Dokumentengröße beim Scannen

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Hallo Community,

weiß jemand, wie groß eine von einem Scanner an den Dokumentenkorb gesandte Datei sein darf (PDF)? Wir wollen alte Akten einscannen und möchten die größtmögliche Kapazität ausschöpfen.

Danke für Infos, Grüße

Jutta Schäuble 

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Und nach dem Scan auch auf die Papierakten verzichten? Wenn ja, gibt es da genaue Vorgaben zum Thema Ersetzendes Scannen. 

Und die Größe kommt auch auf das Alter des Scanners, Hersteller und technische Möglichkeiten (z.B. compactPDF) ab. Ein KODAK Scanner aus vergangenen Zeiten schafft trotz 300dpi und SW pro Seite nur 100KB; ein aktuelle Fujitsu fi-71x0 Scanner schafft auch 25KB. 

Welche Hardware haben Sie vor Ort und sind Sie bereit ggf. ein aktuelles Gerät anzuschaffen? 

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Ich kenne keine Beschränkung von Dateigrößen im Dokumentenkorb. Wie der Kollege Blechbläser sagt:

Alle (alten) Akten scannen zu wollen setzt vor allem auch voraus, dass man einen relativ genauen Plan dafür hat, welche Ziele man damit erreichen möchte. Sonst macht man sich u.U. viel Arbeit mit zu wenig Effizienzgewinn.

Es ist ja nicht die Verarbeitungsgeschwindigkeit, nur irgendeine Dateigröße pro Seite oder Dokument oder das Scannen selbst, sondern es muss richtig und eindeutig zu Mandanten und/oder Aufträgen, Akten zugeordnet, ggf. verschlagwortet, ggf. im Mehraugenprinzip auch auf Lesbarkeit und Richtigkeit geprüft werden. Also nichts mal eben für einen  (Schüler)Praktikanten. Ab irgendeiner Menge X würde ich die Aufgabe sogar an richtige Profis auslagern.

Und oft geht ein Outsourcing schon aus berufs- oder datenschutzrechtlichen Gründen dann doch nicht, dann evtl. Profis mit Scanner ins Haus holen? Oder, wenn es ein eigener sein mus (je nach Menge), dann würde ich über einen guten oder sehr guten Dokumentenscanner mit hoher Leistungsfähigkeit und mehreren Scan-Profilen je nach Dokumentart und Beschaffenheit nachdenken.

Unter Umständen sind aus juristischen Gründen Farbscans nicht unwichtig, dabei vervielfacht sich aber die Dateigröße.

Für die Lesbarkeit und Zeichenerkennung/ OCR für die Volltextindexierung genügen unter normalen Umständen 300, 400 oder 600 dpi in s/w in den allermeisten Fällen. Wenn der Scanner gut ist und es nicht nur gut meint, indem irgendwie vermeintlich schön komprimiert oder optimiert wird.

Und eine doppelt so feine Auflösung vervierfacht ungefähr den Platzbedarf. Und je nach Vorlage und Dateiformat kann eine s/w-DINA4-Seite 20-100kB oder andere Doklumente mit Tabellen, Grafiken mit hoher Auflösung oder gar in Farbe auch > mehrere MB groß werden.

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Hallo zusammen, 

vielen Dank für die schnellen Antworten. 

Habe jetzt doch noch einmal einen Testlauf gemacht, nachdem keinem von Ihnen eine MB-Beschränkung bekannt ist, und siehe da, die Dateien kommen bisher alle an. Offensichtlich handelte es sich bei uns um ein temporäres Problem. 

Mit dem Thema "Akten scannen"  haben wir uns bereits auseinandergesetzt. 

Viele Grüße 
Jutta Schäuble  

[#5 · Accepted solution]

im Dokumentenkorb sind mir keine Einschränkungen bei der Größe der Dokumente bekannt.  Im Anwaltspostfach lässt sich in den "Grundeinstellungen Anwaltspostfach" die Größe der Dateien die eingelesen werden, beschränken. 

Beim Scannen sollten Sie vielleicht den späteren Versand im Blick halten.  E-Mails sind in der Regel auf 20 MB beschränkt; das beA akzeptiert offiziell nur 60 MB.

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@juschäuble ,

... auf jeden Fall ein 'heißes Eisen', das "Ersetzende Scannen".

Wir haben im Zweifelsfall lieber alles in großen Boxen auf Europaletten gelagert und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist durch einen zertifizierten Dienstleister geschreddert.

... aber eine Kanzlei in einem Tiny-Haus hat vielleicht nachvollziehbare Gründe, das Aktenarchiv digital zu speichern, in Ermangelung eines anderen Speichers 😉