Hallo, als IT-Berater / IT-Sachverständiger habe ich bereits viele Unternehmen dabei unterstützt, eine Verfahrensdokumentation zur Erfüllung der Anforderungen der GoBD zu erstellen. In den meisten Fällen war es das erklärte Ziel der Unternehmen, buchhalterische Dokumente zu scannen und im Anschluss zu vernichten. Bis auf wenige Ausnahmen darf nach Handels- und Steuerrecht ein ersetzendes Scannen erfolgen. Die Verfahrensdokumentation für eine DMS-Lösung muss den gesamten Lebenszyklus der Dokumente beschreiben einschl. des organisatorischen und technischen Prozesses sowie des IKS. Der Inhalt der Verfahrensdokumentation reicht daher von der Entstehung der Informationen über die Indizierung und Speicherung, dem Wiederfinden, der Sicherung gegen Verfälschung und Verlust, der Reproduktion (Bildschirm, Drucker) und letztlich dem Löschen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist. Es gibt Vorlagen für Verfahrensdokumentationen und Best-Practice-Ansätze, an denen eine Orientierung erfolgen kann, z.B: AWV-Vorlage: http://www.awv-net.de/themen/fachergebnisse/musterverfahrensdoku/musterverfahrensdokumentation.html PK-DML: http://voi.de/index.php?option=com_jshopping&controller=product&task=view&category_id=9&product_id=22&Itemid=0 Eine Verfahrensdokumentation ist eine Prozessbeschreibung. Zwar sind das verwendete System sehr bedeutsam, jedoch ist eine Verfahrensdokumentation in den meisten Fällen keine wahnsinnig technische Dokumentation. An der oben genannten AWV-Vorlage ist das auch erkennbar. Wichtig ist, dass die Verfahrensdokumentation selber auch aufbewahrungspflichtig ist. Das bedeutet, dass Änderungen an den Verfahren über eine versionierte Verfahrensdokumentation nachvollziehbar sein müssen. Ich hoffe, meine Ausführungen helfen Ihnen ein wenig weiter. ... Mehr anzeigen