Nächste Schritte im Bereich Rationalisierung bzw. Digitalisierung

[#1]

Hallo zusammen,

ich versuche in unserer Kanzlei laufend unsere Prozesse im Bereich FiBu, Lohn, Steuern, DMS und Kommunikation zu optimieren. Ich bin gerade an einem Punkt angelangt, wo ich nun nicht weiß, welches Thema als nächstes angegangen werden sollte.

tl;dr: Die hervorgehobenen Punkte sind Themen, die ich als potenzielle neue Projekte betrachte. Evtl. könnt ihr einschätzen, ob etwas anderes zuvor umgesetzt werden sollte und falls nicht, welche Punkte zuerst angegriffen werden sollten.

Die folgenden Bereiche und Themen wurden bei uns in der Kanzlei umgesetzt.

FiBu

- Unternehmen online (wenn Mandanten kein UO wollen - SCAN MACHINE von Kuhn IT mit KI-Trennung von finmatics zur Nutzung von Belege online kanzleiintern)

• Wir haben noch die Besonderheit, dass wir höchstens 40 % unseren Mandanten auf Rewe buchen. Die restlichen werden auf Hannibal geführt - wir haben einige LuF-Fälle. Stück für Stück werden diese Mandaten umgestellt auf Rewe mit SKR14.

- Automatisierungsservice Rechnungen (mit Verwendung der automatischen Buchung von Vorschlägen)

- Import von Ein- und Ausgangsrechnungen aus Vorsystemen (jedoch kein Buchungsdatenservice o. ä., sondern immer als .CSV-Datei mit evtl. ISWL-Beleg2Buchung)

- Buchungsperiode abschließen

- Übernahme von Kassenbuchungen aus Kassensystem von Mandanten (manueller Export als .CSV Datei (kein MeinFiskal aktuell im Einsatz) oder Mdt. überträgt aus seinen Kassenberichten die Daten seiner offenen Ladenkasse in Excel für uns)
- Anlage von Bank / Kasse Lerndateien und automatische Buchung von sicher erkannten Vorschlägen
- Arbeiten mit Leistungsdatum, sofern notwendig

- Nutzung des Bilanzbericht comfort für die Erstellung von JA-Berichten

- Anbindung zu PayPal Umsätzen wird genutzt, sofern vorhanden. Wir haben keine Amazon-Händler. Aber sehr viele Mandanten, die auf Amazon einkaufen und es nicht schaffen Rechnungen hierzu einzureichen.

Steuern
- Meine Steuern wird von zwei Mitarbeitern bei ausgewählten Mandaten "heimlich" getestet. Aktuell ist keine zeitnahe kanzleiweite Umsetzung geplant.

- Verwendung der elektronischen Einsprüche, Belegnachreichung und Co. für die Kommunikation mit dem FA aus den Steuer-Programmen.
- Verwendung der Übertragungsmöglichkeiten zwischen den einzelnen Programmen, z. B. EÜR Daten von Rewe ins ESt-Programm
- Anlage von Vorgangsmappen im DMS mit den Vorhaltebelegen und Arbeitspapieren (weil kein MeineSteuern)
- Ganz selten und nur bei vorhanden sein von mehreren VuV-Objekten wird die Funktion zur ESt-Vorerfassung in Rewe genutzt (Übertragung Anlage V Daten aus Rewe in ESt - geht z. B. auch für Sonderausgaben und Co.)

- Bescheide erhalten wir alle in Papier

DMS
- Vorlage Vorgangsmappen für bestimmte Projekte
- Brief und E-Mail Vorlagen für externe Kommunikation
- Kniggen für die sämtliche Sachverhalte

Lohn

- Fast kein Arbeitnehmer online, außer bei unseren eigenen Löhnen.

- Digitale Personalakte, sofern für das Mandat Unternehmen online angelegt ist (sonst Vorgangsmappen im DMS)

- Nutzung von Vorerfassungsmöglichkeiten aus Programmen von Mdt. oder Excel-Tabelle von Datev bei großen Löhnen (noch viel manuelles Arbeiten bei "mittelgroßen" Löhnen)

- Digitaler Personalfragebogen

- Lohngruppenabrechnungen bei gleichbleibenden Löhnen

Und grundsätzlich nutzen wir EO classic - nicht comfort.

Vielen Dank für euer Feedback!

[#2]

---

Aber sehr viele Mandanten, die auf Amazon einkaufen und es nicht schaffen Rechnungen hierzu einzureichen.

Kurzfeedback nach 5 Minuten: Umstellung auf amazon business, Einkaufsrichtlinie entsprechend setzen, ggf. Nutzung von getmyinvoices bzw. invoicefetcher und automatische Übertragung nach DUO

Bescheide nicht elektronisch 

Umstellen auf elektronisch und dann Mandanten auf Meine Steuern, kanzlei.land, Dracoon, 5f oder Sonstiges einstellen.

Unsere Hoffnung liegt auf DATEV Meine Steuern, da alles aus einer Hand. Es gibt aber da noch diverse offene Entwicklungsschritte... 

EDIT: 

DUO konsequenter + ASR + ggf. ASB in Zukunft, irgendwelche Scan-Maschinen in der Kanzlei m.E. nicht sinnvoll lieber wenn Rechnungen nicht digital konsequent auf Mandantenscanner gehen 

Steuerkonto online / VaSt konsequent umgesetzt?

[#3]

Hallo Alexander,

in Sachen Lohn versuche ich immer ein Paket mit Arbeitnehmer Online, Digitale Personalakte, Lohnauswertung nach Unternehmen Online und eAU-Abrufe über Personaldaten (DUO) anzubieten. 

Das wird als Paket gut angenommen. Die Mandanten sind davon regelrecht begeistert das Gesendete sehen und abfragen selbst in die Hand nehmen zu können. Eine einzelne Implementierung wäre meines Erachtens zeitaufwendiger.

Von der Lohngruppenabrechnung würde ich aktuell abraten. Ich habe es selber schon ausprobiert. Die Mandanten werden der Reihe nach abgerechnet, jedoch muss man für die Ausgaben der Lohnauswertungen noch mal in den Mandanten rein und die Unterlagen manuell anstoßen. Hiervon bin ich also abgewichen und habe mir bei Lohn und Gehalt Auswertungspakete angelegt, die Pakete den Mandanten zugeordnet, Auswertungseigenschaften hinterlegt, die Einstellung vorgenommen, dass dies mit dem Monatsabschluss verschickt werden. Die Lohnauswertungen werden nun mit dem Monatsabschluss automatisch wie hinterlegt gedruckt (RZ oder im Unternehmen) und/oder elektronisch verschickt. 

Zum Prozess "Digitaler Personalfragebogen": Da sind wir gerade dran. Ich finde die Möglichkeit sehr unterstützend, da man den Daten nicht weiter hinterher rennen muss. Dies könnte Freiraum für andere Arbeiten schaffen.

Bei der Lohnvorerfassung müssen halt fähige Mitarbeiter am anderen Ende sitzen. Kontrollieren, Rückfragen bei Unstimmigkeiten, Korrekturen. Bei manchen Unternehmen ist es besser die Stunden selber zu erfassen. Das müsste man mit dem Unternehmen austesten.

Das zu meinen Erfahrungen.

Gruß Nicole

[#4]

Danke für Ihr Feedback.

Kurzfeedback nach 5 Minuten: Umstellung auf amazon business, Einkaufsrichtlinie entsprechend setzen, ggf. Nutzung von getmyinvoices bzw. invoicefetcher und automatische Übertragung nach DUO

Mit getmyinvoices und co. haben wir uns noch nicht auseinander gesetzt. Bei größeren Mandanten mit diesem Problem könnte das aber durchaus sinnvoll sein...

Umstellen auf elektronisch und dann Mandanten auf Meine Steuern, kanzlei.land, Dracoon, 5f oder Sonstiges einstellen.

Unsere Hoffnung liegt auf DATEV Meine Steuern, da alles aus einer Hand. Es gibt aber da noch diverse offene Entwicklungsschritte... 

Ich hoffe auch, dass, bevor wir unsere Mandanten auf etwas neues umgewöhnen und kanzlei intern auf etwas wie kanzlei.land umstellen, Meine Steuern mit MyDatev Nachrichten und co. eine Komplettlösung innerhalb der Datev Welt bieten werden.

---

EDIT: 

DUO konsequenter + ASR + ggf. ASB in Zukunft, irgendwelche Scan-Maschinen in der Kanzlei m.E. nicht sinnvoll lieber wenn Rechnungen nicht digital konsequent auf Mandantenscanner gehen 

Steuerkonto online / VaSt konsequent umgesetzt?

---

Die Scan Machine sehen wir auch nur als Zwischenlösung. So können alle Mitarbeiter sich mit UO vertraut machen und die KI bei ASR kann dazu lernen bevor wir dann irgendwann "zwanghaft" (?) alle Mandanten auf UO umstellen. Das wird aber bei der Preispolitik von Datev bei vielen unserer kleinen Mandanten schwierig. 180 EUR Minimum  pro Jahr (wenn Belege online sich voll bläht, dann noch mehr), schreckt doch manche ab. Vor allem die, die die Buchhaltung nur als Abfallprodukt Ihrer Unternehmertätigkeit betrachten.

Steuerkonto online / VaSt gibt es für jeden Mandanten.

[#5]

Danke für das Feedback.

Das wird als Paket gut angenommen.

Wir hatten bisher die Einstellung "Wir wollen den Mandanten nicht mit zu vielen Umstellungen und Änderungen auf ein Mal überfallen." Aber eventuell wäre hier das ein besserer Ansatz. Es wird ja auch zeitgleich im Bereich der FiBu auf Unternehmen online umgestellt, was auch größere Veränderungen bei vielen bedeutet. Meistens heißt es dann auch von den Mandanten "Wir machen jetzt erstmal eins nach dem anderen und wenn uns das gefällt, dann machen wir mehr."

jedoch muss man für die Ausgaben der Lohnauswertungen noch mal in den Mandanten rein und die Unterlagen manuell anstoßen.

Das kann ich so nicht bestätigen. Wenn die Einstellungen entsprechend getroffen wurden, können sämtliche Auswertungen an alle Mandanten gleichzeitig per E-Mail versendet, in UO bereitgestellt oder als Druckauftrag ins RZ gesendet werden. Ich sende Ihnen per Privatnachricht meine Anleitung, die ich ursprünglich für unsere Kanzlei erstellt hatte zu.

Bei der Lohnvorerfassung müssen halt fähige Mitarbeiter am anderen Ende sitzen.

---

Da haben Sie natürlich recht ^^