DMS neu drag and drop 1: Betreff der E-Mail muss in das Feld "Ergänzung" vom Ablage-Knigge

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Als Steuerberater und EO comfort Kunde wünsche ich mir, dass beim archivieren von E-Mails per drag and drop in die Schnellinfo Dokumente aus der Auftragssicht der E-Mail Betreff in das Feld "Ergänzung" zum Ablage-Knigge übernommen wird. Zur Zeit wird der Betreff der E-Mail in das Feld "Beschreibung" übernommen (im ersten Schritt eine gute Funktion). Wenn man dann aber den Ablage-Knigge verwendet, wird das eingefügte gelöscht und leider nicht in das Feld "Ergänzung" übernommen.

Ein DATEV Ideas Fehler  (siehe Expedition Zukunft DATEV Eigenorganisation der etwas andere Weg)

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Hallo Herr Lange (@flange )

Einheitlichkeit ist nicht alles.

Ich habe mal ein bisschen probiert.

• Beispiel KSt

• Standardbetreff aus Steuern: Steuerart + Mandant + Jahr:
• Nutzung Knigge + Übertrag Beschreibung manuell ins Ergänzungsfeld:
• KSt doppelt
• Mandantenname in der Beschreibung, obwohl es ein eigenes Meta-Datum ist
• 2019 doppelt
• Ohne Ergänzung: -> wunderschöne Beschreibung 🙂

• Kanzlei-Rechnungwesen

• Standardbetreff aus KREWE: Paketname + Monat (ausgeschrieben) + Jahr:
• Nutzung Knigge + Übertrag Beschreibung manuell ins Ergänzungsfeld:
• Der vordere Teil geht so einigermaßen
• Mitte ist abhängig vom Paketnamen bzw. in diesem Fall die "temporäre Auswahl"
• Aber "März 2020" + "2020/03" -> doppelt
• Ohne Ergänzung:  -> wunderschöne Beschreibung 🙂

In vielen Fällen kommt durch das "Retten" der Standard-Beschreibung in Zusammenspiel mit einem Knigge-Eintrag eine unsinnige Beschreibung raus, die niemandem weiterhilft.

Wenn es konkrete Beispiele gibt, wo das Retten einen Mehrwert stiftet, dann diese bitte benennen und dann können wir das gerne nochmal anschauen.

Viele Grüße - Nicola Teich

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Moin, 

wir haben auch noch eine Frage zur E-Mailablage:

Es ist super, dass der Betreff der Mail in die Ergänzung übernommen wird. Auch das teilweise das Jahr bzw. der Monat für die Ablage in DMS erkannt werden. 

Leider haben wir festgestellt, dass das Jahr und der Monat (für die Ablage in DMS) nicht in den Postein- bzw. Ausgang übernommen wird. 
Kann man dem Abhilfe schaffen?

LG FranziskaLorenz

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Hallo Frau Teich,

m. M. n. würde das Retten der Standard-Beschreibung bei der Ablage von Lexinform-Dokumenten nach DMS neu in jedem Fall einen Mehrwert stiften.

Viele Grüße aus dem Norden,

bfit

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Hallo @franziskalorenz,

mit dem kommenden Service-Release DATEV DMS 11.4 (geplant 15.04.) haben Sie die Möglichkeit in DATEV DMS unter Extras | Einstellungen | Outlook Integration einzustellen, ob das E-Mail-Datum als Dokumentdatum vorbelegt werden soll.

Dieses Datum wird dann als Eingangs- bzw. Ausgangsdatum in den Posteingang/-ausgang übernommen. Zusätzlich wird dann auch die Ein-/Ausgangsart auf E-Mail eingestellt.

Einen guten Start in die Woche und viele Grüße,

Helmut Lerm

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Hallo Herr Lerm, 

das ist doch schon mal etwas. 
Unser Problem liegt eigentlich darin, dass das Jahr und der Monat nicht übernommen werden. Wenn ich in Outlook "In DMS speichern" auswähle, die Maske ausfülle, dann ist das Jahr im Postein- bzw. Ausgang meistens verkehrt (hier wird das genommen, was in PFB als Standard hinterlegt ist) und der Monat ist 00.

Wir haben jetzt rausgefunden, dass wenn man die Mail (als Datei) abspeichert, und über den Dokumentenkorb in DMS ablegt, dass Jahr und der Monat richtig übernommen werden. Ist noch nicht die schöne Lösung, funktioniert aber für den Moment.

Liebe Grüße

FranziskaLorenz