Anwaltspostfach - Aufbau in Datev

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Sehr geehrte Community,

gerne möchte ich den allgemeinen Aufbau des Anwaltspostfaches besprechen. 

Was ist hier der richtige Weg?

Was ist sinnvoll und was nicht?

Wie habt ihr es aufgebaut?

Wir haben aktuell:

- 3 Teams

- 3 Zertifikate

-> Jedes Team enthält unterschiedliche Anwälte

a. Team 1: Anwalt-A, Anwalt-B, Anwalt-C

b. Team 2: Anwalt-D, Anwalt-E.... & Anwalt-A

c. Team 3: Anwalt-F, Anwalt-G, Anwalt-H, Anwalt-I.... & Anwalt-B & Anwalt-C

Jedes Zertifikat ruft die Nachrichten nur für die Anwälte der Zertifikate ab die auch wirklich im entsprechenden Team arbeiten. In den anderen Teams sind die Anwälte nur, weil sie dort mit reinschauen müssen, da bei Doppeldezernaten auch die Bearbeitung untereinander notwendig ist.

Alle Sekretärinnen haben Zugriff auf alle Teams um im Vertretungsfall schnell reagieren zu können.

Vorteil: Strukturierte Unterteilung 

Nachteil: 1. Abrufen von Nachrichten dauert super lange, da eine Sekretärin für alle Anwälte des Teams abruft. 

2. Ist eine Nachricht defekt, leiden alle des Teams darunter, die diese Nachricht anklicken

3. Werden die Anhänge der Nachricht verschlagwortet, kann es sein das die Beschriftung verloren geht, da jemand anderes beim Klick auf die selbe Nachricht die Beschriftung wieder zurücksetzt

Wie möchten wir es aufbauen:

Jeder Anwalt hat seine eigene Postorganisationstelle + Ein Postfach mit allen Anwälten

Es gibt ein Zertifikat mit dem alle Nachrichten abgerufen werden. Die Nachrichten werden aber nur für die Postorganisationstelle, also den Anwalt abgerufen.

Alles Sekretärinnen haben Zugriff auf alle Postorganisationsstellen

Vorteil:  Alle Nachteile oben fallen weg

+ Strukturierte Bearbeitung möglich 

Nachteil: Die Anwälte haben keinen Zugriff mehr auf die Doppelsachbearbeitungspostfächer und können auch nicht mal ebenso Nachrichten austauschen oder Postfächer im Blick behalten...

Bzw. wenn der Austausch über das Alle Anwälte Postfach erfolgt, müssen die Anwälte immer zwei Postfächer im Blick behalten

Wie ist es bei euch? 

Hat noch wer Tipps?

Kann die Datev wohl ein Lesezugriff auf andere Orgastellen für Anwälte einstellen, dann fallen so viele Probleme einfach weg 🙂 

Vielen Dank im Voraus.

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Hallo TobiK,

ich versuche mich mal Ihren Gedanken zu nähern.  Wir selbst haben bei zwei Berufsträgern genau eine Postorganisationsstelle und kommen damit super aus.

Den Vorteil für jeden Berufsträger eine Postorganisationsstelle und eine Superpostorganisationsstelle für alle einzurichten sehe ich nicht, da die Nachteile die Vorteile erheblich überwiegen, wie sie selbst schreiben..

Ich würde in Ihrer Konstellation drei Postorganisationsstellen (für jedes Team eine) bleiben und jeder Stelle die jeweiligen Anwälte / Sekretariat zuordnen.  Damit haben Sie m.E. eine optimale Strukturierung die auch den Bedürfnissen der Kollegen gerecht wird, die in mehreren Teams arbeiten dürfen.

Die von Ihnen geschilderten "Nachteile" kann ich nicht erkennen.

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@TobiK  schrieb:

...

Nachteil: 1. Abrufen von Nachrichten dauert super lange, da eine Sekretärin für alle Anwälte des Teams abruft. 

Der Abruf und Versand lassen sich im "Hintergrund" bewerkstelligen.  Während des Abrufs kann weitergearbeitet werden, mit der Folge, dass die Dauer irrelevant wird. Unter Umständen lässt sich die Abrufdauer dadurch verkürzen, dass häufigere Abrufe erfolgen.

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@TobiK  schrieb:

...

2. Ist eine Nachricht defekt, leiden alle des Teams darunter, die diese Nachricht anklicken

....

zunächst: was heißt "Nachricht defekt"?  Wird eine Nachricht unvollständig heruntergeladen, wird diese bereits im Posteingangskorb noch vor der Weiterverarbeitung gelöscht; dann wechseln wir auf die Internetseite der BRAK, schieben die Nachricht nochmals aus dem Unterordner "von DATEV abgerufen" in den Eingang und können so die Nachricht nochmals abrufen. 

Sofern Sie dies nicht wünschen, würde ich "defekte Nachrichten" unmittelbar in den "erledigt"- Ordner schieben, denn Eingänge die in diesem Ordner landen, werden von den Sachbearbeitern nicht wahrgenommen.  Den Sachbearbeiter kann man dann anderweitig, etwa per Mail oder Aufgabe über den Eingang unterrichten.

Ansonsten müssten Sie genauer definieren, was Sie unter einer "defekten" Nachricht verstehen.

Warum "leiden alle Teams" unter der defekten Nachricht, wenn diese nur in einer Postorganisationsstelle, d.h. einem Team abgerufen wird?

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@TobiK  schrieb:

... 3. Werden die Anhänge der Nachricht verschlagwortet, kann es sein das die Beschriftung verloren geht, da jemand anderes beim Klick auf die selbe Nachricht die Beschriftung wieder zurücksetzt

Das ist ein grundsätzlich organisatorisches Problem; mit dem auch wir immer wieder zu kämpfen haben.  Das hat nichts mit der Größe der Kanzlei oder der Anzahl der Personen die auf den Posteingangskorb zugreifen dürfen zu tun.  Hier hilft nur die klare Anweisung und Regelung wer wann auf den Posteingangskorb zugreifen darf. 

Ich kann aus meiner Sicht nicht erkennen, warum ihre bisherige Strukturierung nachteilig oder unpraktikabel sein soll.
 

[#3]

Hallo Community,

ein kurzer Tipp zu 

3. Werden die Anhänge der Nachricht verschlagwortet, kann es sein das die Beschriftung verloren geht, da jemand anderes beim Klick auf die selbe Nachricht die Beschriftung wieder zurücksetzt

Die Parallelbearbeitung kann tatsächlich ein Problem sein. Wir hatten überlegt, eine Nachricht zu sperren, sobald sie von einem Mitarbeiter bearbeitet wird. Der Teufel steckt da allerdings im Detail. Wann beginnt das Bearbeiten? Und wann sollte eine teilweise bearbeitete Nachricht wieder freigegeben werden?

Gegen unerwünschte Parallelbearbeitungen kann man sich das Feature der "arbeitsplatzübergreifenden Aktualisierung" zu Nutze machen. Andere Kanzleien mit viel "Traffic" und vielen Mitarbeitern in einem zentralen Eingangskorb, haben das Problem so gelöst:

• Der Mitarbeiter, der eine Nachricht bearbeiten möchte, schreibt sein Kürzel in den Verfügungstext
• die arbeitsplatzübergreifende Aktualisierung sorgt dafür, dass in der Nachrichtenübersicht auf den anderen Arbeitsplätzen das Kürzel im Verfügungstext erscheint.
• Das ist für die übrigen Mitarbeiter das Signal, dass diese Nachricht bereits in Bearbeitung ist und sie sich Nachrichten ohne "Kürzel" suchen müssen
• Vor dem "Speichern und Verteilen" wird das Kürzel wieder entfernt bzw. durch einen sinnvollen Verfügungstext ersetzt

Freundliche Grüße

Carsten Groß
Entwicklung DATEV Anwalt

[#4]

Guten Tat Herr Agmü,

vielen vielen Dank für die super schnelle Rückmeldung und das Teilen Ihrer Gedanken.

Nachdem Sie dies geschrieben haben, glaube ich das wir ein Problem an anderer Stelle haben. Unzwar bei der Geschwindigkeit.

Damit unterbreche ich diesen Tweet und habe dazu einen eigenen Post erstellt.

Danke Ihnen trotzdem.

Geschwindigkeitsprobleme - Achterbahnfahrt der Ges... - DATEV-Community - 305581