Software Lösungen für die Verfahrensdokumentation

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Hallo Zusammen, 

wir möchten in unserer Kanzlei gerne mit dem Thema Verfahrensdokumentation endlich voll durchstarten. 

Sowohl eine für uns als Kanzlei erstellen, als auch zukünftig für die Mandanten.

Diesbezüglich haben wir uns schon zahlreiche Softwarelösungen angesehen.

Leider konnte uns bist jetzt keine überzeugen.  

Daher meine Frage:

- Welche Software nutzten Sie?

- Wieso nutzen Sie diese Software?

- Haben Sie als Steuerberater in der Software auch Zugriff auf die Verfahrensdokumentationen Ihrer Mandanten?

- Trägt der Mandant die Kosten für die Software selbstständig?

Ich freue mich auf Ihre Rückmeldungen.

Vielen Dank!

Liebe Grüße

Franziska Huber

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Moin @Franziska_Huber,

ob Sie hier in der DATEV-Community Empfehlungen für Fremd-Anwendungen suchen sollten? 😉

DATEV hat eine Lösung, welche meines Wissens, auf Bilanzbericht aufsetzt. Die fand ich persönlich zu starr, unlogisch und schlicht nicht anwenderfreundlich.

Convotis Köln hat mal in einem Webinar von einer Lösung gesprochen, den Namen habe ich leider nicht zur Hand.

HSP-Hamburg hat neben der Grundsteuerlösung auch eine Lösung für die Verfahrensdokumentation am Start. 

Da von den Mandanten bisher die VD wenig bis gar nicht gefragt wurde (gilt auch für die Beamten in der BP), habe ich in den von mir betreuten Kanzleien keine der Lösungen im Einsatz... Also leider keine Erfahrungen.

Beste Grüße
Christian Ockenfels

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Guten Morgen Franziska Huber,

ich habe zum Thema Verfahrensdokumentation auch einiges ausprobiert. Bin dann jedoch bei einem externen Dienstleister hängen geblieben. Meine Erfahrungen dazu hatte ich hier in den Formen schon mitgeteilt.

https://www.datev-community.de/t5/Betriebliches-Rechnungswesen/Verfahrensdokumentation-erstellen/m-p/489403#M65520

Zusammengefasst sieht es bei mir so aus, dass ich mir über Verfahrensdoku24 eine Verfahrensdokumentation für meine Prozesse habe erstellen lassen. Gleichzeitig war eine Prozessoptimierung inklusive, dadurch wurden einige meiner bisherigen Prozesse umgestellt bzw. optimiert, was mir einiges an Zeit erspart. Gekostet hat mit die Erstellung 1.500 EUR. Das war deshalb so günstig, das das ganze Projekt über die BAFA gefördert wurde. 

Die Antragsunterlagen wurden alle durch Verfahrensdoku24 erstellt und abgewickelt.

Für die jährliche Aktualisierung habe ich ein Wartungsvertrag abgeschlossen, der mit rund 100 EUR/Jahr kostet zuzüglich Aufwand. Bisher gab es aber noch keine Aktualisierung, da meine VD erst wenige Wochen alt ist.

Ich bin sehr zufrieden mit der Abwicklung, alles war sehr organisiert und auch der Mitarbeiter Herr W. der bei mir war für die Prozesserfassung war sehr kompetent und menschlich.

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Wir haben uns für die Lösung der hsp-Software entschieden.

Gründe:

• sehr guter Support und Einweisung
• viele Module, die ständig weiterentwickelt werden, z.B. Geldwäsche, Prozessdokumentation, Verfahrensdokumentation, usw.
• Mandant kann online Daten zuliefern
• KI-Unterstützung
• Bafa-Support
• Selbstverständlich haben wir dadurch Zugriff auf die VD der Mandanten. Diese sollten ja auch ein jährliches Nach-Audit machen, da sich immer wieder etwas im Unternehmen ändert.
• Kosten für die Lizenzen sowie die Dienstleistung werden an den Mandanten weiterverrechnet.
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Sie ist also mehr als eine reine Lösung für VD, aber daher sehr zukunftsträchtig.

Bei Bedarf gern auf mich zukommen oder Herrn Paul Liese direkt kontaktieren.

Viel Erfolg

Maik Rieß