Fehlende Belege/Infos beim Mandant anfordern

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Hallo,

ich buche bei einem Mandanten Ein- und Ausgangsrechnungen über Debitoren und Kreditoren. Folglich sind auf der OPOS-Liste folgende offene Punkte:

1. Bankbuchungen, wo der Beleg fehlt
2. Belege, wo die Zahlung länger offen ist
3. Belege mit Teilzahlungen o.ä., wo zu klären ist, ob es sich um versehen, Skonto, Rücksendungen etc. handelt.

Nun ist der Mandant nicht sehr zuverlässig, was die Klärung der Punkte an geht. Ich muss nun monatlich die OPOS-Liste durchgehen und aufstellen was die Fragen sind. Ich habe somit mehrfach die gleiche Arbeit, die ich in den Vormonaten bereits gemacht habe. Deshalb meine Frage, ob es eine Möglichkeit gibt, dies zu vereinfachen und dem Mandant monatlich eine Liste zukommen zu lassen, was noch geklärt werden muss, ohne dass ich jeden Monat die Liste von Anfang bis Ende neu bearbeiten muss.

Vielen Dank für eure Hilfe!

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Hallo, 

ich würde die OPOS Listen als PDF speichern und die zu klärenden Posten farblich markieren. Dazu auf dem PDF noch den Text hinterlassen - Bitte prüfen sie die farblich markierten Posten und geben mir eine Rückmeldung. Alles per E-Mail senden und dann abwarten. Der Mandant ist in der Bringschuld und mit der E-Mail habe ich den Nachweis ihn darüber informiert zu haben. 

Ich mache viel für meine Mandanten aber Händchen halten beim prüfen ist für mich ein No-Go. 

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hat er UNO? wenn ja, würde ich alles klärende auf 1370/1590 buchen, eine aauswertung ins UNO senden und dann kann er sich das Konto samt Beträgen anschauen und alle belege nachliefern.

Ich Hoffe, Sie lassen Sich das gut bezahlen!

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Huhu, 

den Schmerz kennt glaube ich jeder, der in der Buchhaltung arbeitet. 😅

Alles wozu ich keine Rechnung habe buche ist erstmal auf den Konto #1590 Durchlaufende Posten. Das nutze ich erstmal als "Klärungskonto". Ich schreibe im Buchungstext Kurz und Knapp mit, was mir da fehlt. "Beleg fehlt" , "Rechnung fehlt", "Doppelzahlung" , "zu viel bezahlt" , usw.
Das erübrigt dann die Arbeit den Mandanten extra nochmal aufzuschreiben, was genau dort fehlt.

Dem Mandant schicke ich dann das Kontoblatt jeden Monat mit, mit der bitte zur Überprüfung und Nachreichung der Belege.

Du kannst das Kontoblatt auch per Excel öffnen, dort deine Rückfragen zu den passenden Posten dazu schreiben und dem Mandant zuschicken. Solltest du dann Monate lang immer die selben Fragen haben, kannst du die Rückfragen per Copy & Paste einfügen zu den immer noch offenen Posten.
Dann sparst du dir die Zeit jedes mal das selbe wieder aufzuschreiben.

Bei Zahlungen die länger offen sind, würde mir da auch nur einfallen, die OPOS-Liste mitzuschicken und den Mandant genau auf den Punkt anzuschreiben bzw. anzusprechen. Selbe eben mit den Teilzahlungen, Skonto, Rücksendungen. Da bin ich mir jetzt gar nicht sicher, aber ich meine die könnte man auch per Excel öffnen.. 🤔
Ansonsten würde es ja auch funktionieren die als PDF abzuspeichern und dort eben zu bearbeiten.

Ist auch die Frage, ob der Mandant dann auch so technisch begabt ist oder er noch zur Generation Oldschool Papier gehört. 

Vielleicht hilft dir ja eine der Vorgehensweisen irgendwie weiter, um dir die Rückfragen Arbeit zu erleichtern.🙈