Kanzlei-Rewe Löschung Datenbestände DSGVO

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Hallo Zusammen, ich bin aktuell im Austausch mit unserem Datenschutzbeauftragten und erstelle das Verzeichnis für Verarbeitungstätigkeiten.

Meine Frage:

Muss ich wirklich alle Datenbestände deren Aufbewahrungsfristen nach HGB abgelaufen sind, löschen?

Werden die dann vollständig gelöscht?

Mir missfällt dieser Gedanke sehr.

Vielen Dank für Eure Rückmeldungen.

Schöne Grüße

Sandra

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Sie merken die Begeisterung...

Die Antwort heisst leider jein.

Wenn Sie löschen, löschen Sie.. wenn Sie in den Papierkorb schieben, löschen Sie nicht.

Je nach Sicherungskonzept sind die gelöschten Daten auch Wiederherstellbar.

Streng genommen löschen Sie dann nur das Original und nicht endgültig, da Kopie vorhanden..

Welche Daten Sie löschen müssen.. ja, schwierig. Da haben sich auch schon welche gestritten...

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Guten Morgen vielen Dank für die Rückmeldung.

Mir widerstrebt der Gedanke die Daten unwiederbringlich zu löschen, auch wenn die Aufbewahrungsfristen schon abgelaufen sind.

Diese Herausforderung muss ja eigentlich jedes Unternehmen haben.

Gibt es evtl. eine Möglichkeit die personenbezogenen Daten in den Buchhaltungsbeständen nachträglich zu anonymisieren?

Schöne Grüße

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@bonsaisandy  schrieb:

Gibt es evtl. eine Möglichkeit die personenbezogenen Daten in den Buchhaltungsbeständen nachträglich zu anonymisieren?

Was wäre dann der Vorteil zur Löschung? Dann hätten Sie Datenbestände, die Ihnen nichts mehr sagen und Sie sammeln einen Haufen Datenmüll. Wenn Sie die Daten der Firma Müller suchen, aber überall steht nur noch "XXXXXX" haben Sie ja nichts gewonnen.

Außerdem sagt die DSGVO ja ausdrücklich, daß Daten gelöscht werden müssen, "sofern nicht andere Gründe die Datenverarbeitung erlauben."

Wenn Sie also beispielweise seit 30 Jahren mit einem Mandanten in Geschäftsbeziehungen sind, diese Beziehung anhalten und der Mandant die Datenlöschung nicht explizit fordert, dann können Sie die Daten natürlich behalten.

Ansonsten hat @Gelöschter Nutzer vollkommen recht. Das Wort "Löschen" ist eindeutig. Wenn Sie eine Sicherungskopie der Daten aufbewahren, haben sie nicht gelöscht. Halbschwanger geht nicht.

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@bonsaisandy schrieb: Mir widerstrebt der Gedanke die Daten unwiederbringlich zu löschen, auch wenn die Aufbewahrungsfristen schon abgelaufen sind.

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Manchmal passen Bauchgefühl und rechtliche Grundlagen einfach nicht zusammen.

Die Rechtsgrundsätze der DSGVO beinhalten u. a. das Recht auf Löschung Art 17 DSGVO.

Dieses Recht beinhaltet aber auch Ausnahmen, wie beispielsweise Art 17 Absatz 3 Buchstabe b) DSGVO
Etwas umformuliert: Das Recht auf Löschen gilt nicht, soweit die Verarbeitung (weitere Speicherung) zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung erfordert, erforderlich ist.

D.h. wenn keine rechtliche Grundlage für die Speicherung mehr besteht, ist zwingend zu löschen.

Welche rechtlichen Grundlagen für das weitere Verarbeiten von Daten bei Steuerberatern bestehen könnten, hat beispielsweise die Bundessteuerberaterkammer in ihren Verlautbarungen zum Datenschutz zusammengestellt.

5.2.4 Hinweise für den Umgang mit personenbezogenen Daten durch Steuerberater und Steuerberatungsgesellschaften – Bundessteuerberaterkammer (berufsrecht-handbuch.de)

Diese Verlautbarungen dienen insbesondere für die kanzleiinternen Zwecke und sollten auch dem eigenen Datenschutzbeauftragten bekannt sein.

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Bitte auch ans DATEV RZ und die hybride Datenhaltung denken. Nur weil man unter Bestandsdienste den lokalen Bestand löscht, heißt das nicht, dass diese Daten auch im RZ gelöscht werden 😉. 

Aber löschen macht Sinn, weil man sich dann 1,90 EUR pro FiBu sparen kann. Summiert man das auf: Kleinvieh macht **bleep** viel Mist im Monat, den man anderswo 100x besser in Technik oder, oder, oder stecken kann. 

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1,90 vor der inflation 😉

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@noescher ,

... ich frage mich, ob die verlinkten "5.2.4 Hinweise für den Umgang mit personenbezogenen Daten durch Steuerberater und Steuerberatungsgesellschaften" (Berufsrechtliches Handbuch) ... es sind ja bloß 35 DIN A4-Seiten ... 

... tatsächlich von irgend einer Kanzlei schon gelesen, verstanden und vollumfänglich umgesetzt wurden, natürlich außer von Ihrer eigenen Kanzlei 😎

Nachtrag:

.... der Wille, die Vorgaben der DSGVO umzusetzen, ist natürlich vorhanden, aber man stößt 'auf Schritt und Tritt' auf technische Barrieren bei der konkreten Umsetzung