Jahresübernahme von Dokumenten & Vorgangsmappen

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Wenn ich mich richtig erinnere, gab es in der guten alten DokOrg eine Funktion für ein Dokument:

"Jahresübernahme"

Die Funktion hat eine Kopie des Dokumentes mit den gleichen Kriterien erstellt, nur ein VJ höher.

Die DMS müsste noch den passenden Auftrag suchen und finden. Das wäre eine große Hilfe. Es gibt immer wieder Dokumente, die von einem Jahr ins andere kopiert werden. Der DATEV-DMS-Umweg zur Zeit bei den Auftragssichten von EO (un-) comfort:

1. Auftrag des VJ markieren
2. in der Schnellinfo das Dokument des VJ öffnen
3. rechte Maustaste: Kopieren
4. Auswahl Dokument kopieren
5. zum aktuellen Auftrag wechseln
6. rechte Maustaste: Einfügen
7. Auswahl Dokument Einfügen
8. In der Ablagemaske ggf. das Ergänzungsfeld ändern
9. Auftrag löschen (eigentlich könnte hier schon der richtige Auftrag vorbelegt sein) und den richtigen Auftrag auswählen

Mit obiger Version müsste man nur die Schritte 1, 2, 3 dann mit "Jahresübernahme", 5 durchlaufen und das Dokument wäre schon im aktuellen Jahr hoffentlich mit dem richtigen Auftrag kopiert.

Noch schöner wäre eine Funktion im aktuellen Jahr/Auftrag: Vorjahresdokument übernehmen bei dem sich dann ein Suchfenster öffnet (ggf. noch mit der Unterfunktion Kopie oder DLK erzeugen). Aber dass wäre schon das "Sahnehäubchen". 

DATEV Ideas Verbesserungsvorschlag - ist eine kleine Weiterentwicklung und Funktionserweiterung - Entwicklungshorizont: ein Quartal - (siehe Expedition Zukunft DATEV Eigenorganisation der etwas andere Weg)

Fällt auch unter den wesentlichen Anspruch des Vertriebsvorstandes (war zuvor 7 Jahre Entwicklungsvorstand): Top-Priorität: Prozesseffizienz! 

Auf Wunsch Titel nachträglich geändert

[#2]

Ich würde das gerne im Bereich der Vorgangsmappen etwas automatisieren. 

Idee dahinter:

• gefüllte Vorgangsmappe im bestehenden Mandanten markieren, z.B. in Schnellinfo Dokumente
• rechte Maus + Menüpunkt und/oder neue Tastenkombi für "Jahresübernahme"
• System erzeugt eine neue Vorgangsmappe im bestehenden Mandanten
• neue Vorgangsmappe übernimmt nur Struktur/Ordner des Vorgängers, ist aber sonst leer
• Nachfolgeauftrag aus EO Comfort wird automatisch zugeordnet.
• Sachbearbeiter, Jahreszahl etc. werden auch schon richtig zugeordnet

Das wäre für mich eine echte Erleichterung.

Ich hoffe das muss jetzt nicht wieder eine extra Idee werden?!

[#3]

@blum  -> könnten wir hier nicht den Betreff dieser Idee noch um das Wort "Vorgangsmappe" erweitern?

Falls OK -> das wäre wohl ein Fall für die Moderatorin, oder @Franziska_Hackner ?

[#4]

Hallo @marcohüwe 

Nein, das muss keine eigene Idee werden. Es ist ja quasi genau das, was @blum auch möchte. 🙂

Mehrere Herausforderungen:

• In den Eigenschaften des Dokumentes soll ja wahrscheinlich das Jahr + 1 gezählt und bei Nutzung eines Ablage-Knigges auch die Beschreibung korrekt zusammengesetzt werden?
• Der Wunsch "übernimmt nur Struktur/Ordner [...], ist aber ansonsten leer" wird von anderen Kunden sicherlich anders gesehen... Da sollen dann bestimmte Ordner (oder alles?) doch erhalten bleiben -> quasi als "Checkliste" -> was hatte ich letztes Jahr, gibt es das dieses Jahr auch wieder? Da wären wir also direkt bei einem kleinen Dialog, der das gewünschte Verhalten abfragt.
• "Nachfolgeauftrag [...] wird automatisch zugeordnet" -> klingt so einfach, ist aber faktisch nicht trivial, weil die Information bzgl. des Nachfolger nur in EO comfort vorhanden ist. Wenn wir nur die Information in Dokab/DMS nutzen, müsste man schauen, ob man beim Mandanten einen gleichnamigen Auftrag findet, der genauso heißt mit VJ + 1.
• Sachbearbeiter "richtig" zuordnen... welcher ist denn richtig? Der angemeldete Benutzer, der die Jahresübernahme gerade macht? Der AV des Nachfolgeauftrags?

Unter dem Strich: ja, wir verstehen das Bedürfnis und werden schauen, was wir tun können. Einen Termin gibt es dafür aber noch nicht.

Mit den besten Grüßen - Nicola Teich

[#5]

Hallo @Nicola_Teich,

vielen Dank für die Erläuterung.

Können Sie bitte (Herr Blum ist informiert) den Betreff dieser Idee noch klarstellend erweitern:

• Jahresübernahme von Dokumenten & Vorgangsmappen ?

Vielen Dank!

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Hallo @marcohüwe 

Ich habe tatsächlich keine Funktion, um den Beitrag eines anderen Autors zu verändern. Vielleicht erbarmt sich @blum ja noch. 🙂

Ansonsten sind Vorgangsmappen einfach besondere Dokumente und durch den weiteren Austausch sollte man diesen Beitrag auch gut finden können.

Viele Grüße - Nicola Teich

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@Nicola_Teich Ich ergänze diesen Wunsch nochmal wie folgt:

Bei der angedachten Funktion "Jahresübernahme" wäre es für uns auch große Hilfe, wenn die Dokumente damit - ähnlich wie Aufträge in EO-Comfort - fest mit einem Vorgänger und Nachfolger verknüpft werden.

Und zwar in der Form, dass ich z.B. aus der Vorgangsmappe (oder z.B. Excel-Datei JA-Arbeitspapiere) "Jahresabschluss 2022" in den Vorgänger "Jahresabschluss 2021" (oder früher) blättern bzw. diesen öffnen kann. Und zwar ohne das Dokument verlassen zu müssen und ohne die Suchmaske bedienen zu müssen.

Gerne auch in beide Richtungen, also z.B. der Wechsel aus der Vorgangsmappe 2022 in den schon vorhandenen Nachfolger 2023.

Ähnlich wie hier im Auftrag EO Comfort:

Oder wie im Steuerprogramm:

[#8]

Hallo Herr @marcohüwe,

wir haben das Thema intern besprochen und nehmen es mit in eine Priorisierungsrunde für die nächsten Monate. 

Ich werde informieren, ob/wenn es weitergeht.

Beste Grüße - Nicola Teich