DATEV Kommunikationspaket

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Hallo,

dies ist eine Frage an Kollegen, aber auch das Entwicklerteam.

Wir sind eine interdisziplinäre Anwalts- und Steuerberatungskanzlei und nutzen die Programme DATEV Anwalt, die Steuerprogramme und das Dokumentenmanagementprogramm DMS.

Wir erwägen, bei uns das Kommunikationspakt zu installieren, vor allem um die überhandnehmenden E-Mail-Eingänge, aber auch den laufen Posteingang automatisiert in DMS zur Akte, bzw. auch zu den Mandanten abzuspeichern.

Ist dieses Programm dafür geeignet, also insbesondere für das automatische Abspeichern der eingehenden E-Mails in DMS und des eingescannten Posteingangs mit der entsprechenden Verschlagwortung, oder gibt es hier noch eine andere Lösung. 

Können die eingehenden E-Mails dann auch noch separat im Posteingangsordner angezeigt werden, vor allem der Fristenkontrolle wegen.

Vielen Dank

Thomas Oberer

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Sehr geehrter Herr @Oberer ,

Wir (reine Anwaltskanzlei, DokAblage) setzen das Kommunikationspaket von Anfang an ein.

Das im Kommunikationspaket enthaltene EMailtool ermöglicht es sämtliche eingehenden E-Mails entweder automatisiert in den Posteingangskorb, oder, sofern der Betreff der E-Mail passend befüllt ist, auch unmittelbar zur Akte speichern lassen. 

NICHT möglich ist die automatisierte Ablage zum Mandanten (auch nicht über den Posteingangskorb). 

Bei uns werden E-Mails allenfalls manuell unmittelbar zur Akte gespeichert, da ansonsten Eingänge übersehen werden können. 

Im Posteingangskorb selbst, lassen sich dann Fristen und Termine vor der Ablage erfassen.

Denkbar ist daher, dass Sie die Mails sowohl unmittelbar zur Akte speichern, wie auch im Posteingangskorb ablegen lassen.  Allerdings führt dies dann zur Doppelablage.

Für den Anwaltsbereich ist das Kommunikationspaket in seiner derzeitigen Form in jedem Fall uneingeschränkt zu empfehlen.  Für den Steuerbereich eher nicht - meine persönliche Meinung.

Gescannte Dokumente landen entweder automatisiert im Posteingangskorb oder lassen sich "normal" im Dokumentenkorb des DMS abarbeiten.

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Hallo @Oberer ,

wie Herr Müller bereits erläutert hat, können Sie mit dem in DATEV Anwalt Kommunikationspaket enthaltenen DATEV Anwalt E-Mail Tool E-Mails automatisiert zur Akte ablegen - nicht zum Mandanten.

DATEV Anwalt E-Mail Tool sucht im Auslieferungszustand im Betreff der E-Mail nach den folgenden Suchbegriffen (Präfix):

• AktNr oder
• Aktennummer.

Um eine höhere Erkennungsrate zu gewährleisten, können Sie alternativ ein eindeutiges individuelles  Kanzleischlagwort als Präfix einrichten.

DATEV Anwalt E-Mail Tool analysiert die Zeichen direkt hinter dem Suchbegriff (Präfix) und analysiert diese. Wenn die Zeichen mit einer Aktennummer in Ihrem Datenbestand übereinstimmen, wird die E-Mail automatisch zu dieser Akte abgelegt.

Automatische Ablage von E-Mails zur Akte

Die E-Mails bleiben zusätzlich weiter in Microsoft Outlook bestehen. Dort können Sie zusätzliche Spalten einblenden, die anzeigen, ob und zu welcher Akte die E-Mails abgelegt wurden.

Ablage-Informationen zu E-Mails in der Spalte Aktennummer in Outlook

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Hallo, ja, vielen Dank für die Informationen.

Möglicherweise wäre hier eine Lösung, für jeden Steuermandant eine Akte mit einem Aktenzeichen anzulegen, so dass der Posteingang dann darüber in DMS abgespeichert werden kann. Wäre dies eine Lösung? Wir haben eine separate Ablagestruktur für Steuermandate, fällt diese dann weg, wenn das Kommunikationspakt installiert wird?

Und noch eine Frage: Sind die abgespeicherten E-Mails dann im Posteingang sichtbar, also nicht im Posteingangsfach von Outlook, sondern unter Arbeitsplatz/Dokumente/Posteingang  

Viele Grüße

Thomas Oberer 

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@Oberer  schrieb:

... Und noch eine Frage: Sind die abgespeicherten E-Mails dann im Posteingang sichtbar, also nicht im Posteingangsfach von Outlook, sondern unter Arbeitsplatz/Dokumente/Posteingang  

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kurz und knapp:  nein E-Mails die "nur" zur Akte abgelegt werden, tauchen auch nur dort auf.  Das ist der Grund, warum wir bei uns alle Mails in den Posteingangskorb umleiten.

Zwar wäre auch eine zusätzliche Ablage im Posteingangskorb denkbar, doch würde dann die Thematik aufkommen, wie mit diesen umgegangen wird. 

- zur Akte speichern:  mit der Folge, dass die Dokumentenübersicht sehr schnell unübersichtlich wird

- im Posteingangskorb wieder löschen:  vor jedem Löschvorgang muss dann geprüft werden, ob die Mail tatsächlich bereits in der Akte gespeichert wurde

die automatische Ablage zur Akte ist in meinen Augen nur für ausgehende E-Mails sinnvoll.  Damit ist dokumentiert, dass die Mail mit genau diesen Anlagen an den Empfänger versendet wurde.

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Hallo @Oberer ,

"Möglicherweise wäre hier eine Lösung, für jeden Steuermandant eine Akte mit einem Aktenzeichen anzulegen, so dass der Posteingang dann darüber in DMS abgespeichert werden kann."

Das macht aus meiner Sicht keinen Sinn. Bei den E-Mails zu Steuerberater-Mandaten steht ja keine Aktennummer im Betreff. Also werden diese auch nicht automatisch zur Akte abgelegt.

In DATEV DMS können Sie eingegangene E-Mails derzeit nicht automatisch zum Mandanten ablegen; auch bei versendeten E-Mails ist keine automatische Silent-Ablage möglich. Es wird immer noch das Ablagefenster geöffnet, in dem Sie die Angaben prüfen und bestätigen können. Ab DATEV-Programme 17.0 (voraussichtlich August 2023) scheint laut diesem Dokument eine automatische Ablage eingehender E-Mails vorgesehen zu sein: 

E-Mail in DATEV DMS ablegen

    3.2 Eingehende E-Mails in DATEV DMS ablegen ab Version 14.0A

"Wir haben eine separate Ablagestruktur für Steuermandate, fällt diese dann weg, wenn das Kommunikationspakt installiert wird?"

Nein, die Ablagestruktur für Ihre Steuermandate bleibt erhalten.

Für genauere Fragen zu DATEV DMS müssten Sie die Fragen zu den DMS-Funktionen nochmal im Bereich Office Management stellen.

"Und noch eine Frage: Sind die abgespeicherten E-Mails dann im Posteingang sichtbar, also nicht im Posteingangsfach von Outlook, sondern unter Arbeitsplatz/Dokumente/Posteingang "

Die zur Akte gespeicherten E-Mails bleiben in Microsoft Outlook bestehen. Zusätzlich liegen sie in DATEV DMS unter Dokumente | Standardübersichten | E-Mails im Bereich Akten.

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Vielen Dank für die Antworten. Dann warte ich jetzt erst einmal den August 2023 mit der neuen DATEV Version ab.

Viele Grüße

Thomas Oberer

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Nach Rücksprache mit den DATEV DMS-Kollegen muss ich Ihnen leider mitteilen, dass ich Kapitel 3.2 Eingehende E-Mails in DATEV DMS ablegen ab Version 14.0A des oben verlinkten Dokuments falsch interpretiert habe.

Tatsächlich ist auch mit DATEV-Programme 17.0 keine automatische Ablage zum Mandanten mit DATEV DMS möglich. Sie müssen weiterhin die E-Mail in Microsoft Outlook markieren und im Menü DATEV auf In Dokumentenmanagement speichern klicken, um die E-Mail abzulegen. Anschließend öffnet sich das Fenster Dokument in Dokumentenmanagement ablegen. Hier können Sie die Optionen für die Ablage zum Mandanten wählen.

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Sehr geehrter Herr Kollege Müller,

mich irritiert das Wörtchen sämtliche in ihrem Zitat:

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Wir (reine Anwaltskanzlei, DokAblage) setzen das Kommunikationspaket von Anfang an ein.

Das im Kommunikationspaket enthaltene EMailtool ermöglicht es sämtliche eingehenden E-Mails entweder automatisiert in den Posteingangskorb, oder, sofern der Betreff der E-Mail passend befüllt ist, auch unmittelbar zur Akte speichern lassen. 

Wir schaffen es mit dem EMailtool nur, die E-Mails automatisch abzulegen, dies tatsächlich auch mit dem spezifischen Betreff, den die DATEV vergibt , versehen ist. Alle anderen E-Mails bei uns werden nicht automatisierte erfasst.
Ist das bei Ihnen anders? Wenn ja, wie können wir so werden wie Sie?
Viele Grüße aus dem sonnigen Süden😎

Markus Lorenz

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Sehr geehrter Herr Lorenz,

DATEV Anwalt E-Mail Tool sucht im Auslieferungszustand im Betreff der E-Mail vor der Aktennummer oder Projektnummer nach bestimmten Suchbegriffen (Präfix). IdR. ist das AktNr. 16-19 (oder AktNr 16-19 / Aktennummer 16-19).

Sie können aber E-Mails mit eindeutiger Aktennummer auch ohne Suchbegriff zur Akte ablegen lassen. Dazu aktivieren Sie im Fenster Einstellungen DATEV Anwalt E-Mail im Ordner E-Mail Tool (kanzleiweit) | Ablage in

der Gruppe Weitere Ablageeinstellungen das Kontrollkästchen E-Mails mit eindeutiger Aktennummer – auch ohne Präfix im Betreff – ablegen.

Anleitung:  E-Mails mit eindeutiger Aktennummer ohne Suchbegriff zur Akte ablegen 

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@malo  schrieb:

... Wir schaffen es mit dem EMailtool nur, die E-Mails automatisch abzulegen, dies tatsächlich auch mit dem spezifischen Betreff, den die DATEV vergibt , versehen ist. Alle anderen E-Mails bei uns werden nicht automatisierte erfasst.

Ist das bei Ihnen anders? Wenn ja, wie können wir so werden wie Sie?

Hallo Herr Kollege,

Den Teil der die Ablage zur Akte betrifft, hat @Silvia_Kubisch bereits beantwortet.  Zur automatisierten Ablage in den Posteingangskorb kann ich nur bei meiner Aussage verbleiben.  Es landet alles, was an E-Mails eingeht im Posteingangskorb.  Dort können/müssen die Nachrichten dann den Akten zugeordnet werden.

Aktuell sieht der Posteingangskorb gerade wieder so aus:

Jede der Nachrichten ist automatisch dort gelandet.

Bei Newslettern etc. arbeiten wir mit Ausschlusslisten, die entweder E-Mail-Adressen (z.B. newsletter@..., etc.) oder Schlagworten im Betreff (Newsletter, Aktuelle Information, ...) enthalten.

Dass wir für diese Funktionalität eine besondere Version des Anwaltspostfaches einsetzen würden, wäre mir nicht bekannt.  Auch kann ich ausschließen, dass es sich bei uns um eine Testfunktion handelt, denn dazu habe ich das System in den vergangenen Jahren/Monaten aus unterschiedlichsten Gründen zu häufig neu aufgesetzt.

Lassen sich bei den in Ihrer Kanzlei nicht automatisch erfassten E-Mail-Nachrichten Gemeinsamkeiten erkennen?  etwa der selbe Absender, ein bestimmter Inhalt oder an eine e-Mail-Adresse zu der kein Eingangskanal angelegt wurde? 

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Hallo zusammen,

die von Herrn Müller beschriebene Funktion der Ablage von E-Mails im Eingangskorb anstatt direkt zur Akte ist für alle DATEV Anwalt E-Mail Tool oder Kommunikationspaket-Anwender freigegeben  und hier beschrieben:

Automatische Ablage von E-Mails im Eingangskorb des Anwaltspostfachs

Dazu gibt es auch ein Servicevideo: Eingangskorb des Anwaltspostfachs: E-Mails auto. ablegen (datev.de).