Verbesserungsvorschläge für den Aufbau von DATEV-E-Mails

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Sehr geehrte Damen und Herren,

ich hätte einige Verbesserungsvorschläge zu den E-Mails, die von DATEV versendet werden:

1. Optimierter Aufbau für die Schnellansicht:
   Bitte gestalten Sie die E-Mails so, dass die wichtigsten Informationen bereits in der Schnellansicht des E-Mail-Programms sichtbar sind. Aktuell ist es oft notwendig, die E-Mail vollständig zu öffnen und nach unten zu scrollen, um relevante Inhalte zu erfassen.

2. Reduzierung oder Verlagerung der Überschrift:
   Die derzeit verwendeten voluminösen Überschriften nehmen viel Platz ein und erschweren das schnelle Erfassen des Inhalts. Mein Vorschlag: Entweder die Überschrift deutlich kompakter gestalten oder sie an das Ende der E-Mail verschieben.

3. Verwendung eines Standard-Zeichensatzes:
   Bitte verwenden Sie einen gängigen Standard-Zeichensatz, der sich an den Voreinstellungen des Empfängers orientiert. Viele Nutzer haben ihren bevorzugten Zeichensatz aus Gründen der Lesbarkeit und Barrierefreiheit optimiert. Ein abweichender Zeichensatz beeinträchtigt diese Einstellungen und erschwert unnötig die Lesbarkeit.

4. Vermeidung versteckter Informationen:
   In einigen E-Mails befindet sich die wesentliche Information lediglich in einer angehängten Datei. Es wäre sehr hilfreich, wenn die Kernaussagen direkt im E-Mail-Text klar ersichtlich wären, ohne dass zusätzliche Anlagen geöffnet werden müssen.

Mein zusammenfassender Wunsch:
Bitte optimieren Sie den Aufbau Ihrer E-Mails so, dass die wesentlichen Informationen schnell und ohne zusätzliches Öffnen oder Scrollen erkannt werden können.

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und die stetige Weiterentwicklung Ihrer Kommunikation!

Mit freundlichen Grüßen

Kolberg

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Zu den hervorragenden Hinweisen von @martinkolberg möchte ich auch noch einmal an die Sparsamkeit bei der Dateigröße erinnern (der Newsletter ist ja erfreulicherweise schon deutlich kleiner geworden, aber oft immer noch 2 - 4 MB groß):

Gelöst: Session 9.11. 11:15: Nachhaltige Webseiten - für n... - DATEV-Community - 320374

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@andrereissig  schrieb:

Weil die Antwort von @Maria_Hentzschel ja etwas snarky auf mich wirkte:

Also ich will ja nicht nur Spässchen machen, sondern habe mir versehentlich sogar etwas dabei gedacht.

Das Umweltbundesamt sagt ja folgendes:

Rechnen wir der Einfachheit halber also mit 100 kg CO2 pro TB Daten.

20 MB Mail an - sagen wir mal - 5000 Empfänger im DATEV-Verteiler = 100 GB pro Monat.

Das Ganze mal zwölf, dann runden wir mal großzügig ab auf 1 TB pro Jahr und schon haben wir unsere 100 kg CO2. Ein Kleinwagen stößt auf der Landstraße 10 - 15 kg CO2 pro 100 km aus.

Mit dem DATEV-Newsletter könnten wir also ca. 1000 km Auto pro Jahr fahren.

Ergebnis:

Verlinkung auf Webseite -> Nachhaltiger durch weniger Traffic

Google Ranking -> Verbessert durch mehr Page Impressions/Referrals durch Verlinkung auf DATEV.de

Kundenzufriedenheit -> Gesteigert durch weniger Speicherverbrauch und flottere Mailbearbeitung

Barrierefrei -> Alle Optimierungen auf DATEV.de können genutzt werden, weil flexiblere Anzeige auf der Webseite, anstatt des starren Mailformats genutzt

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Weil er ja glaube ich immer noch für die eMail-Kommunikation zuständig ist, können wir ja gleich mal @Christian_Keller hier verlinken.

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Guten Tag Herr Kolberg,

vielen Dank für Ihre Anregungen. Wie @andrereissig  richtig vermutet, bin ich für die E-Mail-Kommunikation der DATEV (mit) zuständig. Konkret für Versandwerkzeuge und -Prozesse sowie die HTML-Templates. Das eigentliche Erstellen und Versenden der E-Mails ist Aufgabe von Redaktionen und Fachabteilungen. Daher kann ich einige Punkte vorläufig nur weitergeben.

Zu Ihren Punkten:

1. Optimierter Aufbau für die Schnellansicht

Im Bereich der Servicekommunikation sieht der redaktionelle Standard bereits vor, dass das Wichtigste am Anfang steht. Längeren Mails können die Redakteure zu diesem Zweck auch einen Kasten mit einer Zusammenfassung voranstellen. Im gezeigten Beispiel sollte der Hinweis tatsächlich vor den Wartungsterminen stehen, da einige Leser irritiert waren, weil die genauen Zeiten aus Gründen der Aktualisierbarkeit nicht mehr in der Mail genannt werden. Ihren Hinweis habe ich an die Redaktion weitergegeben.

2. Überschriften

Eine Strukturierung mit Überschriften ist bei längeren Texten nicht zuletzt aus Gründen der Barrierefreiheit wichtig. Bei deren reduziertem Einsatz gehe ich aber mit, wie auch die Redaktion.

3. Standard-Zeichensatz

Wir verwenden eine sog. Schrift-Kaskade, d. h., es gibt eine Hauptschrift, und mehrere Ersatzschriften, auf die zurückgegriffen wird, wenn die Hauptschrift lokal nicht verfügbar ist. Hauptschrift ist die Segoe UI von Microsoft, eine bildschirmoptimierte Standardschrift mit guter Lesbarkeit, die DATEV seit langem als Hausschrift für Webseiten verwendet. Sie ist auf praktisch allen Windows-Systemen vorhanden. Ausgenommen sind die großen Überschriften, für die eine Serifenschrift verwendet wird. Geht es Ihnen um die Grundschrift oder die Überschriften? Gerne können Sie mich auch direkt kontaktieren, um diesen Punkt genauer zu erörtern.

4. Versteckte Informationen/Anlagen

Da bin ich ganz bei Ihnen. In dem von @andrereissig  verlinkten Thread wurde das Thema schon mal sehr detailliert beleuchtet. Wir suchen immer nach Alternativen und konnten auch schon in vielen Fällen die Anhänge vermeiden, z. B. bei den Informationen für die Kanzleileitung. Der von @andrereissig  angesprochene Key-Account-Newsletter wird in den nächsten Monaten konzeptionell überarbeitet. Dabei stehen vor allem auch die PDF-Anhänge auf dem Prüfstand.

Ich bin mir durchaus bewusst, dass ich nicht alles erschöpfend beantworten konnte und freue mich daher auf die weitere Diskussion.

Schönes Wochenende!

Mit freundlichem Gruß

Christian Keller
Brand Intelligence | M234

DATEV eG

Telefon: +49(911)319-53134
E-Mail: christian.keller@datev.de