Rabattfreibetrag für Mitarbeiter-Mahlzeiten und Umsatzsteuer

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Sofern bei den schön sommerlichen Temperaturen und mitten in der vermeintlichen "Urlaubszeit" jemand für mich mitdenken kann, wäre ich sehr dankbar.

Sachverhalt: (Mein erster) Gastromandant, bei dem die Arbeitnehmer (natürlich) Mahlzeiten einnehmen. Die Beratung der Mahlzeitengestellung läuft noch, aber ich plädiere auch das Aussuchen eines Essens aus der Karte mit Einzelaufzeichnung, da dann der Rabattfreibetrag gilt, und dieser Jahresbetrag heuer ziemlich sicher nicht ausgeschöpft wurde (Lokal hat erst jetzt im August geöffnet).

Wie das bei der Lohnabrechnung (Lohn und Gehalt) zu erfassen ist, ist ja nicht so schwer (Lohnart 2490 mit den um 4% gekürzten Preisen laut Karte, Einzelaufzeichnung durch den Mandanten). 

Aber was ist mit der Umsatzsteuer? Was muss hier in der Buchhaltung erfasst werden? Der Theorie nach müsste ich für jedes kostenlose a-la-carte-Essen die Selbstkosten umsatzversteuern, wobei hier aus Vereinfachungsgründen  die Sachbezugswerte verwendet werden können (Abschn. 1.8 Abs. 11 UStAE). Wie setze ich das in der Praxis um? Was erfasse ich hier wie in der Buchhaltung?

Hat hier jemand einen Hinweis auf ein DATEV-Dokument bzw. ein sonstiges oder kann das "ganz einfach" aus seiner Praxiserfahrung erklären?

Mir fehlt hier die Kombination Lohnabrechnung und Umsatzsteuer.

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Darf ich das Thema nochmals frisch auf den Tisch bringen? Sicherlich gibt es doch einige in der Gruppe, die Gastromandate haben. Ich würde mich freuen, wenn mir hier jemand einen Hinweis auf die buchhalterische Darstellung der Sachbezüge unter Anwendung des Rabattfreibetrags geben könnte. 

Herzlichen Dank und Gruß.

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die 2490 müsste einen Nettoabzug nach sich ziehen, oder nicht?

brutto gehen die Kosten in der Fibu in den Personalkostenbereich, der Nettoabzug auf das entsprechende Fibu-Erlöskonto. Die Bruttolohnverbuchung bringt das ganze dann in die Fibu.

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Kann man die konkrete Vorgehensweise im Bereich Fibu irgendwo "schön" nachlesen, idealerweise mit Kontenvorschlägen (SKR04)?

Und ja, auf der Lohnabrechnung kommt oben die Mahlzeit "rein" und unten wird sie wieder abgezogen.

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Leider habe ich noch immer kein DATEV-Dokument gefunden, in dem die unentgeltliche Mahlzeitengestellung an Gastromitarbeiter buchhaltungstechnisch dargestellt wird. 

Bestimmt gibt es "da draußen" doch zahlreiche Kollegen/Innen, die Gastromandate haben; ich wäre heilfroh, wenn mir jemand kurz skizzieren könnte, wie ich z.B. folgenden Sachverhalt in der BUCHHALTUNG darstelle (Lohnabrechnung ist insofern easy - Mitarbeiteressen oben mit Lohnart 2490 rein und unten mit Lohnart 9009 wieder raus):

Mitarbeiter nimmt z.B. im September Mahlzeiten mit Speisekartenwerten in der Summe von 260,- € ein, Abzug von 4% -> in Lohnabrechnung fließen 249,60 € ein (es gibt Einzelaufzeichnungen zu den täglich eingenommen Mahlzeiten). 

Wie sind diese im Rechnungswesen zu verbuchen? Welche Konten sind anzusprechen, USt aus welchem Betrag herauszurechnen (kann trotz Rabattfreibetrag nicht die USt auf den Sachbezugswert ermittelt werden - aber wie ist das dann zu splitten)?

Sorry, mein erstes Gastromandat mit Mahlzeitengestellung über Rabattfreibetrag. Theorie ist hier das eine, die praktische Erfahrung fehlt mir leider. 

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Vielleicht kann ich´s für  Hilfsbereite besser konkretisieren:

Ich denke, meine Hauptfrage liegt darin, ob ich die USt auf die unentgeltliche Mahlzeitengestellung aus dem gebuchten Wert nach Rabattfreibetrag herausrechnen muss, oder ob ich trotz der Anwendung des Rabattfreibetrags die USt auf die Sachbezugswerte (SBW) verwenden kann. Das könnte man aus Abschn. 1.8 Abs. 11 UStAE so herauslesen.

• Würde ich die USt auf den in der Lohnabrechnung ausgewiesenen Wert berechnen, wäre es relativ einfach in der Buchhaltung - falls ich hier Theorie und Praxis richtig verbinde, wäre der Buchungssatz bei SKR04 in meinem Beispiel von vorhin (249,60 €😞

#6072 (Essen in 2023 7%) / #4941  -> USt 16,33 

Würde ich die USt nur auf die Sachbezugswerte für je ein Mittag- oder Abendessen im Beispielsfall an 25 Tagen berechnen, käme ich auf einen Bruttowert für die USt von 95 € (25 Tage * 3,80 €), darin nur eine 7%ige USt von 6,21 €.

Ich überlege, ob ich die Buchung dann splitte in 

a. nur netto ohne USt (abgerechneter Wert 249,60 € abzgl. USt auf SBW 6,21 €) 243,39 € #6072 / 40 4971 (Aufhebung Automatik)

b: USt auf SBW 6,21: #6072 / 3801

Bei dieser Vorgehensweise - USt separat aus SBW buchen - stolpere ich aber über das Sonderproblem, dass Direktbuchungen auf dem #3801 nicht in die UStVA einfließen (Meldung #REW02559) - müsste man dann die UStVA immer manuell um diese Werte ändern? Fliegt mir das dann irgendwann um die Ohren?

Des Mandanten Freud (USt-Ersparnis) könnte zum Beraters Leid werden?!

Vielleicht wäre es auch eine Idee, das unterjährig mit den normalen (zu hohe USt auslösende) Werte aus der Lohnbuchhaltung zu verbuchen und im Rahmen des Abschlusses für jeden Mitarbeiter auf einen Rutsch die Werte zu korrigieren; dann könnte man das in der USt-Jahreserklärung einmalig korrigieren. 

Klingt für mich selbst noch nicht überzeugend. 

Grad als ich daran rumbastle, kommt mir noch eine andere Idee:

Ich verwende statt des Kontos 4941 (Sachbezüge 7%) das neutralere Konto 4946 (verrechnete sonstige Sachbezüge) und buche hier die gesplittete Buchung wie folgt:

• 154,60 € (die laut nachgewiesenen Mahlzeiten in der Lohnabrechnung ausgewiesenen 249,60 € abzgl. des SBW 95 €) - darauf keine USt: #6072 / 4946
  
  
• 95 € (der SBW, auf den die USt entstehen soll) mit USt-Schlüssel: #6072 / 2 4946

Dann habe ich im Ergebnis die gewollten 6,21 € auf #3801 (fließt in die UStVA) und auf den Konten 4946 den "passenden" Nettowert von (brutto 249,60 € abzgl. 6,21 € USt) 243,39 und auf #6072 den Bruttowert laut Lohnabrechnung von 249,60 €.

Das klingt für mich plausibel. 

Macht das jemand so (umständlich; bzw. wenn man es mal implementiert hat, scheint es mir gar nicht mehr so umständlich) oder wie würden das versierte Praktiker verbuchen?

UND: Kann ich die Grundannahme überhaupt treffen, dass ich die USt nach den SBWen berechnen kann trotz Anwendung des Rabattfreibetrags?

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@Kleine-Einfraukanzlei  schrieb:

Vielleicht kann ich´s für  Hilfsbereite besser konkretisieren:

Ich denke, meine Hauptfrage liegt darin, ob ich die USt auf die unentgeltliche Mahlzeitengestellung aus dem gebuchten Wert nach Rabattfreibetrag herausrechnen muss, oder ob ich trotz der Anwendung des Rabattfreibetrags die USt auf die Sachbezugswerte (SBW) verwenden kann. Das könnte man aus Abschn. 1.8 Abs. 11 UStAE so herauslesen.

• Würde ich die USt auf den in der Lohnabrechnung ausgewiesenen Wert berechnen, wäre es relativ einfach in der Buchhaltung - falls ich hier Theorie und Praxis richtig verbinde, wäre der Buchungssatz bei SKR04 in meinem Beispiel von vorhin (249,60 €😞

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Zwei verquickte Fragen: Der Wert für Mahlzeiten ist auf jeden Fall brutto, das ist ja das, was dem Arbeitnehmer angerechnet wird. Der Rabattfreibetrag hat bei der USt imho nichts zu suchen, da er sich nur auf die Versteuerung beim AN bezieht und nicht die BMG beim Veräußerer ändert... 

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Danke für´s Mitdenken.

Klar nicht ohne USt. Es frägt sich halt nur, welche - sprich welche Bemessungsgrundlage ich verwenden darf.

Kann ich ustl. nicht die SBWe nehmen? Der UStAE würde dafür sprechen.