Digitale Bescheide (DIVA II), wie ist bei anderen Kanzleien der Arbeitsablauf, der Praxisalltag?

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Ich wende mich an andere Kanzleien hier: Es geht um den täglichen Arbeitsablauf...

Unsere Voraussetzungen: Wir haben von EO compact auf classic umgestellt. Die VDB ist umgestellt. Funktioniert soweit. Die elektronischen Bescheide trudeln bereits bei uns im Dokumentenkorb ein. (Die richtige DoK-Org haben wir nicht.) 

1) Wer gerade abruft, hat in seinem Korb alle aktuellsten Bescheide. Ein einheitlicher Datenpfad für alle geht lt. Datev nicht. Jeder hat seinen eigenen Dokumentenkorb. ?!?

Ruft bei Ihnen nur einer ab? Wir sind zu zweit zuständig....geht das auch mit mehreren? Was ist dann bei krank? Wie organisieren Sie das?

2) Wie kriegt man die Bescheide in Post, Fristen und Bescheide? 

3) Wie kriegen die entsprechenden Mitarbeiter die Bescheide? In PFB oder in Ihren eigenen Dok.-körben?

4) Wie kriegt man bereits abgearbeitete Bescheide wieder in den Dok.-korb.? z. B. bei falsch zugeordnet.

5) Müssen die geprüften dig. Bescheide dann einzeln per Mail raus an die Mandanten? Kann man diesen Prozess automatisieren?

Es geht um den Kanzleialltag!

Vielen Dank schon mal im Voraus...

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@Maranga Bei uns sind gerade die gleichen Fragen aktuell...

zu ihrem Punkt 5)

5) Müssen die geprüften dig. Bescheide dann einzeln per Mail raus an die Mandanten? Kann man diesen Prozess automatisieren?

Wenn Sie von jedem Mandanten, allen Zugehörigen einer Erbengemeinschaft .... die Einverständniserklärung haben Daten unverschlüsselt zu versenden --> ja per Mail.

Ich würde nicht wollen, dass unsere Bescheide ohne Umschlag an eine Postkarte getackert via Post versendet würden....

6) Wie stellt man sicher, dass Bescheide die der Abrufende nicht sehen soll auch nicht angezeigt bekommt, Bei uns jetzt kein Problem generell aber schon ein Punkt,

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1) Wer gerade abruft, hat in seinem Korb alle aktuellsten Bescheide. Ein einheitlicher Datenpfad für alle geht lt. Datev nicht. Jeder hat seinen eigenen Dokumentenkorb. ?!?

Ruft bei Ihnen nur einer ab? Wir sind zu zweit zuständig....geht das auch mit mehreren? Was ist dann bei krank? Wie organisieren Sie das? 2 Personen zuständig, nur diese dürfen abrufen. 

2) Wie kriegt man die Bescheide in Post, Fristen und Bescheide? im Dokumentenkorb kann ein Häkchen gesetzt werden für Fristen

3) Wie kriegen die entsprechenden Mitarbeiter die Bescheide? In PFB oder in Ihren eigenen Dok.-körben? Im Arbeitsplatz kann die Fristüberwachung aktiviert werden.

4) Wie kriegt man bereits abgearbeitete Bescheide wieder in den Dok.-korb.? z. B. bei falsch zugeordnet. gar nicht, bei falschen Madnant muss in der Dokumentenablage geändert werden, wenn falsche Bearbeiter in PFB

5) Müssen die geprüften dig. Bescheide dann einzeln per Mail raus an die Mandanten? Kann man diesen Prozess automatisieren? manuell meines Wissens

Es geht um den Kanzleialltag! 

Vielen Dank schon mal im Voraus... Bitte gerne

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6) Wie stellt man sicher, dass Bescheide die der Abrufende nicht sehen soll auch nicht angezeigt bekommt, Bei uns jetzt kein Problem generell aber schon ein Punkt, weiterhin Papierbescheid

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@tax  schrieb:

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6) Wie stellt man sicher, dass Bescheide die der Abrufende nicht sehen soll auch nicht angezeigt bekommt, Bei uns jetzt kein Problem generell aber schon ein Punkt, weiterhin Papierbescheid

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 ... und wer hat bisher die Post geöffnet? die hat doch sowieso jemand (Sekretariat) gesehen. Bei uns kommt Post an die Kanzleiadresse - da steht kein spezieller Namen auf dem Briefumschlag. Wer das nicht möchte darf keine Bekanntgabevollmacht erteilen und auch keinen el. Bescheidabgleich.

mfg

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 ... und wer hat bisher die Post geöffnet? die hat doch sowieso jemand (Sekretariat) gesehen. Bei uns kommt Post an die Kanzleiadresse - da steht kein spezieller Namen auf dem Briefumschlag. Wer das nicht möchte darf keine Bekanntgabevollmacht erteilen und auch keinen el. Bescheidabgleich.

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wahrscheinlich wurde es anders gelöst als bei Ihnen

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6) Wie stellt man sicher, dass Bescheide die der Abrufende nicht sehen soll auch nicht angezeigt bekommt, Bei uns jetzt kein Problem generell aber schon ein Punkt, weiterhin Papierbescheid

Es geht auch, das steht hier in einem anderen Beitrag, dass bei der elektronischen Vollmacht das Häckchen zur Untervollmacht raus genommen wird.  Dann muss aber der Bevollmächtigte selber regelmäßig Bescheide abrufen. Ob und wie das praktikabel ist, weiß ich nicht, bei uns gilt volle Transparenz.

Ansonsten wäre mein Work Flow:

1. Bescheid Abholung im Dokumentenkorb erfolgt einmal täglich durch festgelegten Bearbeiter. 
2. Dieser ist verpflichtet, alle Bescheide sofort ab zu legen mit Verknüpfung zur Post, Fristen und Bescheide.

3. Prüfung: Bei null Abweichung erfolgt sofort die Weiterleitung an den Mandant per Mail mit standardisierten Vorlagen.

4. Falls Abweichung Weiterleitung der Frist an den Sachbearbeiter.