Mittelstand Faktura/ Unternehmen Online

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Hallo zusammen,

da ich erst seit einem halben Jahr mit Datev arbeite, benötige ich eure Unterstützung. Folgender Fall:

Unser Mandant arbeitet mit Mittelstand Faktura mit RW. Er bucht selbst und schickt uns mtl. eine DVD mit Ascii Daten , die wir einspielen. Wir erstellen für ihn den Jahresabschluss. Jetzt fragt der Mandant nach Unternehmen Online. Und da fehlen mir die Zusammenhängen.

Der Mandant könnte die Belege hochladen und über digitale Belege buchen und verknüpfen. Richtig?

Die Kosten für Unternehmen Online wären bereits in Mittelstand Faktura enthalten. Richtig?

Für uns als Kanzlei würden die Belege ebenfalls in Unternehmen Online sichtbar sein. 

Gibt es einen Weg uns die Daten incl. Belegverknüpfung zu übermitteln? Wo wäre sonst der Vorteil für uns als Kanzlei?

Ich hoffe meine Fragen sind verständlich;-) Vielen Dank

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@CS1 schrieb:

schickt uns mtl. eine DVD mit Ascii Daten

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Ich schaue mal auf meinen Kalender, Moment - wir haben: 2021 schon 😲 nicht so Ernst nehmen aber da liegt haufenweise Potential ✌️.

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@CS1 schrieb:

Der Mandant könnte die Belege hochladen und über digitale Belege buchen und verknüpfen. Richtig?

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Richtig. 

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@CS1 schrieb:

Die Kosten für Unternehmen Online wären bereits in Mittelstand Faktura enthalten. Richtig?

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Richtig. Der Belegspeicher zu 3,50€ aber nicht. Die kommen on top drauf. 

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@CS1 schrieb:

Für uns als Kanzlei würden die Belege ebenfalls in Unternehmen Online sichtbar sein. 

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Korrekt. Dank Cloud macht das keinen Unterschied. 

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@CS1 schrieb:

Gibt es einen Weg uns die Daten incl. Belegverknüpfung zu übermitteln?

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Jetzt kommen wir in 2021 an 😎: Sicherung des Bestandes im DATEV RZ und Sie holen sich den Bestand aus dem RZ. Fertig. Dass dazu der Ordnungsbegriff passen muss, sollte klar sein. Ich würde die FiBu unter der Beraternummer des Mandanten speichern, wenn es nicht schon Lohn gibt. Der müsste dann von der Kanzleiberaternummer auch auf die mandantengenutzte Beraternummer umgezogen werden, sofern das Mandat nicht unter der Kanzleiberaternummer bucht. Würde ich nicht empfehlen. 

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@CS1 schrieb:

Wo wäre sonst der Vorteil für uns als Kanzlei?

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Es legt alles digital vor. Machen Sie den Lohn für das Mandat? MeineSteuern? Freizeichnung online? Dann kann man den gemeinsamen Speicher bei DATEV für viele weitere Dinge nutzen: digitale Personalakte wäre ein Vorteil für Sie und Personalauswertungen inkl. brutto/netto Abrechnungen kann der Mandant ebenfalls aus dem UO ziehen. Papierabrechnung adé. 

Sie haben die FiBu immer aktuell inkl. Belege vorliegen; können anfangs monatlich noch kontrollieren, ob das alles so passt und der JA sollte am Ende dann einfacher sein, wenn man etwas nachschauen muss oder wenn Sie nachbuchen müssen und Belege fehlen: einscannen, buchen, fertig. 

Braucht das Mandant eine BWA und andere Auswertungen? Kann das Mandat diese selbst erstellen? Sonst können Sie mit der aktuellen FiBu auch unter die Arme greifen und monatlich eine Auswertung der FiBu ins UO schieben und so z.B. dem GF via UO + SmartLogin die Zahlen schnell zukommen lassen, wenn das intern beim Mandat nicht möglich ist. 

Soll das Mandat auch selbst zahlen? Wenn ja, wie? Via Bank online oder installiertem Zahlungsverkehr? Wer darf überweisen? Wie werden die Bankumsätze gebucht (manuell vs. RZ-Bankinfo)? ... 

Damit das mit dem Austausch der Daten gut klappt, sollte man drauf achten, dass DATEV beim Mandanten als auch in der Kanzlei den gleichen Versionsstand haben. Gerade beim Jahreswechsel ist da immer dran zu denken, weil REWE 5 nur abwärts kompatibel ist.  

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Grundsätzlich klappt das.

Der Mandant kann selbst Belege hochladen (mit einer Smart Card) und dann auch buchen. Die Belegbilder liegen dann Online in der Cloud.

Der Mandant hat die Buchhaltung unter einer bestimmten Beraternummer und Mandantennummer angelegt. Wenn er Ihnen die Daten schickt und Sie diese einspielen, haben Sie den gleichen Stand. Sie als auch der Mandant greifen auf die gleichen Belegbilder in der Cloud zu.

Möglicherweise muss die DATEV Version des Mandanten ursprünglich von Ihnen zur Verfügung gestellt worden sein, damit das klappt. Das weiß ich aber nicht genau.

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Hallo Herr Bohle,

vielen Dank für die ausführliche Antwort. Ja ich sehe das Entwicklungspotential;-) Ist nur schwierig wenn man noch keine Ahnung hat...

Bis zur Sicherung im RZ leuchtet mir alles ein und ist klar verständlich. Danke nochmal.

Gibt es für die Sicherung im RZ ein Hilfe Dokument? Gerade im Bezug auf die mandantenbezogene Beraternummer bin ich auch sehr unsicher wie der Umzug vollzogen wird. Gibt es dazu Anleitungen?

Für meinen Mandanten würde es ausreichen , ihm zu zeigen wir UO funktioniert, wie er digitale Belege bucht und wie er die Daten im RZ sichert. Richtig?

[#5 · Accepted solution]

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@CS1 schrieb:

Gibt es für die Sicherung im RZ ein Hilfe Dokument?

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Kanzlei-Rechnungswesen-Bestand unter anderem Ordnungsbegriff speichern 

Mandantenbestand über die Funktion "Komplettsenden" an das DATEV-Rechenzentrum senden

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@CS1 schrieb:

Gibt es dazu Anleitungen?

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Siehe erstes Info-DB oben. Rechnungswesen-Daten zwischen Mandant und Kanzlei austauschen  

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@CS1 schrieb:

Richtig?

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Im ersten Schritt ja. Ich nehme an, da kommt noch viel mehr und ein paar Probleme aber alles machbar 😊. 

Wenn das Mandat wirklich viel zu scannen hat: unbedingt einen Dokumentenscanner nahe legen. Ich weiß, kostet etwas Kohle aber wenn man erst ein MFP einrichtet und das Mandat machen lässt, fragt er bestimmt schnell nach "Geht das schneller? Einfacher? Komfortabler?" 😉. Siehe dazu auch: HowTo: wie bekomme ich schnell und effizient Belege digitalisiert?

Kommen viele Belege als E-Mail rein? DATEV Upload Mail nutzen und ggf. mit Regeln automatisieren. Exchange vorhanden oder ein anderer E-Mail Server? Dann muss man nicht jede Eingangsrechnung via E-Mail von Hand ins UO schieben / weiterleiten. Alle digitalen Belege am besten wie sie sind verarbeiten. Drucken und Medienbrüche unter allen Umständen vermeiden. RZ-Bankinfo empfehlen, weil ein manueller Ex- und Import mehr Zeit kostet je nach Anzahl der Umsätze oder ggf. Bank online zum Holen der Umsätze einrichten, wenn RZ-Bankinfo nicht möglich ist. 

Wichtig ist nur, wenn Sie auch den Lohn machen. Das nicht getrennt von der FiBu betrachten, weil man sich auch im Lohnbereich den "UO Datentopf" zusammen zu nutze macht und am Ordnungsbegriff (Berater/Mandant) alles festgemacht wird.

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Da kommt viel Arbeit auf mich zu;-)

Danke schön. Ich werde mich dann mal mit dem Mandanten austauschen.

Vielen Dank für die ausführliche Hilfe.

Viele Grüße und einen schönen Abend.

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Guten Morgen,

ich habe mit Entsetzen heute morgen festgestellt, dass mein Mandant Mittelstand Faktura Compact nutzt. Damit haben sich sämtliche Überlegungen erledigt, da kein digitales Belegbuchen möglich ist. Richtig?

Ein Wechsel des Programms mach am Jahresanfang auch keinen Sinn, oder?

Liebe Grüße

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@CS1  schrieb:

Guten Morgen,

ich habe mit Entsetzen heute morgen festgestellt, dass mein Mandant Mittelstand Faktura Compact nutzt. Damit haben sich sämtliche Überlegungen erledigt, da kein digitales Belegbuchen möglich ist. Richtig?

Ein Wechsel des Programms mach am Jahresanfang auch keinen Sinn, oder?

Liebe Grüße

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Korrekt, mit der Compact-Version wird das nicht funktionieren - ein Programmwechsel ist aus meiner Sicht immer sinnvoll, wenn damit eine Erleichterung oder Verbesserung möglich ist. Sie verlieren dadurch ja nichts, denn Sie möchten ja mit dem digitalen Belegbuchen beginnen. Wenn Compact das könnte, würden Sie es tun. Es würde also also zum gleichen Resultat führen. Mit einem Upgrade können Sie ihr Ziel erreichen - im Endeffekt also kein Unterschied und fehlende Funktionalitäten werden Sie dadurch auch nicht haben.

Also Feuer frei! 👍

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Da haben Sie wohl recht. Wissen Sie zufällig wie sich dann die neuen Kosten zusammensetzen würden? Soweit ich weiß, sind dies ja Jahresversionen. Bezahlt man dann bei Wechsel beide für ein Jahr oder anteilig?

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Das sollten Sie einmal mit dem Logistikcenter oder Ihrem KVM besprechen. Bei einem Produktwechsel erstattet die DATEV die Gebühren in der Regel aus Kulanz oder rechnet sie auf den neuen Vertrag an.