Belege trennen, wenn unterschiedliche Belege gleichzeitig eingescannt wurden

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Als Unternehmer möchte ich, dass Belege bzw. einzelne Seiten nachträglich getrennt werden können, die miteinander eingescannt werden. Ähnlich wie die Heftfunktion um zwei Belege miteinander zu verbinden.

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Dies wäre natürlich toll, wenn das ginge, aber ich denke, dass funktioniert technisch nicht. 

Zwei Belege in eine Datei heften ja und zurück auch, aber von einer Datei mit zwei Bildern zwei Dateien zu generieren, sehe ich kritisch und man müsste sich mit "Druck in pdf" der jeweiligen Seite behelfen.

Der Grundgedanke des Wunsches ist durchaus nachzuvollziehen, aber was aber steht einer sauberen Erfassung im ersten Schritt der digitalen Buchführung im Weg? Damit ergibt sich die Problemstellung erst gar nicht.

Diese Sorgfalt sollte m.E. beachtet werden, da sie einem sauberen, reibungslosen Arbeitsablauf dienlich ist.

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Hallo zusammen,

ich habe das Problem bzw. auch Mandanten, dass man Belege/Rechnungen egal ob mehrseitig oder beidseitig (duplex) nach dem Scannen im Duplo nachträglich heften muss. Eigentlich sollten die doch als eine Datei ankommen? 

Im Duplo hat man ja in den Einstellungen nur die Auswahl Duplex scannen. In den Scannereinstellungen habe ich auch schon alles eingestellt. Es handelt sich um einen EPSON DS-530 Scanner.

Beim Mandanten kommen auch diverse andere Scanner zum Einsatz.

Kann mir jemand hierbei weiterhelfen?

VG,

Eugen 

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Ja mit der Einstellung "mehrseitig" werden sämtliche Seiten als eine Rechnung/Datei gespeichert und damit dürfte das Problem gelöst sein.

Wir gehen auch so bei der Scannereinrichtung beim Mandanten vor, wenn wir benutzerdefinierte Schaltflächen (Brother) für ein- und mehrseitige Rechnungen oder Dokumente einrichten.

Allerdings würde ich mal versuchen, die Duplexeinstellung auf Nein/Simplex einstellen, denn das könnte schon Abhilfe schaffen.

Aber was ist "Duplo" ? 

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Glaube du hast mein Problem nicht ganz verstanden.

Die Einstellung mehrseitig kann ich in meinem Scanner gar nicht auswählen. Da kann ich lediglich ein-/ beidseitiger Scan auswählen.

Der Duplo ist der Dokument-Upload, also da wo die Belege ankommen 😉 und dort kannst du ja lediglich Duplex-Scan auswählen (in den Einstellungen), wenn es sich um einen Beleg mit Vorder- und Rückseite handelt.

Das Problem taucht bei einseitigen und mehrseitigen Belegen auf.

Also ich bekomme das Problem nicht gelöst. 

Trotzdem danke!

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Gut, jetzt weiß ich was Du mit "Duplo" meinst. 😉

Habe die Variante nach den Scanmodulen auch bereits ausgiebig getestet, aber ist in der Tat nicht optimal.

Dein Problem kriegst mit ihm defintiv nicht gelöst, denn Du hast natürlich recht: Mehrseitige Belege schaffen es, mangels Option nicht, als eine Datei im "Duplo" aufzuschlagen. Dies ist mir auch längst aufgefallen.

Hier ist tatsächlich nur die Möglichkeit und ich denke sogar bewusst, dass ein ganzer Stapel Rechnungen, ob mehr- oder einseitig, in den Scanner gelegt und eingescannt werden kann. In der Folge sind dort dann die Mehrseitigen zu einer Rechnung zusammenzuheften.

U.a. auch deshalb bauen wir individuelle Lösungen zum Scannen, die effektiver sind.

In der Scan-Software (hier bspw. das Control Center von Brother) werden benutzerdefinierte Buttons "programmiert":

Rechnungen einseitig und Rechnungen mehrseitig (bei Bedarf auch für Ausgangsrechnungen). 

Der Belegtransfer von DATEV wird installiert und ggf. auf "Zugang überwachen" gesetzt.

Scannt man nun bspw. mit "mehrseitig" eine Rechnung mit zehn Blättern, wird diese als eine pdf-Datei direkt in das Verzeichnis von Belegtransfer gespeichert und automatisch nach UO hochgeladen.

Die einseitigen Rechnungen werden dann auch im Stapel über den Button "einseitig" gescannt und werden dann jeweils als ein Belegbild hochgeladen.

Wenn das eine Alternative zum "Duplo" ist, einfach mal probieren.

Ich habe bereits einen Großteil der Mandanten auf die individuelle Lösung umgestaltet und alle Neuzugänge richte ich bereits so ein. Spart Klicks, heften und damit Zeit.

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Danke dir für die ausführliche Antwort 😉

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Die Idee geht zu kurz: Datev müsste selber erkennen, wo ein Beleg anfängt und aufhört, so dass mich als Anwender um dieses nervige Trennen gar nicht mehr kümmern muss. Die Software ist im Hause (die digitale Textanalyse von DATEV Anwalt kann das), das zu implementieren sollte möglich sein. 

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... das interessiert mich.

Wird bei Datev-Anwalt der Anfang eines neuen Dokuments automatisch erkannt, z.B. an typischen Elementen der ersten Seite) ? 😮

... wenn ja, sehe ich auch keinen Grund, das nicht auch bei den 'Nicht-Anwälten' zu implementieren.

Mich nervt das Heften, Trennen, Sortieren auch immer wieder (und immer öfter)

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... da bin ich dann auch dabei, wenn der ganze Rechnungsstapel auf einen Satz gescannt werden kann und das System sofort erkennt, welche mehrseitige Belege zusammengefügt werden müssen und welche eine einzelne Datei erhalten.

Wenn das, wie rahagena beschreibt möglich ist, sollte das tatsächlich zügig implementiert werden, denn der Scanvorgang hat tatsächlich noch eine Krücke im workflow.

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Bei der juristischen Textanalyse ist die Dokumententrennung nur ein  SteuerberaterAbfallprodukt. Für Steuerberater könnte man alles andere abschalten, die Oberfläche an die Anforderungen anpassen und das ganze per connect anbinden. 

Mit der Software wäre auch eine Prüfung der Rechnungsvoraussetzungen nach 14 UStG umsetzbar....

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Die juristische Textanalyse versucht tatsächlich die Texte zu "verstehen" und dürfte die diesbezüglich am weitesten entwickelte Software auf dem Markt sein. Sie vergleicht die Seiten semantisch miteinander, wenn sie einen anderen Schreibstil aufweisen, wird ein neues Dokument vermutet. 

Problem könnte dadurch die Performance sein, diese könnte möglicherweise durch eine Entschlackung - sofern möglich - erreicht werden könnte. Dafür bin ich nicht mehr nah genug dran. Da wäre dann alternativ eine Verarbeitung im Hintergrund und Meldung wenn fertig denkbar...  

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Moin Moin,

ich erlaube mir an dieser Stelle darauf hinzuweisen, dass wir (ein Spin-off einer Steuerberatungskanzlei aus Kiel) eine Software entwickelt haben, die u.a. das Problem Trennen und Heften gelöst hat. Es gab einfach zu viele Mandanten, die mit den Anforderungen an das Scannen (Vorsortieren und unterschiedliches Verfahren für ein- bzw. mehrseitige Dokumente) überfordert sind.

Wenn unser System digitalisierten Belege erhält, ist es egal, ob der Belegstapel in einzelne Dokumente getrennt bzw. vorsortiert ist. Auch EIN großes Dokument wird verarbeitet.

Nach dem upload eines Dokumentenstapel,

trennt unsere Software den Stapel in einzelne Belege und 

sortiert dabei nach Ein- und Ausgangsrechnungen sowie sonstigen Dokumenten.

Als "Bonus" versorgt das System die Rechnungen mit vollständigen Buchungssatzvorschlägen (auch dafür notwendige Personenkonten werden erzeugt).

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Abgesehen davon, dass Werbung hier in der Community gegen die Netiquette verstößt, hört sich das nicht uninteressant an, für Menschen die partout das Scannen nicht können wollen.

Insofern sicherlich ein gutes Nischenprodukt. Die "Belegvorbereitung" muss schon weit vorher erfolgen; bspw. über entsprechend programmierte Scan-Tasten.

Insofern ist das geschilderte Problem speziell für uns nicht existent, aber wie gesagt, vielleicht ist hier tatsächlich größerer Bedarf vorhanden.

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@deusex  schrieb:

Abgesehen davon, dass Werbung hier in der Community gegen die Netiquette verstößt

Ist mir bewusst, wollte es auch eher als Hinweis verstanden wissen, dass es möglich ist. Daher habe ich auch keinen link, Produktnamen o.ä. eingefügt

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Ich finde eine Software, die das Scannen vereinfacht, den falschen Weg und habe mich deshalb bewusst gegen ein ähnliches Angebot entschieden. Ziel einer digitalen Strategie sollte sein, dass von vornherein digitale Belege im Unternehmen ankommen! Je bequemer ich da den Faktor "scannen" mache, desto eher arbeite ich weiter mit dem Papiereingang, geht ja auch so total gut... 

Deshalb zeige ich unseren Mandanten lieber, was ein digitaler Belegeingang für sie bedeutet als dass ich denen das Scannen vereinfache. Letzteres machen wir natürlich auch, dafür haben wir aber die Scannerbox, die genau das Problem des Trennens über den Eingangsstempel des Unternehmers löst. 

Nativ digital ist das, was wir wollen, denn das kann man automatisieren. 

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@rahagena das ist sicherlich ein guter, vielleicht sogar der richtige Ansatz. Auf der anderen Seite stehen aber die vielen Mandanten, die nur ihren Job machen wollen und mit dem "Papierkram" nichts zu tun haben wollen (die vielen Handwerker zum Beispiel). Die werden sich auch in absehbarer Zukunft nicht missionieren 😉 lassen. Aber auch für solche Mandanten bedarf es einer Lösung, da haben wir bisher sehr lange drauf gewartet...

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Als Unternehmern möchte ich, dass, wie in Meine Steuern bereits möglich, PDF Dateien im nachhinein getrennt werden können, nachdem Sie mit dem Belegtransfer nach Belege online hochgeladen wurden.

Vielen Dank.

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Hallo in die Runde,

es hat mich doch sehr gewundert, dass diese Funktion nicht existiert. In unserem DMS System geht das problemlos.

Es ist eigentlich nicht das Ziel, dass meine Mitarbeiterin sich mit unterschiedlichen Softwareprodukten auseinandersetzten muss um eine einfache Aufgabe zu erledigen.

Eine automatisierte Trennung ist natürlich besser, aber bis das sauber läuft muss die Möglichkeit gegeben sein eine Datei zu trenne.

Liebe Grüße vom Chef der Anwenderin 😉

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Hallo Community, 

vielen Dank für diesen Wunsch 🙂

In der heutigen "Unternehmen online"-Welt werden Belege, die zusammen eingescannt und dann direkt hochgeladen werden, als eine Datei behandelt. Diese Datei kann nach dem Upload nicht mehr getrennt werden. Diese Logik wird sich in der heutigen Welt nicht ändern. 

Für die Weiterentwicklung von Unternehmen online haben wir diesen Wunsch aber berücksichtigt. So können heute schon Belege, die zusammen eingescannt werden, in der Belegfreigabe online (comfort) wieder getrennt werden. Mit der Neuschreibung von Belege online wird es dieses Konzept auch in der neuen Version Belege online geben.  

Ich clustere die Idee deswegen mit Blick auf die heutige Welt auf "abgelehnt". 

Freundliche Grüße

Nina Naßler