Kommunikationspaket - Benennung von E-Mail-Anlagen

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Liebe Community,

gefühlt seit dem letzten Update des Kommunikationspaketes tritt bei mir ein unerwünschtes Verhalten auf: die Anlage eingegangener E-Mails werden bei der Speicherung zur Akte (sowohl bei der automatischen als auch bei der manuellen) umbenannt und haben dann nicht mehr die (sprechenden) Dateibezeichnungen, die der Absender/Mandant vergeben hat, sondern werden alle einheitlich bezeichnet. 

Ich habe versucht, das in den "Regeln für in- und Ausgänge" zu ändern, das hat aber keinen keinen Erfolg gebracht. 

Was muss ich also wo einstellen, damit die Dateianhänge von eingehenden E-Mails ihre Dateibezeichnung behalten?

Vielen Dank für Mithilfe.

mfkG

RA Jens Hänsch

[#2 · Accepted solution]

Guten Morgen, Herr Hänsch!

Bitte entschuldigen Sie den Fehler und den damit verbundenen zusätzlichen Aufwand. Sie können diesbezüglich leider nichts einstellen. Der Fehler wird voraussichtlich mit dem Service-Release DATEV Anwalt classic 12.17 (17.02.2022) behoben.

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Hallo @rahänsch ,

ich muss doch nocheinmal nachfragen.

Das von Ihnen beschriebene Phänomen kenne ich vom manuellen Speichern mehrerer Dateien zur Akte über den Dialog "Speichern zur Akte" (z.B. eine Mail mit Attachments aus Outlook heraus oder über Multiselect im Windows-Explorer). Hier war es bis zum Servicerelease 30.12. so, dass wir den Dateinamen als Unterscheidungskriterium in die Verschlagwortung mitgegeben haben. Dieses korrekte Verhalten werden wir mit dem Servicerelease im Februar für das manuelle Speichern zur Akte wiederherstellen.

Das Verhalten könnte beim E-Mail Tool (ohne Kommunikationspaket) auch so sein -  das habe ich noch nicht nachgetestet.

Sie beobachten das Verhalten bei der automatischen Ablage von E-Mails bei Nutzung der Ablageregeln des Kommunikationspakets? D.h. der Platzhalter {ANHANG_ANZEIGENAME} funktioniert bei Ihnen nicht? Oder funktioniert die komplette Regel nicht? Wie werden die Anhänge denn verschlagwortet?

Freundliche Grüße

Carsten Groß
Entwicklung DATEV Anwalt

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Hallo Herr Groß,

soweit ich das nachvollziehen kann, wird in allen beiden Fällen

- manuelle Speicherung in Outlook zur Akte

- automatische Speicherung in Outlook zur Akte

der Anhang jeweils umbenannt und verliert seine ursprüngliche Bezeichnung.

Wenn die automatische Speicherung in den Eingangskorb erfolgt, scheint der ursprüngliche Name des Anhangs erhalten zu bleiben.

mfG

Jens Hänsch 

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Guten Abend,

wir hatten zum Teil das gleiche Problem..... allerdings hat es sich bei uns - soweit ich das einschätzen kann - auf das manuelle Speichern von E-Mails aus Outlook heraus beschränkt. Die Anlagen wurden immer umbenannt (Betreff der E-Mail).

Heute haben wir das Servicerelease vom 17.02.2022 eingespielt..... mit dem Ergebnis, dass die Anlage zwar ihren eigenen Dateinamen behalten, aber vor dem Namen steht jetzt der E-Mail-Betreff. Der Name der E-Mail selbst (die msg.Datei) steht da jetzt doppelt.... es sieht also so aus, dass hier bei jeder einzelnen Datei (nicht nur Anhänge) der Betreff (Name) der E-Mail vorangestellt wird. Auch das ist semi-schön... führt es doch dazu, dass am Ende wieder jedes Dokument "angefasst" und umbenannt muss (bzw. der überflüssige Teil der Bezeichnung gelöscht werden muss).

Die automatische Ablage funktioniert auf den ersten Blick fehlerfrei nach den im Kommunikationspaket definierten Regeln. 

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Guten Tag,

bei der manuellen Ablage von E-Mails mit DATEV Anwalt E-Mail Tool können die Regeln des Kommunikationspakets leider nicht verwendet werden, da diese sog. "Speichern zur Akte"-Funktion direkt zu DATEV Anwalt classic gehört.

In DATEV Anwalt classic gelten die Einstellungen im Fenster "Dokumentenmanagement - Programmverbindung einrichten" vorrangig:

Verschlagwortungs-Felder für die Ablage von Dokumenten vorbelegen

Ich gehe davon aus, dass Sie im Fenster "Dokumentenmanagement - Programmverbindung einrichten" bei "Ausgewählte Attribute" u. A. "Dokumentbezeichnung" ausgewählt haben.

Wenn wir bei der Ablage von E-Mails mit ihren Ablagen NUR diese Dokumentbezeichnung ausgeben würden, würde das dazu führen, dass die e-Mail sowie ALLE ANLAGEN dieser E-Mail die gleiche Bezeichnung, nämlich den E-Mail-Betreff, hätten.

Daher haben wir uns entschieden, zusätzlich zur Dokumentbezeichnung (E-Mail-Betreff) nach Leerzeichen und Bindestrich immer noch den Dateinamen des Dokuments zu ergänzen. Und das ist eben gerade bei der E-Mail (= Träger der Anlagen) eben nun mal derselbe Dateiname wie der Betreff.

Wenn Sie das Fenster "Speichern zur Akte" nur für die Ablage von E-Mails nutzen, können Sie zur Abhilfe im Fenster "Dokumentenmanagement - Programmverbindung einrichten" bei "Ausgewählte Attribute" das Attribut "Dokumentbezeichnung" entfernen, dann wird die E-Mail nicht doppelt bezeichnet. Bei den Anlagen fällt der Betreff der E-Mail dann entsprechend auch weg.

Manuelle vs. automatische Ablage

Bei der Ablage von E-Mails