QR / Barcode Eindruck zur automatischen Verschlagwortung und Zuordnung

[#1]

Es sollte die Möglichkeit bestehen in die Dokumente ein QR- oder Barcode einzudrucken, sodass diese Codes bei Rückantworten automatisch in DMS dem richtigen Mandanten mit der gewünschten Verschlagwortung hinterlegt werden.

Beispiel Vollständigkeitserklärung:

Vom Steuerberater wird über DMS eine Vollständigkeitserklärung angelegt und hierbei ein entsprechender QR-Code eingedruckt. Der Mandant übersendet dem Steuerberater die Vollständigkeiterklärung.

Diese muss nun nur noch eingescannt werden und über eine Schnittstelle mit DMS Verbunden. DMS erkennt anhand dieses Barcodes automatisch zu welchem Mandant diese Dokument gehört und verschlagwortet es korrekt.

Viele DMS Programme beherrschen diese Technik bereits. Alle Dokumente die wir zur Unterschrift an den Mandanten übersenden können so viel einfach und mit weniger Zeitaufwand archiviert werden. Fehlerquellen werden eliminiert, da eine falsche Zuordnung durch manuelle Eingaben ausgeschlossen ist.

[#2]

Hallo DATEV-Community,

sorry für die etwas verspätete Rückmeldung bei diesem Thema.

Die automatische Dokumentzuordnung hat es nur in einer sehr frühen Pilotversion auf die DATEV-Programme 15.0 geschafft und wird aktuell von einer Handvoll Kanzleien verprobt. 

Die Freigabe ist für das Service-Release im November 2021 geplant. Die Funktion kann dann direkt in DATEV DMS aktiviert und genutzt werden. Die Zuordnung erfolgt dabei anhand der Dokumentnummer auf dem Dokument.

Parallel dazu wird, wie Sie bereits korrekt geschrieben haben, an der Anbindung einer Signaturlösung in den kommenden Monaten gearbeitet, welche die digital signierten Dokumente ebenfalls wieder korrekt zuordnet. 

Viele Grüße

Helmut Lerm

[#3]

Hallo Herr Lerm,

---

@Helmut_Lerm schrieb: Die Zuordnung erfolgt dabei anhand der Dokumentnummer auf dem Dokument.

---

Warum derart fehlerbehaftet? Wenn die Dokumentennummer unvollständig, nicht sauber gescannt, u.s.w. ist, kann ein "dummer Computer" hieraus alles mögliche (falsch) machen.

Warum keine Implementierung eines QR-Codes? Für eine Dokumentennummer in einem QR-Code braucht es auch keine "Mega-Pixelwolke". Das sind wenige Pixel und wenn gewünscht auch noch mit Prüfnummer. Dann kann das erkennende System sogar sicher sein, die richtige Dokumentennummer gefunden zu haben.

Beste Grüße
Christian Ockenfels

[#4]

Aus dem Platzhalter der Dokumentennummer kann Word mit Bordmitteln ganz einfach einen QR-Code machen. Die Dokumentenzuordnung müsste diesen nur lesen.

Die zu Grunde liegende OCR-Engine kann das bestimmt.

MfG, F.Lange

[#5]

Hallo @chrisocki,

hallo @flange,

danke für das Feedback!

Hier ein paar Hintergrundinfos zur Entscheidung pro Dokumentennummer:

Für die Dokumentennummer hat die bereits vorher häufige Verwendung auf Vorlagen und damit Dokumenten gesprochen. Viele Kanzleien nutzen auch ohne Dokumentzuordnung die Möglichkeit die Dok.-Nr. auf die Schriftstücke zu setzen.

Insb. die Kanzleien, die bereits mit DMS classic die Dokumentzuordnung nutzen, können so ohne großen Umbau der Vorlagen weiterarbeiten nach dem Umstieg. 

Bzgl. der Fehleranfälligkeit untersucht die OCR-Erkennung weitere Daten auf dem Dokument und prüft, ob diese zum zugeordneten Dokument passen. 

Einen guten Start in die Woche und viele Grüße

Helmut Lerm

[#6]

Hallo @Helmut_Lerm , 

also Freigabe am 25.11.2021 mit November-Releases?

Danke für eine kurze Bestätigung der Vorfreude!

[#7]

Hallo @drms,

so der Plan - aktuell wird die Version noch pilotiert, schaut soweit aber gut aus.

Viele Grüße

Helmut Lerm

[#8]

Hallo DATEV Ideas,

die automatische Zuordnung wurde mit dem DATEV DMS Service Release Ende November 2021 umgesetzt.

Dabei kann unterschieden werden, ob bei korrekt zugeordneten Dokumenten direkt eine automatische Ablage erfolgen soll oder nur eine Vorbelegung der Ablagekriterien. 

Wie die Zuordnung grundsätzlich funktioniert, erfahren Sie hier.

Wie Sie die Zuordnung aktivieren und konfigurieren können, erfahren Sie hier.

Viele Grüße,

Helmut Lerm