Private Termine in Outlook werden nicht synchronisiert?

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Hi zusammen,

wie sich der Überschrift entnehmen lässt, werden Termine, die in Outlook als "Privat" eingetragen werden, nicht synchronisiert mit Datev. Ist das korrekt oder haben wir evtl. Einstellungen nicht richtig getroffen?

Viele Grüße

[#2]

Hallo,

dem DATEV Arbeitsplatz (DAP) ist es egal, wie Sie die Termine in Outlook deklarieren.  Solange in Outlook dem Termin keine Kategorie zugewiesen ist wird er nicht mit dem DAP synchronisiert.  

Daher sollte das Phänomen nicht nur bei Privatterminen auftauchen.  

Abschnitt 4 dieses Hilfedokuments 9216662 gibt dazu einen kleinen Hinweis

[#3]

Hi,

danke für Ihre Antwort. Das Problem taucht aber tatsächlich nur bei Privatterminen auf. Alle anderen Termine werden synchronisiert.

Viele Grüße

[#4]

Dann würde ich mir mal die Termine die zwischen dem DAP und Outlook synchronisiert werden und einen nicht synchronisierten Privattermin auf den Bildschirm legen und genauer ansehen.

Aufgrund Ihres Postings habe ich mir bei uns zu Testzwecken eine Privattermin angelegt.  Dieser wurde solang nicht synchronisiert, bis ich diesem eine Kategorie zugewiesen habe.  Danach erfolgte die Synchronisation mit dem DAP, allerdings hätte jeder Mitarbeitende den Inhalt des Termins lesen solange lesen können, bis auch im DAP der Termin als Privat gekennzeichnet wurde. 

Ich schließe daher daraus, dass möglicherweise die Person, die die Synchronisation anstößt für die (Nicht-)Synchronisation von Privatterminen relevant ist.  Betrifft der Privattermin die Person, von deren Arbeitsplatz synchronisiert wird erfolgt die Synchronisation mit dem DAP.  Versucht hingegen ein Dritte die (Privat-)Termine zu synchronisieren, unterbleibt diese; das ist aber eine Spekulation meinerseits.

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Hallo @PM_ ,

ergänzend zu Herrn Müllers Ausführungen noch folgende Hinweise:

Microsoft Outlook-Termine ohne Kategorie lassen sich nur dann nach DATEV synchronisieren, wenn in DATEV Arbeitsplatz unter Organisation | Stammdaten | Kanzleistruktur | Outlook-Kategorien eine "Leerkategorie" hinzugefügt wurde. Dazu wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Leerkategorie anlegen.

Spezialfälle der Synchronisation/Hinweise/Restriktionen (Kapitel 2)

Ein Privattermin kann nur durch den Eigentümer des Termins synchronisiert werden, d.h. fremde Privattermine lassen sich nicht synchronisieren. Weder in DATEV noch in Microsoft Outlook können Personen manuell einen Privattermin für jemand anderen erfassen.

[#6]

Hallo,

danke für Ihre Antworten.

Mir geht es konkret um folgenden Fall: 

Der RA trägt einen als "Privat" markierten Termin in Outlook ein und ist somit nicht in der Kanzlei. Die/der Rechtsanwaltsfachangestellte sieht dies nun nicht aufgrund der nicht erfolgten Synchronisation und trägt einen Termin für den RA ein. Das Problem an der Sache dürfte ersichtlich sein.

Gibt es hierfür eine Lösung oder ist dies tatsächlich nicht so machbar?

VG PM

[#7]

Hallo,

wenn der RA sich einen als "privat" markierten Termin in Microsoft Outlook einträgt, dem eine Outlook-Kategorie zugeordnet wurde (oder Leerkategorie-Einstellung ist vorhanden) und er selbst die Synchronisation anstößt, sollte der Termin mit DATEV synchronisiert werden. Die ReFa würde ihn dann als fremden Privattermin sehen und berücksichtigen.

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Hallo Frau Kubisch,

was bedeutet "selbst die Synchronisation anstößt"? Wir haben einen extra DATEV-User hierfür eingerichtet für die Synchronisation, der alle 120 Minuten synct. Funktioniert das in dem Falle dann nicht, dass private Termine synchronisiert werden?

VG PM

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Hallo @PM_ ,

nein, das geht leider nicht, denn ein Privattermin kann nur durch den Eigentümer des Termins synchronisiert werden.

Aus Sicht des DATEV-Users ist der Termin des RA ein fremder Privattermin. Fremde Privattermine lassen sich nicht synchronisieren. Weder in DATEV noch in Microsoft Outlook können Personen manuell einen Privattermin für jemand anderen erfassen.

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Ich verstehe, das klingt plausibel!

Ich bin mir nun nicht mehr sicher, was der Sinn und Zweck dahinter war, einen extra User für die Synchronisation anzulegen. Kann das vor dem Hintergrund von Performance-Einbußen gewesen sein? Also, dass wenn jeder für sich selbst die Synchronisation anstößt, es zu Performance-Engpässen kommen könnte?

VG PM

[#11]

Zum einen stehen Performance-Einbußen hinter der Entscheidung, die Synchronisation durch einen zentralen User auszuführen. Zum anderen führt die Synchronisation ein und desselben Postfachs durch mehrere Benutzer (2 Sekretärinnen synchronisieren das Postfach des gleichen RA) regelmäßig zu Sperrkonflikten und damit zu Fehlermeldungen.

Wenn einzelne Benutzer aber private Termine synchronisieren möchten, sollte bei diesen Benutzern unter Extras | Einstellungen | Outlook-Synchronisation in der Registerkarte Postfächer das Kontrollkästchen Synchronisation mit Outook aktivieren aktiviert werden. In der Registerkarte Synchronisation wählen diese Benutzer dann den Schaltknopf Manuell.

Wenn der Benutzer einen Privattermin erfasst hat, kann er DIESEN Privattermin im Kontextmenü über Termin synchronisieren mit Microsoft Outlook synchronisieren.