Erfahrungen mit Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen?

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Hallo!

Habt jemand von euch schon eine Verfahrensdokumentation erstellt und tatsächlich begonnen, Papierbelege zu vernichten?

Ich möchte das Projekt angehen und teste derzeit das Tool über den Bilanzbericht.

Das ist auch einigermaßen viel Aufwand, vor allem wenn man dann tatsächlich mit dem Mandanten zusammen die Punkte durchgehen muss (wer bekommt die Post, wer prüft, wer scannt wie wo wann etc...).

Das sollte dann kein vages oder gar im Sande versinkendes Projekt werden wenn man damit an den Mandanten rangeht.

Habt ihr da schon Erfahrungen gemacht?

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Hallo,

als IT-Berater / IT-Sachverständiger habe ich bereits viele Unternehmen dabei unterstützt, eine Verfahrensdokumentation zur Erfüllung der Anforderungen der GoBD zu erstellen.

In den meisten Fällen war es das erklärte Ziel der Unternehmen, buchhalterische Dokumente zu scannen und im Anschluss zu vernichten. Bis auf wenige Ausnahmen darf nach Handels- und Steuerrecht ein ersetzendes Scannen erfolgen.

Die Verfahrensdokumentation für eine DMS-Lösung muss den gesamten Lebenszyklus der Dokumente beschreiben einschl. des organisatorischen und technischen Prozesses sowie des IKS. Der Inhalt der Verfahrensdokumentation
reicht daher von der Entstehung der Informationen über die Indizierung und Speicherung, dem Wiederfinden, der Sicherung gegen Verfälschung und Verlust, der Reproduktion (Bildschirm, Drucker) und letztlich dem Löschen nach Ablauf
der Aufbewahrungsfrist.

Es gibt Vorlagen für Verfahrensdokumentationen und Best-Practice-Ansätze, an denen eine Orientierung erfolgen kann, z.B:

AWV-Vorlage: http://www.awv-net.de/themen/fachergebnisse/musterverfahrensdoku/musterverfahrensdokumentation.html

PK-DML: http://voi.de/index.php?option=com_jshopping&controller=product&task=view&category_id=9&product_id=22&Itemid=0

Eine Verfahrensdokumentation ist eine Prozessbeschreibung. Zwar sind das verwendete System sehr bedeutsam, jedoch ist eine Verfahrensdokumentation in den meisten Fällen keine wahnsinnig technische Dokumentation. An der oben genannten AWV-Vorlage ist das auch erkennbar. Wichtig ist, dass die Verfahrensdokumentation selber auch aufbewahrungspflichtig ist. Das bedeutet, dass Änderungen an den Verfahren über eine versionierte Verfahrensdokumentation nachvollziehbar sein müssen.

Ich hoffe, meine Ausführungen helfen Ihnen ein wenig weiter.

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Guten Tag,

besten Dank für Ihre Ausführungen!

Ja, ich habe, wie angedeutet, auch bereits die Vorlagen von Datev (Verfahrensdokumentation in Bilanzbericht Comfort, mit Revisionierungs-Möglichkeiten, Prüf-Prozess etc.) angefangen anzulegen. Das ist nicht von heute auf morgen zu machen. Gerade bei Mandanten mit mehreren Standorten muss ja für jeden Standort ein neuer Scan-Prozess dokumentiert werden. (diese technische Dokumentation ist nicht wahnsinnig technisch, wie Sie sagen, aber man muss sie halt Schritt für Schritt durchgehen.)

Zuvor bleibt auch die Frage, ob der Mandant überzeugt werden kann dass dies zu seinem Vorteil ist - und das es keine Probleme gibt. Ich habe schon viel recherchiert, wie weit das ersetzende Scannen in dokumentierter Form ausreicht um sorgenfrei bestimmte Belege (ich rede jetzt einfach mal von Eingangsrechnungen etc.) in Papierform werden kann. Und da gibt es keine gänzliche Absicherung wie mir scheint. Nur die Hinweise auf die Test-Fälle die Datev mit einem Gericht durchgezogen hat und die darauf hinweisen dass es normalerweise im Gerichtsfall beim Gericht keine Probleme geben sollte und ordnungsgemäße digitalisierte Belege anerkannt werden.

Im Oktober werde ich noch einen Datev-Workshop besuchen zu dem Thema und weitere Fragen bis dahin sammeln.

Mich hatte erst mal auch interessiert wie weit hier andere Kanzleien sind und berichten können.

Besten Dank!

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Haben Sie bereits eine Verfahrensdokumentation für Ihre eigene Kanzlei durchgeführt?

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Nur mal am Rande, weil ich den Eindruck habe, dass Auslöser der Fragen eigene Überlegungen sind, sich dem Thema "ersetzendes Scannen" zu nähern. Mir geht es genauso. Ich hatte deswegen die DATEV zu DMS kontaktiert und in einem Streitgespräch zum Thema von dem Berater erfahren, dass ab DVD 12.0 die Revisionssicherheit für die Dokumentenablage geplant sei. Weitere Einzelheiten dazu gab es aber nicht.

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Ich habe bisher keine Dokumentation in der Praxis angewendet, nur die Datev Vorlagen testweise mal durchgemacht.

So langsam frage ich mich aber, ob nicht einfach abwarten und die Rede von "papierfrei" nicht doch noch mal Inhalt bekommt. Es sollten doch immer mehr Rechnungen digital vorliegen, dann bleiben noch die Schnipsel von unterwegs, Reisekosten etc. - welche wiederum möglicherweise mal mit Upload Mobil bereitgestellt werden - was wiederum einen neue Prozessbeschreiben bräuchte, also vielleicht lieber archivieren und belassen..

Sicher bin ich nicht. Es gibt schon Mandanten die extra Zimmermiete bezahlen für Archiv-Schränke, deswegen die ganzen Überlegungen...

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Papierbelege vernichten würde ich definitv niemand raten. GoBD sind da zwar (einigermaßen) eindeutig, was andere Rechtsgebiete anbetrifft habe ich keine Ahnung.

Ich kann mir nicht vorstellen, dass bspw. Vernichtung eines Papier-Kaufvertrags für eine Immobilie (inkl. Dauerrechnung) ein gute Idee ist.

PS Verfahrensdokumentationen sollte man auf jeden Fall für jeden Mand. erstellen. Ich denke bei zukünftigen Prüfungen - sobald die Prüfer geschult sind - könnte das das Zünglein an der Wage sein. U. nette Rg dazu könnte man auch schreiben

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Diese Frage wird als vermutlich beantwortet angesehen.

Diese Frage ist eine offene Diskussion u. kann gar nicht beantwortet sein, bis die Gerichte entschieden haben. Bitte um Entfernung des Tags.

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Ich würde auch Niemandem raten seine Papierbelege zu vernichten. So bombensicher kann die Dokumentation sicherlich nicht sein. Das wird vermutlich der nächste große Prüfungsschwerpunkt nach den Kassenaufzeichnungen.

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Nun, die Dokumentation muss ja nicht bombensicher sein sondern die Anwendung (also der Scan und Archivierungsvorgang).

Ich schätze das Vorkommen tatsächlicher Problemfälle eher gering ein. Probleme vermute ich eher wenn es Belege gar nicht gibt, diese also auch nie eingescannt wurden.

Ein Beleg der in der Hand gehalten und durch den Prozess geschleift wurde wird doch eher selten noch einmal gebraucht (innerhalb digitaler Kanzleien vorausgesetzt, ich rede nicht von Papier-Nostalgikern).

Nichtsdestotrotz ein großer Aufwand (die Verfahrensdokumentation aktiv am Laufen zu halten, möchte man Belege auch vernichten können....)

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Da die GoBD m.E. weich formuliert sind (Möglichkeit der Verf-Dok / Verzicht auf Hashverfahren etc.) u. heutzutage wirklich jeder schonmal Bildbearbeitung gemacht hat, vermute ich dass die Pros schon etwas weiter sind. Da muss man nichtmals mehr auf das richtige Papier achten

Auch wenn mans schwierig gemacht hätte, 3 Smartcards+ waren in gewissen Metiers schon immer drin.
https://www.google.de/search?q=tachojustierung&oq=tachojusti&aqs=chrome.1.69i57j0l5.5174j0j7&sourceid=chrome&ie=UTF-8

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Ich kann mir deshalb auch gut vorstellen, dass mittelfristig digitale Buchhaltungen zur gesetzlichen Pflicht werden.

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Hätte man schon längst machen können, war m.E. aber nicht gewollt. So ähnlich wie die korrekte Besteuerung von int. Konzernen (innerhalb der EU)

Belegupload war Stand 2016 nicht gewollt (offizielle Begründung techn. möglich, aber der gemeine St-Pfl. neigt dazu viel zu viel einzureichen), Hashverfahren wären mehr als simpel. Einmal im Monat alle Hashes zur FV u. es gäbe keine Fragen mehr....