DATEV Anwalt Soforterfassung und Unternehmen online

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Rechtsanwaltskanzlei erfasst bisher die Zahlungen selber im DATEV-Anwalt. Wir erhalten monatlich den Buchungsstapel und wir lesen diesen in Rechnungswesen ein (Unidirektionale Schnittstelle). Nachteil: wir hätten gerne Ein- und Ausgangsrechnungen digital angehängt an die Buchungssätze, würden also gerne Unternehmen online auch bei diesem Mandanten nutzen. Wenn wir DATEV Anwalt Soforterfassung einsetzen, sieht der Ablauf dann so aus?

- In der Rechtsanwaltskanzlei wird über Rechnungswesen gebucht und auch Unternehmen online (unter der Beraternummer der Kanzlei) ist eingerichtet

- Die Rechtsanwaltskanzlei ist Ist-Versteuerer und setzt keine Personenkonten ein

- Wir erhalten nach Ablauf des Monats den Buchungsstapel. Wir lesen diesen ein, erstellen einen eigenen Korrekturlauf und schicken diesen wieder zurück an die Rechtsanwaltskanzlei, so dass das Rechnungswesen beim Anwalt und uns identisch ist.

Frage:

- Kann unsere Steuerkanzlei auf Unternehmen Online zugreifen, auch wenn dieses unter der Mandantennummer der Rechtsanwaltskanzlei angelegt ist?

- Sind die Ausgangsrechnungen, die über DATEV-Anwalt erstellt wurden, auch bei uns in der Steuerkanzlei sichtbar? Oder erscheint nur ein Hinweis, dass der Buchungssatz verlinkt ist, der Link aber nicht gefunden wird? Denn die Ausgangsrechnungen sind bei Soforterfassung nicht automatisch im im Unternehmen online, richtig?

Wie sind Ihre Erfahrungen mit Zusammenarbeit Rechtsanwaltskanzlei (DATEV Anwalt) und Steuerkanzlei in Kombination Unternehmen Online? 

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@badura  schrieb:

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Wie sind Ihre Erfahrungen mit Zusammenarbeit Rechtsanwaltskanzlei (DATEV Anwalt) und Steuerkanzlei in Kombination Unternehmen Online? 

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Wir buchen ebenfalls selbst über die Soforterfassung und hatte ebenfalls die Idee der Steuerkanzlei Zugiff auf "unser" DUO zu gewähren.  Allerdings habe ich für uns nach wenigen Versuchen beschlossen diese Idee wieder zu Grabe zu tragen.

Die Brüche in den Workflows lassen sich nicht im Ansatz vermitteln.
Zahlungseingänge werden über den Zahlungsverkehr von der Bank abgerufen, stehen dann in Rechnungswesen zu Verfügung.  Über die Soforterfassung erfolgt die Verbuchung in der Akte, dem Schuldnerkonto und der Kanzleibuchhaltung.  Zahlungsaufträge aus der Akte müssen in der Kanzlei angestoßen werden und werden über den Zahlungsverkehr an die Bank übertragen. Bisher gab/gibt es für die wenigen Eingangsrechnungen die nicht per Lastschrift beglichen werden, eine "Allgemeine" Akte über die diese Zahlungsaufträge angestoßen werden.

Mit Unternehmen online müssten die Zahlungsaufträge für diese wenigen Rechnungen über das komplett andere System (UO statt on premise) abgewickelt werden.  

Der hierfür erforderliche Zeitaufwand und das damit verbundene Fehlerrisiko steht in keinem Verhältnis zur Einsicht des Steuerbüros in die Belge.

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@badura  schrieb:

- Wir erhalten nach Ablauf des Monats den Buchungsstapel. Wir lesen diesen ein, erstellen einen eigenen Korrekturlauf und schicken diesen wieder zurück an die Rechtsanwaltskanzlei, so dass das Rechnungswesen beim Anwalt und uns identisch ist.

Nur aus Interesse: Wie stellen Sie sicher, dass die Buchführung mit den Aktenkonten übereinstimmt?
Mir würde grausen, wenn das Steuerbüro Buchungen ändert, die sich möglicherweise auf die Aktenkonten (Auslagen, Honorar, Fremdgeld) auswirken können ohne, dass ich diese Buchungen in der Akte nachvollzogen habe; diese Abweichungen waren auch der Grund warum wir die Buchhaltung zurück in die Kanzlei geholt haben.

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@badura  schrieb:

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- Sind die Ausgangsrechnungen, die über DATEV-Anwalt erstellt wurden, auch bei uns in der Steuerkanzlei sichtbar? Oder erscheint nur ein Hinweis, dass der Buchungssatz verlinkt ist, der Link aber nicht gefunden wird? Denn die Ausgangsrechnungen sind bei Soforterfassung nicht automatisch im im Unternehmen online, richtig?

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Derzeit landen die Ausgangsrechnungen nur dann in Unternehmen online, wenn diese manuell aus der DokAbl/DMS übertragen werden - jedenfalls habe ich (noch) keinen Automatismus gefunden.  Ohne diesen manuellen Umweg sind die Ausgangsrechnungen für das Steuerbüro weiter "unsichtbar".

Die Belegabbilder der Ausgangsrechnungen sind i.d.R. nur in der Kanzlei sichtbar.  Im Steuerbüroe bleibt es beim Hinweis auf den "defekten Link".

Für mich war das Fazit: Die Disruption der bestehenden Workflows bringt nur Mehraufwand und nicht einen minimalen Vorteil. 

Ich hoffe, dass sich dies sehr schnell ändern wird; sehe in dieser Richtung aber noch kein Silberstreif am Horizont.

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Wenn wir DATEV Anwalt Soforterfassung einsetzen, sieht der Ablauf dann so aus?

Sie selbst - die StB-Kanzlei - können gar keine Soforterfassung nutzen, da diese Buchungen auf die Akten in DATEV Anwalt classic zugreifen. Daher müsste die RA-Kanzlei die Soforterfassung einsetzen. Dann werden aktenbezogene Zahlungen in DATEV Rechnungswesen gleichzeitig auch in der Akte gebucht. 

Vorteile gegenüber der bidirektionalen Schnittstelle sind, dass folgende Arbeitsschritte entfallen:

• Festschreiben der Vorläufe in (Kanzlei-)Rechnungswesen
• Übernahme der Buchungen aus (Kanzlei-)Rechnungswesen in Anwalt classic,
• Stapelverarbeitung der auf Akten verteilten Umsätze.

  Weitere Vorteile sind:

  • Abbildung der Buchungen erfolgt im Aktenkonto und gleichzeitig auf dem tatsächlichen Geldkonto,
  • Beim Ausgleich eines aus Anwalt classic stammenden offenen Postens wird das Fenster Zahlungserfassung Anwalt geöffnet und nicht wie bisher der offene Posten nur in (Kanzlei-)Rechnungswesen ausgeglichen.

    Ausnahme: Umbuchungen muss die RA-Kanzlei weiterhin in DATEV Anwalt classic erfassen und anschließend an DATEV Rechnungswesen übergeben.

Kann unsere Steuerkanzlei auf Unternehmen Online zugreifen, auch wenn dieses unter der Mandantennummer der Rechtsanwaltskanzlei angelegt ist?

Wenn ich Sie richtig verstanden habe, läuft DATEV Unternehmen online aktuelle auf der Beraternummer und Mandantennummer der Rechtsanwaltskanzlei. Voraussetzung für den Zugriff der StB-Kanzlei ist, dass in der StB-Kanzlei die FiBu unter der gleichen Berater- und Mandantennummer wie bei der RA-Kanzlei läuft. Dann haben auch Sie als StB-Kanzlei Zugriff auf den Beleg in DATEV Unternehmen online.

Wenn Sie als StB-Kanzlei bisher die Buchführung der RA-Kanzlei auf Ihrer eigenen StB-Beraternummer gebucht haben, müssen Sie zukünftig diesen DATEV Rechnungswesen-Bestand auf die Beraternummer und Mandantennummer der RA-Kanzlei umspeichern.

Bestand in Kanzlei-Rechnungswesen unter anderem Ordnungsbegriff speichern

Ggf. ist auch die Einrichtung eines mitgliedsübergreifenden Zugriffs erforderlich:

DATEV Unternehmen online - Szenarien für mitgliedsübergreifenden Zugriff

Sind die Ausgangsrechnungen, die über DATEV-Anwalt erstellt wurden, auch bei uns in der Steuerkanzlei sichtbar? Oder erscheint nur ein Hinweis, dass der Buchungssatz verlinkt ist, der Link aber nicht gefunden wird? Denn die Ausgangsrechnungen sind bei Soforterfassung nicht automatisch im im Unternehmen online, richtig?

Da haben Sie recht: Ausgangsrechnungen werden nicht automatisch in DATEV Unternehmen online gespeichert. Wenn die RA-Kanzlei Rechnungen per E-Mail versendet, könnte die RA-Kanzlei z. B. die DATEV-Ziel-E-Mail-Adresse im BCC eintragen und auf diese Weise per DATEV Upload Mail an DATEV Unternehmen online übertragen. In DATEV Unternehmen online können dann diese Ausgangsrechnungen zu den Kontoumsätzen verknüpft werden, die wiederum in DATEV Rechnungswesen beim Buchen der Bank sichtbar sind und über die Soforterfassung zur Akte gebucht werden können.

Eingangsrechnungen

Bei Eingangsrechnungen empfehlen wir den Einsatz von DATEV Unternehmen online, insbesondere wenn die RA-Kanzlei auch DATEV Bank online nutzt. Denn dann kann die RA-Kanzlei direkt bei der Bearbeitung in DATEV Unternehmen online die Zahlung über DATEV Bank online an den Empfänger übermitteln. Wenn über die Soforterfassung in Kombination mit DATEV Unternehmen online gebucht wird, haben Sie den großen Vorteil, dass in allen DATEV Rechnungswesen Auswertungen an der Buchung ein Beleglink hängt und Sie somit immer schnell den Beleg anzeigen können.

Anleitung:  E-Rechnungseingang in Anwaltskanzlei mit Unternehmen online organisieren 

Daher empfehlen wir, dass die RA-Kanzlei über die Soforterfassung bucht. 

Für weitere Fragen zu diesem Thema wenden Sie sich bitte für eine Beratung an Ihren Kundenverantwortlichen Mitarbeiter.

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Hallo Herr Müller,

vielen Dank für Ihre detaillierten Ausführungen. Noch zum Hintergrund: ich betreue die Rechtsanwaltskanzlei seit über 20 Jahren. Phantasy wird dort seit ca. 2010 eingesetzt. Meine Steuerkanzlei war damals Untermieter der Rechtsanwälte und meine Mitarbeiter haben auf kurzem Weg die Buchhaltung vor Ort erledigt. Aber von Anfang an war da die Frage der richtigen Schnittstelle und der Vermeidung von Doppelarbeit. Bei meinen regulären Mandanten arbeite ich fast ausschließlich digital und mit unternehmen online. Nur die Buchführung für die Rechtsanwaltskanzlei, die DATEV Anwalt verwendet ist hoffnungslos antiquiert. Tja, und da hatte ich nun gehofft, die Soforterfassung könnte die Modernisierung beschleunigen.

Ihr Hinweis, wie gewährleistet wird, dass die Steuerkanzlei nicht in den Akten bucht, ist absolut berechtigt. Nur ist jetzt das Problem gerade anders herum. Als Steuerberater bekomme ich nur bedingt mit, ob die Akten bei meinen Rechtsanwälten "sauber" sind. Wir gleichen Monat für Monat Fremdgeld/Gerichtskosten zwischen DATEV Anwalt und Fibu ab. Und da muss ich immer wieder feststellen, dass eben ein Fremdgeld/Gerichtskosten nicht über die Akte gebucht wurde. 

Die Umstellung auf Soforterfassung werde ich im Hinterkopf behalten, aber derzeit nicht forcieren. Hoffentlich wird hier seitens der DATEV noch nachgebessert.

Nochmals ganz herzlichen Dank für Ihre Hilfe.

Inge Badura

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@badura  schrieb:

Hallo Herr Müller,

Ihr Hinweis, wie gewährleistet wird, dass die Steuerkanzlei nicht in den Akten bucht, ist absolut berechtigt. Nur ist jetzt das Problem gerade anders herum. Als Steuerberater bekomme ich nur bedingt mit, ob die Akten bei meinen Rechtsanwälten "sauber" sind. Wir gleichen Monat für Monat Fremdgeld/Gerichtskosten zwischen DATEV Anwalt und Fibu ab. Und da muss ich immer wieder feststellen, dass eben ein Fremdgeld/Gerichtskosten nicht über die Akte gebucht wurde. 

Hallo @badura 

Wir haben seit Einfühung der Soforterfassung im Bereich der Aktenbuchhaltung keine Differenzen und bei den "nur" kanzleirelevanten Buchungen (Lohn, Fachliteratur, etc.) maximal den vergessenen oder falschen Steuerschlüssel an Rückläufern aus dem Steuerbüro. 

Die Kombination aus Zahlungsverkehr für den Abruf der Bankbuchungen und Soforterfassung dürfte Ihnen und der Kanzlei daher die Arbeit extrem erleichtern.  In der Kanzlei muss dann nur noch verinnerlicht werden, dass alle Zahlungsaufträge (Gerichtskosten an Gericht, Fremdgelder an Mandanten) über die Akte angestoßen werden.

Daher sollten Sie diesen Weg in jedem Fall weitergehen.

Einzig die nicht-aktenbezogenen Buchungen bleiben dann als "Störfaktor".   Diesen Störfaktor haben, wir, wie beschrieben, durch eine "Allgemein-Akte" gelöst. Damit dessen Aktenkonto keine Störzahlen für Auswertungen liefert, werden die darüber angestoßenen Zahlungsaufträge nach Verbuchung manuell auf "vorgemerkt" gesetzt und dann gelöscht.

Allein für diesen Bereich wäre Unternehmen online eine Alternative; abhängig von der Anzahl dieser Buchungen ist der Weg über eine "Allgemein-Akte" weniger disruptiv.