport ermöglichen" und nicht "Sinnvollen Massendatenexport ermöglichen". Man kann auf Export klicken und da fallen dann irgendwelche Daten raus. Damit ist das Projekt "Uo-Export" erfolgreich abgeschlossen.

Ich bin sehr frustriert. (ohne Ironie)

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Da vermutlich viele Datev-Anwender mit dem Begriff "XML-Datei" bzw. mit dem XML-Format nicht viel anfangen können, könnte die Datev beim Exportieren einer Belegesammlung alternativ oder zusätzlich zu einer "document.xml" natürlich auch eine CSV-Datei (z.B. "document.csv") zur Verfügung stellen.

CSV-Dateien sind den Datev-Anwendern besser bekannt und sind auch mit 'Bordmitteln' leichter zu lesen und/oder zu editieren.

1 Doppelklick reicht, um den Inhalt einer CSV-Datei mit Excel zu öffnen und tabellarisch anzuzeigen

Alle relevanten Daten der heruntergeladenen Belege sollten dann in den Spalten dieser Übersichtstabelle enthalten sein (Originaldateiname, Dateiname der heruntergeladenen Datei, Beleg-ID, Pfad in der DUO-Belegablage, Belegtyp etc.)

Noch wesentlich sinnvoller und komfortabler wäre es natürlich, wenn die Belegesammlung so exportiert würde, dass sie so auch wieder in DUO oder in einer lokalen Belegeablage importiert werden könnte

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(Nachtrag)

... also die Belegesammlung am besten so exportieren, dass man die ZIP-Datei wieder mit Belegtransfer hochladen könnte, wenn man wollte oder müsste 

... oder man verwendet dann diese ZIP-Datei als lokale Datensicherung eines DUO-Bestands oder zur Weitergabe an eine lokale Belegeablage oder an einen 'prüfenden Dritten'

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Mir ist es letztendlich auch egal, in welchem Format die Metadaten bereitgestellt werden. Daten lassen sich konvertieren.

Wichtig ist aber, dass

1. man zu jeder Belegdatei die ursprüngliche Beleg-ID herausfinden kann
   
   und
   
   
2. irgendwie dokumentiert ist, wie die Belege zusammengeheftet waren.

Beides ist derzeit nicht der Fall. Damit ist der Export in dieser Form unbrauchbar.

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... habe mal ein wenig mit 'vielseitigen' Dokumenten experimentiert ...

... wenn die Dokumente schon vor dem Hochladen geheftet waren, werden sie auch beim Herunterladen nicht entheftet, sondern bleiben 'vielseitig' 

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Ich habe es gerade auch noch einmal getestet:

1. Zwei einzelne Belege hochladen.
2. Belege online aufrufen, beide Belege markieren und zusammenheften.
   
   
3. Den dann entstandenen einzelnen Beleg markieren und "Weitere Aktionen -> Belege herunterladen" auswählen.

-> Es wird kommentarlos eine ZIP-Datei erstellt, die zwei Dateien enthält, obwohl man nur einen Beleg exportiert hat.

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Nachtrag:

... ein weiterer Test:

ich habe 10 Belege (Einzel-PDFs "1.pdf", "2.pdf", ... , "10.pdf")  hochgeladen, dann geheftet

Aus den 10 Belegen mit 11 Seiten wurde eine einzige PDF mit dem Dateinamen "1.pdf"

Beim Herunterladen dieser Gesamt-PDF "1.pdf" enthielt die ZIP-Datei wieder alle 10 PDF-Dateien, darunter 1 PDF-Datei mit 2 Seiten (siehe Screenshot)

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mE ist das ein unerwartetes und unerwünschtes Verhalten beim Herunterladen

.. welche Idee könnte dahinter stecken, dass geheftete Dokumente beim Herunterladen entheftet werden ?

... das sollte doch 'ein Bund für's Leben' sein, wenn man sich schonmal die Mühe gemacht hatte, alles zusammenzuheften was zusammengehört.

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Hallo @vogtsburger ,

beim Herunterladen von gehefteten Belegen unterscheiden wir, wann die Belege geheftet wurden. Wurden sie vor oder beim Upload geheftet oder in der Belegfreigabe zusammengefügt, so haben die Belege in Belege online keine Heftklammer. Wir haben aus zwei Dateien eine neue Datei erstellt. Diese Belege können als „geheftet“ wieder exportiert werden.

Belege, die in Belege online geheftet wurden, haben eine Heftklammer. Hier bleiben beide Dateien eigenständig bestehen und haben nur eine logische Verbindung. Diese Belege werden beim Herunterladen „entheftet“, denn beim Herunterladen geben wir die Originaldateien aus – so wie sie ins System gekommen sind und damals waren sie noch getrennt. Außerdem sehen wir die Gefahr, wenn wir beim Download die Belege als geheftet ausgeben und damit die Dateien nicht als eigenständige Daten bestehen bleiben, sondern zu einer Datei verschmolzen werden, dass Belege nicht erfolgreich ausgeliefert werden können und damit ein Datenverlust entsteht, weil die unterschiedlichen Dateiformate nicht immer erfolgreich in ein PDF gewandelt werden können.

Dass das kompliziert ist, wissen wir 😉 Deswegen wollen wir mit der neuen Version Belege online nur noch eine Heften-Variante unterstützen (siehe hier Belege heften in Belege online - DATEV-Community - 123970).

Liebe Grüße, 

Selina Gottwald 

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Hallo @Selina_Gottwald ,

danke für das Feedback.

Wie und wann die Datev tickt ... ähm ... heftet und entheftet, habe ich jetzt verstanden. Ich werde/muss eben darauf achten, Funktionen besser zu vermeiden, die sich evtl. später 'rächen' könnten, wie z.B. das Heften von Belegen in "Belege Online"

Aber wie steht die Datev zum Export bzw. zum Download der gewünschten Belege als "Dokumentensammlung", also als ZIP-Datei inkl. der Belege und einer "document.xml" ?

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Hallo @vogtsburger ,

ich finde die Idee gut! Aktuell haben wir allerdings keine Änderungen an der Funktion "Belege herunterladen" geplant.

Gerne können Sie aber eine neue Idee aufmachen und sie dort voten lassen und mit anderen Teilnehmern diskutieren‌‌🙂. 

Liebe Grüße, 

Selina Gottwald 

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Hallo @Selina_Gottwald ,

schön, dass Sie meine Idee/IDEA gut finden ...

... aber warum sollte ich eine neue IDEA erstellen und voten lassen, wenn ich hier bereits 'im richtigen Film' bin ?

Wir sprechen/schreiben hier im Thread doch genau davon, dass die Datev ein Herunterladen als ZIP-Datei, aber inkl. einer document.xml zur Verfügung stellen könnte/sollte ...

... oder muss man diese 1 Idee noch in mehrere, noch kleinere "Snippets" aufteilen, damit das 'Gesamtprojekt' 'agil' zu 'fassen' bzw. planbar und zeitlich abschätzbar ist ?

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Hallo @vogtsburger ,

oh stimmt, Sie haben recht!🙈

Ich war gedanklich noch bei Ihrer Frage, welche Idee dahinter stecken könnte, dass geheftete Dokumente beim Herunterladen entheftet werden. 

Natürlich müssen Sie keine neue Idee aufmachen.

Liebe Grüße, 

Selina Gottwald 

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Lieber Herr @vogtsburger,

was Du Dir wünscht hat noch ganz andere Gründe: Sollte DATEV das so umsetzen, ist mindestens die Rechnungswesen Archiv DVD überflüssig und auch das rechtssichere Archivieren für 5XX EUR, denn so kannst Du ja immer Belege online killen, Kohle sparen und wenn's doch nötig ist, eben die Sicherung zurückspielen und fertig. Der DATEV nimmst Du daher auch eine Einnahmequelle und forderst indirekt zum Sparen auf. 

Möchtest Du das wirklich? 😉

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@metalposaunist ,

in Zeiten der Energiekrise ist es quasi Bürgerpflicht, wertvolle Energiequellen, z.B. Kohle, zu sparen. 

Wenn eine wichtige dringend benötigte technische Funktion für die Anwender einen 'unerwarteten' pekuniären Kollateralnutzen hat, finden sich für die Datev bestimmt genügend andere Möglichkeiten, dies wieder auszugleichen.

Die zu Zeit ca 230 Seiten 'starke' Datev-Preisliste lässt sich in diese Richtung bestimmt gut 'optimieren' bzw. noch intransparenter gestalten 😎

... aber es wäre natürlich völlig abwegig zu glauben, dass die Datev aus dem genannten Grund nicht plant, diese Funktion (bzw. meine IDEA) zu realisieren 😎 

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@vogtsburger  schrieb:

in Zeiten der Energiekrise ist es quasi Bürgerpflicht, wertvolle Energiequellen, z.B. Kohle, zu sparen. 

Man fragt sich, ob in Nürnberg das schwarze Gold schon weiß geworden ist...