Maschinelle Auswertbarkeit der Dokumentenablage bei Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen compact

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Hallo zusammen,

eine Mandantin von uns nutzt aktuell Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen compact. Aktuell beschäftigt Sie sich mit dem Empfang von E-Rechnung und wird zukünftig die Dokumentenablage in dem Programm nutzen. 

Meine Frage lautet nun, ob die maschinelle Auswertbarkeit für die Finanzverwaltung in der Dokumentenablage gewährleistet ist oder nicht?

Das die Archivierung der E-Rechnung gesetzeskonform getätigt werden kann habe ich verstanden. Ein Wechsel zu Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen und die gleichzeitige Nutzung von DUO kommt für die Mandantin nicht in Frage.

Über eine Rückmeldung würde ich mich freuen

Viele Grüße

Marcel

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Hallo @MBlum09 

nachdem Rechnungswesen compact das Buchen von digitalen Belegen nicht unterstützt und damit keine Verbindung zwischen Buchung und Beleg möglich ist (außer die Mandantin kontiert manuell digitale Belege vor), sehe ich den Einsatz von Rechnungswesen compact in Verbindung mit E-Rechnungen hinsichtlich der GOBD als kritisch an.

Auch wird es vermutlich schwierig werden, aus Rechnungswesen compact einen ordnungsgemäßen Z3-Zugriff samt digitalen Belege für den Betriebsprüfer zu erzeugen.

Aber wenn der Mandant die Buchführung selbst erledigt, brauchen Sie ihn dazu nur belehren, das Risiko trägt der Mandant. 

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Dann stelle ich mir aber die Frage wieso die DATEV ein nicht GOBD konformes Produkt anbietet...

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Noch als Gedanke:

1) die "normale" Dokumentenablage kann "revisionssicher" gemacht werden (sie ist es von Haus nicht): https://apps.datev.de/help-center/documents/1002791

2) So äußert sich DATEV zur Ablage und Filterung: https://apps.datev.de/help-center/documents/1071125

3) Unter Punkt 3.3.2 beschreibt DATEV den Ablauf der Verbuchung: https://apps.datev.de/help-center/documents/1029793

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Hallo @noescher, hallo @MBlum09,

aus unserer Sicht können die GoBD mit DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen compact erfüllt werden, auch wenn E-Rechnungen geschrieben oder empfangen werden.

Die GoBD legen fest, dass alle Geschäftsvorfälle ordnungsgemäß dokumentiert und nachvollziehbar sein müssen. Dies bedeutet, dass die Belege in einer Weise aufbewahrt werden müssen, die eine vollständige und lückenlose Nachvollziehbarkeit der Buchungen gewährleistet.

Die GoBD können auch ohne systemseitige Verlinkung des Beleg-Buchung sichergestellt werden. Voraussetzung ist, dass alle aufbewahrungspflichtigen Unterlagen unverändert aufbewahrt werden, und das Verfahren der Belegablage klar geregelt und dokumentiert wird. Weitere Informationen: Vgl. Dok.-Nr.: 1080636 GoBD in den DATEV-Rechnungswesen-Programmen.

Für die Archivierung von E-Rechnungen (elektronisches Rechnungsformat) wird die Verwendung eines Archivsystems empfohlen, welches den Nachweis der Unveränderbarkeit oder den Nachvollzug von Änderungen unterstützt, wie z. B. DATEV Belege online oder DATEV Dokumentenablage mit Revisionssicherheit. Aber auch auf Dateisystemebene kann GoBD-konform archiviert werden, wenn ergänzende Maßnahmen zum Zugriffsschutz der Daten und zu ihrer Unveränderbarkeit ergriffen und dokumentiert werden, z. B. Kombination aus regelmäßigen Sicherungen, Zugriffsschutz auf die Ablageorte auf dem Rechner und Verfahrensdokumentation.

Viele Grüße und einen schönen Abend!
Monika Jehle
DATEV eG

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Hallo @Monika_Jehle 

vielen Dank für Ihre Ausführungen.

Den Hintergrund kann ich absolut nachvollziehen.

Sie gehen davon aus, dass die Kontierung auf digitalen Belegen gemäß Rz 64 der GOBD

"Bei einem elektronischen Beleg kann dies auch durch die Verbindung mit einem Datensatz mit Angaben zur Kontierung oder durch eine elektronische Verknüpfung (z. B. eindeutiger Index, Barcode) erfolgen. Ein Steuerpflichtiger hat andernfalls durch organisatorische Maßnahmen sicherzustellen, dass die Geschäftsvorfälle auch ohne Angaben auf den Belegen in angemessener Zeit progressiv und retrograd nachprüfbar sind."

durch die korrekte Ablage in der Dokumentenverwaltung samt Verfahrensdokumentation umgesetzt wird.

Eine damit verbundene praktische Nachfrage:

Wie kann der Nutzer der Compact-Version nach Abschaffung der DATEV-Archiv-DVD zum 31.10.2024 einen ordnungsgemäßen Z3-Zugriff bei Nutzung von lokal archivierten Belegen für den Betriebsprüfer sicherstellen? Rechnungswesen-Archiv-DVD - Belege aus Dokumentenablage / DATEV DMS für die ... - DATEV Hilfe-Center

Die Belege sind hier weder kontiert noch ist eine Einbindung lokal archivierter Belege in der neuen Lösung vorgesehen?

Vielen Dank!

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Hallo @noescher,

der Z3-Zugriff ist wie folgt möglich: 

Die Belege (E-Rechnungen) sind in der Dokumentenablage oder Belege online archiviert. Aus beiden Programmen ist ein Export möglich.

Zusätzlich können die Rechnungswesen-Prüfungsdaten über den Export steuerliche Außenprüfung RZ aus MyDATEV Bestandsmanagement exportiert werden (Export steuerliche Außenprüfung RZ über Bestandsmanagement - DATEV Hilfe-Center)

Diese Daten können z.B. über Datenträger dem Betriebsprüfer zur Verfügung gestellt werden.

Viele Grüße
Monika Jehle
DATEV eG