Selektive automatische E-Mail-Verarbeitung in Outlook durch DATEV DMS

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Als Steuerberater wünsche ich mir, dass DATEV DMS E-Mails in MS Outlook automatisch verarbeiten und ablegen kann. 

So etwas gab es für DATEV DMS Classic über das DATEV Anwalt E-Mail-Tool bereits einmal. Großes Manko damals, was für uns zu einem Ausschlusskriterium führte: Das E-Mail-Tool konnte nur alle Mails oder keine Mail verarbeiten.

Ich wünsche mir daher eine Möglichkeit, einzelne E-Mails automatisch verarbeiten zu lassen, entweder

• durch einen (virtuellen) Ordner in MS Outlook, in den ich die zu verarbeitende E-Mail ziehe (das mache ich im Moment auch so, nur dass die anschließende Verarbeitung Petra heißt und aus Fleisch und Blut ist) oder
• ich Mails aus dem Kontextmenü mit der rechten Maustaste automatisch verarbeiten lassen kann.

Anschließend sollte die E-Mail nach bestimmten Kriterien wie Absenderadresse/Empfängeradresse durchsucht und beim Mandanten abgelegt werden.

Auch noch wichtig: Automatismen sind (vor allem am Anfang) selten perfekt. Daher sollte es in DATEV DMS dann ein Filterkriterium für automatisch abgelegte Dokumente geben, um eine manuelle Nachkontrolle zu ermöglichen.

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Hallo, 

also soweit ich weiß gibt es eine regelbasierte Automatisierung bei der in Outlook ein Ordner mit Bezeichnung "#Mandantennr#" angelegt wird und alle Mails die darin verschoben werden, werden mit dem Betreff als Dokumententitel abgelegt. 

Man kann also den E-Mail Betreff dann ändern vor dem Verschieben entsprechend der Ablageknigge.

Eine Kontrolle ist so leider aber nicht möglich, sodass es passieren kann, dass man in einen falschen Ordner abspeichert. Mit einer entsprechenden Outlook Regel könnte man das aber sicher auch umgehen. 

Geht es allgemein eher um gesendete Mails oder eingehende Mails?

VG

Ricarda Hieber
Lead Process Optimization
TaxIt Consulting GmbH

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@Ricarda_Hieber : Was Sie beschreiben ist die alte DATEV E-Mail-Archivierung. Die gibt es in Verbindung mit "DMS neu" nicht mehr. DATEV hat dazu auch keine echte Alternative sondern nur Vorschläge wie

• Drag & Drop z.b. direkt in Schnellinfo Dokumente
• Vorbelegung Mandant aus E-Mail-Adresse der Mandantenstammdaten (problematisch bei Mehrfachtreffern z.B. bei Mandantengruppen)
• oder gleich MailStore

Bei der alten Lösung habe ich dann in Outlook per QuickStep direkt Mails in meine Wunschordner verschoben. Das war die schnellste Art der Archivierung, die ich je gesehen habe (und die es jetzt leider so nicht mehr gibt).

Vielleicht sollte DATEV sich hier gleich soweit öffnen, dass ich per Power Automate (oder vergleichbar) ins System komme. Dann versuche ich mir das auch gerne selbst zu programmieren oder bezahle andere dafür.

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Das E-Mail-Tool kann zwischenzeitlich eine Selektion der (automatisch) abzulegenden E-Mails durchführen.  Daher greift das ursprüngliche Manko nicht (mehr). 

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@marcohüwe 

oh, wie schade! Das ist dann ja echt mal ein Rückschritt. Vielen Dank für die Info, das ist gut zu wissen!